Een workflow voor social media waarin bureaus elke goedgekeurde post publiceren en vastleggen

Hashtags worden gecontroleerd voor elk netwerk dat het plan noemt, en een plan heeft één set hashtags. Instagram is het enige netwerk met een harde limiet: een post met meer dan 30 hashtags kan niet worden gelanceerd. De andere limieten zijn advies. De controles waarschuwen wanneer een set boven de 5 uitkomt op Facebook, boven de 10 op Instagram, boven de 5 op LinkedIn of boven de 3 op X, omdat een post daarboven als spam leest, dus een set op maat van Instagram geeft een waarschuwing zodra ook X is genoemd. Een waarschuwing laat de keuze aan een persoon: kort de set in tot wat het strengste netwerk adviseert, of plan de netwerken apart.

Tags delen ook in de ruimte van de caption. Een post wordt gemeten als de caption, een lege regel en dan de tags, dus drie tags van twaalf tekens, de spaties ertussen en de lege regel ervoor verbruiken 40 van de 280 tekens die X toestaat. Een tag moet ook linken: hij bestaat uit een #-teken gevolgd door letters, cijfers of underscores, dus #Spring-Blend geeft een waarschuwing en #SpringBlend niet. De lancering ruimt op wat ze kan voordat ze telt: ze voegt een ontbrekend #-teken toe, haalt spaties binnen een tag weg en telt tags die alleen in hoofdletters verschillen één keer.

Twee rechten houden de rollen uit elkaar. Met bewerkrechten voor de bibliotheek van de klant kan iemand de controles uitvoeren en een verzoek indienen, en zijn knop heet „Request launch approval” (goedkeuring voor de lancering vragen). Het recht „Publish” (publiceren) start, bovenop de bewerkrechten, een lancering rechtstreeks. Op zichzelf keurt het een verzoek goed of wijst het af, annuleert het er een en markeert het een post als gepubliceerd. Een aanvrager kan een eigen verzoek intrekken zolang het wacht, en een afwijzing heeft altijd een schriftelijke reden.

Door de splitsing kan iemand met bewerkrechten de hele lancering voorbereiden terwijl een publicatiebevoegde ervoor instaat, en in een klein team kan één persoon beide rechten hebben. Een verzoek verschijnt in de meldingenbel van de publicatiebevoegden van de klant en bereikt, binnen hun meldingsinstellingen, maximaal vijf van hen per e-mail. Het verschijnt onder „Launches” in Team > Goedkeuringen en opent een taak „Approve launch” in Projecten. Er verandert niets totdat een publicatiebevoegde goedkeurt, en bij social volgt er daarna niets automatisch: mensen posten, niet de app. Een teamlid van het bureau heeft zowel het recht als een toewijzing aan de klant nodig, terwijl een bureaubeheerder elk recht heeft, dus controleer wie voor een klant mag publiceren voordat je een post voor vrijdag belooft.

Een handmatige lancering opent een taak in Projecten, in het „Marketing Plans”-project van de klant dat alleen voor het bureau zichtbaar is. De titel noemt de post en zijn netwerken, zoals „Launch Spring Blend post on Facebook, Instagram”. De taak gaat naar de publicatiebevoegde die de lancering heeft gestart of het verzoek heeft goedgekeurd, een aanvrager wordt als volger toegevoegd, en de taak krijgt hoge prioriteit, een einddatum over zeven dagen en een link naar de lancering. Omdat hij in Projecten staat, verschijnt hij op het bord en in de eigen takenlijst van de toegewezen persoon naast de rest van het werk, en daar valt een einddatum op.

De taak zegt wat je moet doen en wat je als laatste doet: post op elk netwerk vanuit de geëxporteerde specificatie en leg dan de lancering vast op de lanceringspagina, met de link naar de live post als die er is. Een taak afronden markeert de post niet als gepubliceerd, dus een aangevinkt vakje kan een live post niet vervangen. Zolang de lancering wacht, toont de rij de chip „Waiting for manual launch” (wacht op handmatige lancering) en de regel „Waiting to be published by hand” (wacht op handmatige publicatie).

