Um fluxo de publicação em redes sociais para agências

As hashtags são verificadas em cada rede que o plano cita, e um plano leva um único conjunto delas. O Instagram é a única rede com um limite rígido: um post com mais de 30 hashtags não pode ser lançado. Os outros limites são recomendações. As verificações avisam quando um conjunto passa de 5 no Facebook, 10 no Instagram, 5 no LinkedIn ou 3 no X, porque além disso um post parece spam, então um conjunto dimensionado para o Instagram já avisa assim que o X também é citado. Um aviso deixa a escolha para uma pessoa: reduza o conjunto ao da rede mais rigorosa ou planeje as redes separadamente.

As tags também dividem o limite da legenda. Um post é medido como a legenda, uma linha em branco e depois as tags, então três tags de doze caracteres, os espaços entre elas e a linha em branco antes delas gastam 40 dos 280 caracteres que o X permite. Uma tag também precisa virar link: é um sinal # seguido de letras, números ou sublinhados, então #Spring-Blend gera um aviso e #SpringBlend, não. O lançamento arruma o que dá antes de contar: acrescenta um # que falte, remove espaços dentro de uma tag e conta uma só vez as tags que diferem apenas nas maiúsculas.

Duas permissões mantêm os papéis separados. O acesso de edição à Biblioteca do cliente deixa alguém rodar as verificações e fazer um pedido, e o botão dessa pessoa diz “Request launch approval” (pedir aprovação do lançamento). A permissão “Publish” (publicar), somada ao acesso de edição, inicia um lançamento diretamente. Sozinha, ela aprova ou recusa um pedido, cancela um e marca um post como publicado. O solicitante pode retirar o próprio pedido enquanto ele espera, e uma recusa sempre traz um motivo por escrito.

A divisão permite que um editor prepare o lançamento inteiro enquanto um publicador responde por ele, e, em uma equipe pequena, uma pessoa pode ter as duas coisas. Um pedido toca o sino dos publicadores do cliente e, conforme as configurações de notificação de cada um, chega por e-mail a até cinco deles. Ele aparece em “Launches” (lançamentos) em Equipe > Aprovações e abre uma tarefa “Approve launch” (aprovar lançamento) em Projetos. Nada se move até um publicador aprovar, e, em redes sociais, não há para onde ele se mover: quem posta são as pessoas, e não o app. Um membro da equipe da agência precisa da permissão e de uma atribuição ao cliente, enquanto um administrador da agência tem todas as permissões, então confira quem pode publicar por um cliente antes de prometer um post para sexta-feira.

Um lançamento manual abre uma tarefa em Projetos, no projeto “Marketing Plans” (Planos de marketing) do cliente, um projeto só da agência. O título cita o post e as redes dele, como em “Launch Spring Blend post on Facebook, Instagram”. Ela vai para o publicador que iniciou o lançamento ou aprovou o pedido, o solicitante entra como observador, e a tarefa fica com prioridade alta, prazo de sete dias e ligada ao lançamento. Como mora em Projetos, ela aparece no quadro e na lista de tarefas do responsável, ao lado do resto do trabalho dele, que é onde um prazo é notado.

A tarefa diz o que fazer e o que fazer por último: postar em cada rede a partir da especificação exportada e depois registrar o lançamento na página de lançamento, acrescentando o link do post no ar, se houver. Concluir a tarefa não marca o post como publicado, então uma caixa marcada não faz as vezes de um post no ar. Enquanto espera, a linha do lançamento leva o selo “Waiting for manual launch” (aguardando lançamento manual) e a frase “Waiting to be published by hand” (aguardando ser publicado à mão).

Quando o post está no ar, um publicador vai ao lançamento dele e escolhe “Mark as published” (marcar como publicado). O link é opcional, mas, se for dado, precisa ser um endereço https completo, e a nota pode ter até 2.000 caracteres. A linha passa a mostrar “Published” (publicado), a tarefa é encerrada com um comentário que cita o link, e o plano passa a “Published” no planejador. Quem pediu o lançamento e o publicador que o aprovou são avisados, pelo sino e, conforme as configurações de notificação, por e-mail, a menos que um deles tenha feito o registro. O registro leva ao endereço pelas palavras “Open the live link” (abrir o link no ar).

Um lançamento guarda um link. Um post que saiu em quatro redes ainda tem um único registro, então coloque o primeiro endereço no campo do link e os outros na nota, ao lado do horário em que saiu e do nome de quem postou. Se uma rede mudou alguma coisa, como uma imagem cortada ou uma legenda encurtada, diga isso ali. A especificação mostra o que foi aprovado, e a nota mostra o que aconteceu. Depois que um post é marcado como publicado, o plano dele fica bloqueado, então uma nova versão começa de uma duplicata.

A página de lançamento é lida um cliente por vez, então as listas dela são o histórico de publicações daquele cliente: posts aguardando aprovação, posts aguardando publicação à mão e, depois, os concluídos, com os cem mais recentes à mostra. Cada linha cita o post e quem pediu, com um selo de status e há quanto tempo. Acima das listas, quatro contagens mostram o que está pendente antes de alguém rolar a página: planos prontos, lançamentos aguardando aprovação, lançamentos em andamento e lançamentos concluídos. Trocar o cliente no cabeçalho troca a página junto, e “Todos os clientes” pede que você escolha um primeiro.

Abrir um lançamento mostra, para cada rede, a legenda, a contagem de caracteres em relação ao limite e quantos criativos a acompanham, depois as verificações que ele passou e uma linha do tempo de cada etapa. “Export spec (JSON)” (exportar especificação em JSON) baixa o post congelado inteiro. Isso responde às perguntas que surgem em uma ligação com o cliente: qual versão foi aprovada, quem a registrou como publicada e onde ela está. O registro pertence à agência. Ele não faz parte do portal do cliente, e as tarefas dele ficam só para a agência.

Não existe no AI Marketing Dashboard nenhuma conexão de postagem com redes sociais. O fluxo não entra no Facebook, no Instagram, no LinkedIn nem no X, não posta e não enfileira nem agenda nada para depois. Ele não lê de volta se um post foi ao ar, então “Published” é uma declaração de um publicador, e não uma confirmação da rede, e o desempenho é assunto de relatórios, em que este fluxo não toca. Uma verificação em todo lançamento social diz o mesmo, com as próprias palavras: “Posting isn't connected yet” (a postagem ainda não está conectada). A exportação leva o nome de cada imagem e, quando ela tem um link de arquivo na web, esse link, e subir a imagem também é uma etapa manual.

O que ele automatiza é tudo em volta do post: a aprovação que prende a legenda, as verificações de rede, a tarefa, as notificações e o registro. Quer a sua equipe poste na própria rede, quer em uma ferramenta de agendamento que já usa, o lançamento é o mesmo, e a legenda e as hashtags exportadas servem para as duas. Os lançamentos de redes sociais vêm a partir do plano Agency.