Meetings met klanten plannen en volledig vastleggen voor marketingbureaus

Meetings met klanten plannen, uitvoeren en afsluiten in zes stappen

Een klantgesprek verloopt goed als het werk eromheen op volgorde gebeurt: het juiste account, een doel, een ruimte, de juiste mensen, een verslag en een opvolging.

1. 1

   Begin bij het juiste account

   Controleer welke klant de kopbalk toont en in welke agendaweergave je zit. Elke tijd op het scherm staat op je eigen klok, en de kaart voor de volgende meeting telt af naar de eerstvolgende meeting van de klant in beeld.

2. 2

   Geef een naam, kies een type en een agenda

   Geef de meeting een titel die het doel benoemt, kies een van de zeven typen en vink het vakje aan waarmee de meeting start met de agenda van dat type. De agendapunten vormen een programma dat je kunt aanpassen.

3. 3

   Leg de tijd, de tijdzone en de ruimte vast

   Kies de datum, de start en de duur, en daarna de tijdzone waarin die tijden zijn uitgedrukt. Kies video in de app, of plak de https-link waarmee je deelneemt aan een meeting in Google Meet, Microsoft Teams of Zoom. Voor een telefoongesprek is geen link nodig, en bij een meeting op locatie vul je in plaats daarvan een plek in.

4. 4

   Nodig de mensen uit die erbij moeten zijn

   Voeg teamleden en de contacten van de klant toe vanuit de deelnemerslijst. Teamleden die je uitnodigt, krijgen een melding, en met een herhaalinstelling wordt een vast gesprek een reeks.

5. 5

   Voer het gesprek uit vanuit de „Meeting Hub”

   Vink agendapunten af terwijl je ze behandelt, maak notities in de „Live Notes” (live notities), een veld met opgemaakte tekst, en schrijf onder „Decisions” (besluiten) alleen op wat is afgesproken. De hub slaat onderweg op.

6. 6

   Rond het af voordat het volgende begint

   Geef elk actiepunt een eigenaar, stuur de openstaande naar Projecten en kopieer of download de samenvatting voor iedereen die niet bij het gesprek was.

Zeven meetingtypen en de agenda waarmee elk type begint

Het type dat je kiest, bepaalt het programma waarmee je begint. Pas het gerust aan: het sjabloon is een aanzet, geen regel.

Interne meetings, zoals een „1:1” of een „Interview”, plan je in op het eigen account van het bureau in plaats van op dat van een klant. De actiepunten blijven dan in de hub, omdat taken in Projecten bij een klant horen. Een team dat zijn stand-up liever opschrijft dan houdt, kan Stand Up gebruiken, dat de meeting vervangt door een dagelijkse schriftelijke check-in.

Een kick-off leiden waarmee het account goed van start gaat

Een kick-off heeft één taak: eindigen met besluiten die voorkomen dat de eerste maand opnieuw wordt onderhandeld. De agenda „Kickoff” volgt die volgorde al.

Deel de agenda vóór het gesprek met de contacten van de klant, per e-mail of in een agenda-afspraak waarin zij als gasten staan, zodat ze voorbereid komen; de console geeft een melding aan de teamleden die je uitnodigt. Deel de samenvatting daarna nog dezelfde dag, zolang de antwoorden vers zijn. De besluiten die je hebt vastgelegd, zijn het stuk waar je naar verwijst als er drie weken later een vraag over de scope opkomt.

Notities, besluiten en actiepunten zijn drie verschillende records

Door ze te mengen raakt een afgesproken wijziging zoek op een pagina vol notities. De hub houdt ze bewust gescheiden.

Een handige test voor een besluit: kan een teamlid dat het gesprek heeft gemist er iets mee doen zonder iemand iets te vragen? Zo niet, dan is het nog een notitie. De zijbalk van de hub toont naast de agenda de lopende projecten, de bestanden, het chatkanaal en het notitieboek van de klant, zodat naslagmateriaal één blik verderop ligt.