Als de post live staat, gaat een publicatiebevoegde naar de lancering en klikt op „Mark as published” (markeren als gepubliceerd). Een link is optioneel, maar een opgegeven link moet een volledig https-adres zijn, en de notitie mag 2.000 tekens lang zijn. De rij staat dan op „Published” (gepubliceerd), de taak wordt gesloten met een opmerking waarin de link staat, en het plan staat in de planner op „Published”. Wie de lancering heeft gevraagd en de publicatiebevoegde die haar heeft goedgekeurd, krijgen bericht via de meldingenbel en, binnen hun meldingsinstellingen, per e-mail, tenzij een van hen het zelf heeft vastgelegd. De vastlegging linkt naar het adres met de woorden „Open the live link”.

Een lancering heeft één link. Een post die op vier netwerken is geplaatst, heeft toch één vastlegging, dus zet het eerste adres in het linkveld en de andere in de notitie, naast het tijdstip waarop hij is gepost en de naam van wie hem heeft geplaatst. Heeft een netwerk iets veranderd, zoals een bijgesneden afbeelding of een ingekorte caption, zeg dat dan daar. De specificatie toont wat is goedgekeurd, en de notitie toont wat er is gebeurd. Zodra een post als gepubliceerd is gemarkeerd, is zijn plan vergrendeld, dus een nieuwe versie begint vanuit een duplicaat.

De lanceringspagina toont steeds één klant, dus de lijsten zijn de publicatiegeschiedenis van die klant: posts die op goedkeuring wachten, posts die met de hand moeten worden gepubliceerd en daarna de afgeronde, met de nieuwste honderd in beeld. Elke rij noemt de post en wie erom vroeg, met een statuschip en hoe lang geleden. Boven de lijsten tonen vier tellers wat er openstaat voordat iemand scrolt: plannen die klaar zijn, lanceringen die op goedkeuring wachten, lanceringen in behandeling en afgeronde lanceringen. Wisselen van klant in de kopbalk wisselt de pagina mee, en bij Alle klanten word je eerst gevraagd er één te kiezen.

Een lancering openen toont per netwerk de caption, het tekenaantal tegenover de limiet en hoeveel creatives erbij horen, daarna de controles die de post heeft doorstaan en een tijdlijn van elke stap. „Export spec (JSON)” downloadt de hele vastgezette post. Dat beantwoordt de vragen die een klantgesprek oplevert: welke versie is goedgekeurd, wie heeft hem als gepubliceerd vastgelegd en waar staat hij. Het dossier is van het bureau. Het maakt geen deel uit van het klantportaal, en de taken blijven alleen voor het bureau zichtbaar.

In AI Marketing Dashboard bestaat geen koppeling om te posten naar een socialmedianetwerk. De workflow logt niet in bij Facebook, Instagram, LinkedIn of X, post niet en plaatst niets in een wachtrij of plant niets voor later in. Ze leest niet terug of een post live is gegaan, dus „Published” is de verklaring van een publicatiebevoegde en niet de bevestiging van een netwerk, en prestaties zijn een kwestie van rapportage, waar deze workflow buiten blijft. Eén controle bij elke socialmedialancering zegt hetzelfde in eigen woorden: „Posting isn't connected yet” (posten is nog niet gekoppeld). De export bevat de naam van elke afbeelding en, waar die een weblink naar het bestand heeft, die link, en ook het uploaden van de afbeelding is een handmatige stap.

Wat de workflow wel automatiseert, is alles rond de post: de goedkeuring die de caption vastlegt, de netwerkcontroles, de taak, de meldingen en het dossier. Of je team nu vanuit het netwerk zelf post of vanuit een planningstool die het al gebruikt, de lancering ziet er hetzelfde uit, en de geëxporteerde caption en hashtags zijn voor allebei bruikbaar. Socialmedialanceringen horen bij het abonnement Agency en hoger.