Phần mềm quản lý cuộc họp với khách hàng cho agency marketing

Lên kế hoạch, điều hành và khép lại một cuộc gọi với khách hàng trong sáu bước

Quản lý cuộc họp với khách hàng trôi chảy khi phần việc quanh một cuộc gọi được làm đúng thứ tự: đúng tài khoản, một mục đích, một phòng họp, đúng người, một bản ghi lại và một bước theo dõi sau đó.

1. 1

   Bắt đầu từ đúng tài khoản

   Kiểm tra thanh đầu trang đang hiển thị khách hàng nào và bạn đang ở chế độ xem lịch nào. Mọi mốc giờ trên màn hình đều được viết theo đồng hồ của riêng bạn, và thẻ cuộc họp sắp tới trên thanh đầu trang đếm ngược đến cuộc họp kế tiếp của khách hàng đang xem.

2. 2

   Đặt tên, chọn loại, chọn chương trình họp

   Đặt cho cuộc họp một tiêu đề nêu rõ mục đích, chọn một trong bảy loại và đánh dấu ô để bắt đầu với chương trình họp của loại đó. Các mục là một thứ tự làm việc mà bạn có thể chỉnh sửa.

3. 3

   Chốt giờ, múi giờ và phòng họp

   Chọn ngày, giờ bắt đầu và thời lượng, rồi chọn múi giờ mà các mốc giờ đó được ghi theo. Chọn video trong ứng dụng, hoặc dán link tham gia https của Google Meet, Microsoft Teams hay Zoom. Cuộc gọi điện thoại không cần link, còn cuộc họp trực tiếp thì thay link bằng một địa điểm.

4. 4

   Mời những người cần có mặt

   Thêm đồng nghiệp và những người liên hệ của khách hàng từ danh sách người tham dự. Đồng nghiệp bạn mời sẽ nhận thông báo, và một thiết lập lặp lại biến cuộc gọi định kỳ thành một chuỗi cuộc họp.

5. 5

   Điều hành từ “Meeting Hub” (trung tâm cuộc họp)

   Đánh dấu từng mục trong chương trình họp khi đã bàn xong, ghi chú trong “Live Notes” (ghi chú trực tiếp, soạn thảo văn bản định dạng) và chỉ ghi vào “Decisions” (quyết định) những gì đã được thống nhất. Trung tâm cuộc họp tự lưu khi bạn làm.

6. 6

   Khép vòng trước khi việc tiếp theo bắt đầu

   Giao cho mỗi đầu việc một người phụ trách, gửi những đầu việc còn mở sang Dự án, rồi sao chép hoặc tải về bản tóm tắt cho bất kỳ ai không có mặt trong cuộc gọi.

Bảy loại cuộc họp và chương trình họp khởi đầu cho từng loại

Loại bạn chọn quyết định thứ tự làm việc mà bạn bắt đầu. Cứ chỉnh sửa thoải mái: mẫu chỉ là gợi ý, không phải quy tắc.

Các cuộc họp nội bộ như 1:1 hay phỏng vấn được đặt trên tài khoản riêng của agency thay vì tài khoản của một khách hàng. Đầu việc của chúng ở lại trong trung tâm cuộc họp, vì công việc trong Dự án thuộc về một khách hàng. Đội ngũ muốn viết stand-up thay vì họp có thể dùng Stand Up, công cụ thay cuộc họp bằng một check-in viết hằng ngày.

Tổ chức buổi kickoff để khởi động tài khoản cho tốt

Buổi kickoff chỉ có một nhiệm vụ: kết thúc bằng những quyết định để tháng đầu tiên không bị thương lượng lại. Chương trình họp “Kickoff” đã đi theo đúng thứ tự đó.

Chia sẻ chương trình họp với những người liên hệ của khách hàng trước cuộc gọi, qua email hoặc trong một sự kiện lịch có liệt kê họ làm khách mời, để họ đến họp có chuẩn bị; console thông báo cho các đồng nghiệp bạn mời. Sau buổi họp, chia sẻ bản tóm tắt ngay trong ngày, khi câu trả lời còn mới. Những quyết định bạn đã ghi là căn cứ để dẫn lại khi một câu hỏi về phạm vi xuất hiện ba tuần sau.

Ghi chú, quyết định và đầu việc là ba loại ghi chép khác nhau

Trộn lẫn chúng là cách một thay đổi đã thống nhất bị lạc giữa một trang ghi chú. Trung tâm cuộc họp tách riêng chúng có chủ ý.

Một phép thử hữu ích cho một quyết định: một đồng nghiệp vắng mặt trong cuộc gọi có thể hành động theo nó mà không phải hỏi ai không? Nếu không, nó vẫn chỉ là một ghi chú. Thanh bên của trung tâm cuộc họp hiển thị các dự án hiện tại, file, kênh chat và sổ ghi chú của khách hàng cạnh chương trình họp, nên tài liệu tham khảo chỉ cách một cái liếc mắt.

