Календарь встреч с клиентами для маркетинговых агентств

Как подготовить, провести и завершить звонок с клиентом за шесть шагов

Звонок с клиентом проходит хорошо, когда работа вокруг него сделана по порядку: нужный клиент, цель, площадка, нужные участники, зафиксированные итоги и следующие шаги.

1. 1

   Начните с нужного клиента

   Проверьте, какой клиент выбран в шапке и в каком виде календаря вы находитесь. Любое время на экране показано по вашим часам, а карточка ближайшей встречи в шапке ведет обратный отсчет до следующей встречи выбранного клиента.

2. 2

   Назовите встречу, выберите тип и повестку

   Дайте встрече название, из которого ясна ее цель, выберите один из семи типов и поставьте галочку, чтобы встреча началась с повестки этого типа. Пункты повестки — это порядок проведения, который можно редактировать.

3. 3

   Определите время, часовой пояс и площадку

   Выберите дату, время начала и длительность, а затем часовой пояс, в котором записано это время. Выберите встроенное видео или вставьте ссылку https для входа в Google Meet, Microsoft Teams или Zoom. Для телефонного звонка ссылка не нужна, а для очной встречи вместо нее указывается место.

4. 4

   Пригласите тех, кто должен присутствовать

   Добавьте коллег и контакты клиента из списка участников. Приглашенные коллеги получают уведомление, а настройка повтора превращает регулярный звонок в серию.

5. 5

   Ведите встречу из хаба «Meeting Hub»

   Отмечайте пункты повестки по мере обсуждения, ведите заметки с форматированием в «Live Notes» (заметки по ходу встречи) и записывайте в «Decisions» (решения) только то, о чем договорились. Хаб сохраняет все по ходу работы.

6. 6

   Закройте вопрос до начала следующего дела

   Назначьте ответственного за каждую задачу, отправьте открытые задачи в раздел «Проекты» и скопируйте или скачайте итоги встречи для тех, кого не было на звонке.

Семь типов встреч и повестка, с которой начинается каждый

Выбранный тип определяет порядок, с которого вы начинаете. Меняйте его свободно: шаблон — подсказка, а не правило. Пункты шаблонов в консоли написаны по-английски, здесь они переведены.

Внутренние встречи, такие как «1:1» или собеседование, планируются на собственном аккаунте агентства, а не клиента. Их задачи остаются в хабе, потому что задачи в «Проектах» привязаны к клиенту. Команда, которой проще написать ежедневный стендап, чем проводить его вживую, может воспользоваться Stand Up: он заменяет встречу ежедневным письменным чек-ином.

Как провести стартовую встречу, которая правильно запускает работу с клиентом

У стартовой встречи одна задача: закончиться решениями, которые не дадут пересматривать условия первого месяца заново. Повестка «Kickoff» уже построена в таком порядке.

Поделитесь повесткой с контактами клиента до звонка — по email или в событии календаря, где они указаны гостями, — чтобы они пришли подготовленными; консоль уведомляет коллег, которых вы приглашаете. После встречи поделитесь итогами в тот же день, пока ответы свежи. Записанные решения — это то, на что можно сослаться, когда через три недели возникнет вопрос об объеме работ.

Заметки, решения и задачи — три разные записи

Если их смешивать, согласованное изменение теряется на странице заметок. Хаб разделяет их намеренно.

Полезная проверка для решения: сможет ли коллега, пропустивший звонок, действовать по нему, ни у кого ничего не спрашивая? Если нет, это все еще заметка. Боковая панель хаба показывает рядом с повесткой текущие проекты клиента, файлы, канал чата и блокнот, поэтому справочные материалы всегда под рукой.

Задача в «Проектах», созданная из задачи встречи, попадает в первый открытый статус со средним приоритетом, назначается ответственному, если он — коллега, и получает срок через неделю после отправки. Перенесите дату на реальный дедлайн.

Планирование в разных часовых поясах: считать никому не придется

Календарь встреч с клиентами запоминает для каждой встречи часы, по которым она записана, а остальные видят ее пересчитанной на свои.

• Выберите часовой пояс в окне создания встречи. Сначала подставляется пояс, который показывает ваш календарь, поэтому встреча совпадает с тем, что вы видели, когда назначали ее.
• Используйте переключатель пояса на панели календаря, чтобы увидеть следующую неделю в городе клиента. Он меняет только вид на вашем устройстве и никогда не переносит встречу.
• Виды «Week» и «Day» (неделя и день) показывают сутки целиком, от полуночи до полуночи, и подкрашивают часы вне вашего рабочего дня, поэтому неудобное время видно еще до того, как вы его предложите.
• Откройте меню «Calendars» (календари), чтобы наложить на сетку праздники и важные даты, согласованное время отсутствия и календари страниц бронирования до выбора времени.

Календари Google и Outlook рядом со встречами команды

«Sync calendar» (синхронизировать календарь) — это личное подключение: оно показывает ваши события рядом со встречами консоли и записывает только то, что вы попросите.

1. 1

   Подключите календарь

   Нажмите «Sync calendar» на панели инструментов, выберите Google Calendar или Outlook Calendar и войдите. В диалоге каждый календарь отмечен флажком, так что вы сами решаете, какие из них отображаются на сетке и в какой попадают новые события.

2. 2

   Читайте сетку

   Подключенные события показывают логотип сервиса рядом со временем. Отклоненное событие зачеркнуто, предварительное обведено пунктиром, а событие на весь день стоит в полосе над часами.

3. 3

   Создавайте через «New meeting»

   Меню «New meeting» (новая встреча) предлагает событие Google Calendar или Outlook. Добавьте гостей, отметьте «Email invitations to guests» (приглашения гостям по email), если хотите, чтобы они узнали о событии, и выберите «Add Google Meet link» или «Add Microsoft Teams meeting» (добавить ссылку на Google Meet или встречу Microsoft Teams), чтобы прикрепить комнату.

4. 4

   Скопируйте встречу консоли

   В окне создания встречи «Add to my calendar» (добавить в мой календарь) копирует встречу в выбранный вами календарь. Копия следует за встречей при переносе и исчезает при ее удалении.

Запись, расшифровки и итоги: что добавляет тариф Agency

Запись доступна для встреч во встроенном видео. Она превращает звонок в расшифровку с поиском и короткие письменные итоги, и это единственная часть инструмента, которая зависит от вашего тарифа.

1. Проводите встречу во встроенном видео — именно там есть запись. Встреча в Meet, Microsoft Teams или Zoom проходит в этом сервисе, а звонок, начатый из разговора в разделе «Чат», — это живое общение без шага записи.
2. Нажмите «Record & transcribe» (записать и расшифровать) во время звонка. Перед началом нужно подтвердить, что все участники дали согласие. Запустить запись может администратор, тот, кто назначил встречу, или коллега с разрешением на запись.
3. После звонка хаб показывает расшифровку с пометкой говорящего у каждого фрагмента, а затем итоги из трех частей: краткое содержание, ключевые моменты и задачи.
4. Ищите по расшифровке или копируйте ее, добавляйте итоги в «Live Notes» и превращайте предложенные задачи в настоящие по одной или пакетом.

Итоги от ИИ составляются по расшифровке, и ИИ должен придерживаться ее текста, но относитесь к ним как к первому черновику. Прочитайте их, прежде чем отправлять клиенту, а человеческую версию решений держите на вкладке «Decisions».