Een taak die uit een actiepunt ontstaat, begint in je eerste open status met gemiddelde prioriteit, wordt toegewezen aan de eigenaar als die een teamlid is en krijgt een einddatum een week nadat je hem verstuurt. Zet de datum op de echte deadline.

Plannen over tijdzones heen, zodat niemand hoeft te rekenen

Elke meeting onthoudt de klok waarop hij is ingevoerd, en iedereen anders ziet hem omgerekend naar de eigen klok.

• Kies de tijdzone in het aanmaakvenster. Die begint op de zone die je agenda toont, zodat een meeting overeenkomt met wat je zag toen je hem boekte.
• Gebruik de tijdzonekiezer in de werkbalk van de agenda om volgende week te zien in de stad van een klant. Dat verandert alleen de weergave op je apparaat en verplaatst nooit een meeting.
• De weergaven „Week” en „Day” (dag) tonen de hele dag, van middernacht tot middernacht, en kleuren de uren buiten je werkdag, zodat een ongelukkig tijdstip zichtbaar is voordat je het aanbiedt.
• Open het menu „Calendars” (agenda’s) om feestdagen en belangrijke data, goedgekeurd verlof en agenda’s van boekingspagina’s over de agenda te leggen voordat je een tijdstip kiest.

Google- en Outlook-agenda’s naast de meetings van het team zetten

„Sync calendar” is een persoonlijke koppeling: hij toont je eigen afspraken naast de meetings van de console en schrijft alleen wat jij vraagt.

1. 1

   Koppel een agenda

   Druk op „Sync calendar” in de werkbalk, kies Google Agenda of Outlook-agenda en log in. Het venster toont elke agenda met een selectievakje, zodat jij bepaalt welke op het raster staan en naar welke nieuwe afspraken gaan.

2. 2

   Lees het raster

   Gekoppelde afspraken tonen een logo van de aanbieder naast de tijd. Een geweigerde afspraak is doorgestreept, een voorlopige heeft een streepjesrand en een afspraak voor de hele dag staat in de strook boven de uren.

3. 3

   Maak aan via „New meeting”

   Het menu „New meeting” biedt een afspraak in Google Agenda of Outlook-agenda. Voeg gasten toe, vink „Email invitations to guests” aan wanneer ze het moeten horen, en kies „Add Google Meet link” of „Add Microsoft Teams meeting” om een ruimte te koppelen.

4. 4

   Kopieer een consolemeeting

   In het aanmaakvenster van de meeting kopieert „Add to my calendar” de meeting naar de agenda die je kiest. De kopie volgt de meeting als die wordt verplaatst en verdwijnt als de meeting wordt verwijderd.

Opnemen, transcripten en samenvattingen: wat het abonnement Agency toevoegt

Opnemen hoort bij videomeetings in de app. Het maakt van een gesprek een doorzoekbaar transcript en een korte geschreven samenvatting, en het is het enige onderdeel van deze tool dat van je abonnement afhangt.

1. Host de meeting via video in de app, waar opnemen mogelijk is. Een meeting via Meet, Microsoft Teams of Zoom vindt plaats in die dienst, en een gesprek dat vanuit een Chat-gesprek wordt gestart is een live gesprek zonder opnamestap.
2. Druk tijdens het gesprek op „Record & transcribe” (opnemen en transcriberen). Voordat het begint, moet je bevestigen dat elke deelnemer toestemming heeft gegeven. Een beheerder, degene die de meeting heeft ingepland of een teamlid met opnamerechten kan de opname starten.
3. Na het gesprek toont de hub een transcript met een sprekerslabel bij elk fragment, en daarna een samenvatting in drie delen: een kort overzicht, kernpunten en actiepunten.
4. Doorzoek of kopieer het transcript, voeg de samenvatting toe aan de „Live Notes” en maak van voorgestelde actiepunten echte actiepunten, een voor een of in één keer.

De samenvatting wordt opgesteld op basis van het transcript en moet er trouw aan blijven, maar behandel haar als een eerste concept. Lees haar door voordat ze naar een klant gaat, en bewaar de menselijke versie van de besluiten op het tabblad „Decisions”.