Một công việc tạo từ đầu việc bắt đầu ở trạng thái mở đầu tiên của bạn với mức ưu tiên trung bình, được giao cho người phụ trách khi người đó là đồng nghiệp, và đến hạn sau một tuần kể từ lúc bạn gửi. Dời ngày hạn sang hạn chót thực tế.

Lên lịch xuyên múi giờ để không ai phải tự tính

Mỗi cuộc họp nhớ đồng hồ mà nó được ghi theo, và những người khác thấy nó được quy đổi sang đồng hồ của họ.

• Chọn múi giờ trong khung soạn cuộc họp. Mặc định là múi giờ mà lịch của bạn đang hiển thị, nên cuộc họp khớp với những gì bạn đang nhìn khi đặt lịch.
• Dùng nút chọn múi giờ trên thanh công cụ của lịch để xem tuần sau theo giờ thành phố của khách hàng. Nút này chỉ đổi cách hiển thị trên thiết bị của bạn và không bao giờ dời một cuộc họp.
• Các chế độ xem “Week” và “Day” vẽ trọn một ngày, từ nửa đêm đến nửa đêm, và tô nhạt những giờ ngoài ngày làm việc của bạn, nên một khung giờ bất tiện lộ ra trước khi bạn đề xuất.
• Mở menu “Calendars” (lịch) để phủ lên lưới các ngày lễ và ngày quan trọng, ngày nghỉ phép đã duyệt và lịch của trang đặt lịch trước khi chọn khung giờ.

Đặt lịch Google và Outlook cạnh các cuộc họp của đội ngũ

“Sync calendar” (đồng bộ lịch) là một kết nối cá nhân: nó hiện sự kiện của riêng bạn cạnh các cuộc họp của console và chỉ ghi những gì bạn yêu cầu.

1. 1

   Kết nối một lịch

   Nhấn “Sync calendar” trên thanh công cụ, chọn Google Calendar hoặc Outlook Calendar và đăng nhập. Hộp thoại liệt kê từng lịch kèm một ô chọn, để bạn quyết định lịch nào hiện trên lưới và sự kiện mới đi vào lịch nào.

2. 2

   Đọc lưới

   Sự kiện đã kết nối hiện logo nhà cung cấp cạnh giờ. Sự kiện đã từ chối bị gạch ngang, sự kiện chưa chắc chắn có viền nét đứt và sự kiện cả ngày nằm trong dải phía trên các giờ.

3. 3

   Tạo từ “New meeting”

   Menu “New meeting” (cuộc họp mới) có tùy chọn sự kiện Google Calendar hoặc Outlook. Thêm khách mời, đánh dấu “Email invitations to guests” (gửi email mời cho khách) khi bạn muốn họ nhận được thông báo, và chọn “Add Google Meet link” hoặc “Add Microsoft Teams meeting” để gắn một phòng họp.

4. 4

   Sao chép một cuộc họp của console

   Trong khung soạn cuộc họp, “Add to my calendar” (thêm vào lịch của tôi) sao chép cuộc họp sang lịch bạn chọn. Bản sao đi theo cuộc họp khi đổi lịch và biến mất khi cuộc họp bị xóa.

Ghi âm, bản ghi và bản tóm tắt: gói Agency bổ sung những gì

Ghi âm dành cho các cuộc họp dùng video trong ứng dụng. Tính năng này biến cuộc gọi thành bản ghi có thể tìm kiếm và một bản tóm tắt ngắn viết sẵn, và đây là phần duy nhất của công cụ này phụ thuộc vào gói của bạn.

1. Tổ chức cuộc họp trên video trong ứng dụng, nơi việc ghi âm nằm. Cuộc họp trên Meet, Microsoft Teams hoặc Zoom diễn ra trên dịch vụ đó, và cuộc gọi mở từ một cuộc trò chuyện trong Chat là một cuộc trò chuyện trực tiếp không có bước ghi âm.
2. Bấm “Record & transcribe” (ghi âm và tạo bản ghi) trong cuộc gọi. Bạn được yêu cầu xác nhận rằng mọi người tham dự đã đồng ý trước khi bắt đầu. Quản trị viên, người đã đặt lịch cuộc họp hoặc một đồng nghiệp được cấp quyền ghi âm có thể bắt đầu.
3. Sau cuộc gọi, trung tâm cuộc họp hiển thị bản ghi với nhãn người nói trên từng đoạn, rồi đến bản tóm tắt gồm ba phần: tóm lược, các ý chính và đầu việc.
4. Tìm kiếm hoặc sao chép bản ghi, thêm bản tóm tắt vào Live Notes, và biến các đầu việc gợi ý thành đầu việc thật, từng cái một hoặc theo lô.

Bản tóm tắt được soạn từ bản ghi và được yêu cầu bám sát bản ghi, nhưng nên coi nó là bản nháp đầu tiên. Đọc lại trước khi gửi cho khách hàng, và giữ phiên bản do con người viết của các quyết định trong tab Decisions.