Un flujo de trabajo de publicación en redes sociales para agencias

Los hashtags se comprueban en cada red que nombra el plan, y un plan lleva un único conjunto de ellos. Instagram es la única red con un tope firme: una publicación con más de 30 hashtags no puede lanzarse. Los demás límites son consejos. Las comprobaciones avisan cuando un conjunto supera 5 en Facebook, 10 en Instagram, 5 en LinkedIn o 3 en X, porque a partir de ahí una publicación parece spam, de modo que un conjunto pensado para Instagram avisa en cuanto se nombra también X. Un aviso deja la decisión a una persona: recortar el conjunto al de la red más estricta o planificar las redes por separado.

Los hashtags también comparten el espacio del pie. Una publicación se mide como el pie, una línea en blanco y después los hashtags, de modo que tres hashtags de doce caracteres, los espacios entre ellos y la línea en blanco previa gastan 40 de los 280 caracteres que permite X. Un hashtag también tiene que enlazar: es un signo # seguido de letras, números o guiones bajos, así que #Spring-Blend avisa y #SpringBlend no. El lanzamiento ordena lo que puede antes de contar: añade un signo # que falte, quita los espacios dentro de un hashtag y cuenta una sola vez los hashtags que solo se diferencian en las mayúsculas.

Dos permisos mantienen separados los roles. El acceso de edición de la Biblioteca en el cliente permite ejecutar las comprobaciones y presentar una solicitud, y su botón dice «Request launch approval» (solicitar la aprobación del lanzamiento). El permiso «Publish» (publicar), sumado al acceso de edición, inicia un lanzamiento directamente. Por sí solo aprueba o rechaza una solicitud, cancela una y marca una publicación como publicada. Quien hizo una solicitud puede retirar la suya mientras espera, y un rechazo siempre lleva un motivo por escrito.

Esta división permite que quien edita prepare todo el lanzamiento mientras quien publica responde de él, y en un equipo pequeño una misma persona puede tener ambos permisos. Una solicitud avisa por la campana a quienes pueden publicar para el cliente y, según sus ajustes de notificación, llega por email a un máximo de cinco de ellos. Aparece en «Launches» (lanzamientos), dentro de Equipo > Aprobaciones, y abre en Proyectos una tarea «Approve launch» (aprobar el lanzamiento). Nada avanza hasta que alguien con permiso de publicación aprueba, y en redes sociales no hay adónde avanzar: publican las personas, no la aplicación. Un miembro del equipo de la agencia necesita tanto el permiso como una asignación al cliente, mientras que un administrador de la agencia tiene todos los permisos, así que comprueba quién puede publicar para un cliente antes de prometer una publicación para el viernes.

Un lanzamiento a mano abre una tarea en Proyectos, en el proyecto «Marketing Plans» del cliente, solo para la agencia. Su título nombra la publicación y sus redes, como en «Launch Spring Blend post on Facebook, Instagram». Va para quien publica y empezó el lanzamiento o aprobó la solicitud, quien la solicitó se añade como seguidor, y la tarea se marca con prioridad alta, con vencimiento a siete días y enlazada con el lanzamiento. Como vive en Proyectos, aparece en el tablero y en la lista de tareas de la persona asignada junto al resto de su trabajo, que es donde se nota una fecha de vencimiento.

La tarea dice qué hacer y qué hacer al final: publicar en cada red a partir de la especificación exportada y después registrar el lanzamiento en la página de lanzamientos, añadiendo el enlace en vivo si lo hay. Completar la tarea no marca la publicación como publicada, de modo que una casilla marcada no puede ocupar el lugar de una publicación en vivo. Mientras espera, la fila del lanzamiento lleva la etiqueta «Waiting for manual launch» y la línea «Waiting to be published by hand» (a la espera de publicarse a mano).

Cuando la publicación está en vivo, quien publica va a su lanzamiento y elige «Mark as published» (marcar como publicado). El enlace es opcional, pero el que se dé tiene que ser una dirección https completa, y la nota puede llegar a 2.000 caracteres. La fila pasa a «Published», la tarea se cierra con un comentario que cita el enlace y el plan figura como «Published» en el planificador. A quien pidió el lanzamiento y a quien lo aprobó se les avisa por la campana y, según sus ajustes de notificación, por email, salvo que uno de ellos lo haya registrado. El registro enlaza con la dirección con las palabras «Open the live link» (abrir el enlace en vivo).

Un lanzamiento guarda un solo enlace. Una publicación que salió en cuatro redes sigue teniendo un único registro, así que pon la primera dirección en el campo del enlace y las demás en la nota, junto a la hora a la que salió y el nombre de la persona que publicó. Si una red cambió algo, como una imagen recortada o un pie acortado, dilo ahí. La especificación muestra lo que se aprobó, y la nota muestra lo que pasó. Cuando una publicación se marca como publicada, su plan queda bloqueado, así que una versión nueva parte de un duplicado.

La página de lanzamientos se lee cliente por cliente, así que sus listas son el historial de publicaciones de ese cliente: publicaciones a la espera de aprobación, publicaciones a la espera de publicarse a mano y, después, las terminadas, con las cien más recientes a la vista. Cada fila nombra la publicación y a quien la pidió, con una etiqueta de estado y hace cuánto. Encima de las listas, cuatro recuentos muestran lo pendiente antes de que nadie desplace la página: planes listos, lanzamientos a la espera de aprobación, lanzamientos en curso y lanzamientos completados. Cambiar de cliente en la cabecera cambia también la página, y «Todos los clientes» te pide que elijas uno antes.

Al abrir un lanzamiento se ven, para cada red, el pie, su recuento de caracteres frente al límite y cuántas creatividades lo acompañan, después las comprobaciones que superó y una cronología de cada paso. «Export spec (JSON)» descarga toda la publicación congelada. Eso responde a las preguntas que genera una llamada con el cliente: qué versión se aprobó, quién la registró como publicada y dónde está. El registro pertenece a la agencia. No forma parte del portal de cliente, y sus tareas son solo para la agencia.

En AI Marketing Dashboard no existe ninguna conexión de publicación con ninguna red social. El flujo no inicia sesión en Facebook, Instagram, LinkedIn ni X, no publica y no pone en cola ni programa nada para más tarde. No lee de vuelta si una publicación salió en vivo, así que «Published» es la declaración de quien publica y no la confirmación de una red, y el rendimiento es cuestión de informes, algo que este flujo no toca. Una comprobación de cada lanzamiento social lo dice con sus propias palabras: «Posting isn't connected yet» (la publicación aún no está conectada). La exportación lleva el nombre de cada imagen y, cuando tiene un enlace web al archivo, ese enlace, y subir la imagen también es un paso manual.

Lo que sí automatiza es todo lo que rodea a la publicación: la aprobación vinculada al pie, las comprobaciones por red, la tarea, las notificaciones y el registro. Tanto si tu equipo publica desde la propia red como desde una herramienta de programación que ya usa, el lanzamiento es el mismo, y el pie y los hashtags exportados sirven para ambas. Los lanzamientos de redes sociales vienen con el plan Agency y superiores.