मार्केटिंग एजेंसियों के लिए क्लाइंट मीटिंग शेड्यूलिंग टूल और मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर

क्लाइंट कॉल को छह स्टेप में प्लान करें, चलाएं और समेटें

क्लाइंट कॉल तब अच्छी जाती है, जब उसके आसपास का काम क्रम से हो जाए: सही अकाउंट, एक मकसद, एक रूम, सही लोग, एक रिकॉर्ड और एक फ़ॉलो-अप। नीचे के छह स्टेप में यही क्रम मीटिंग शेड्यूलिंग टूल के साथ चलता है।

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   सही अकाउंट से शुरुआत करें

   देखें कि हेडर में कौन-सा क्लाइंट दिख रहा है और आप कैलेंडर के किस व्यू में हैं। स्क्रीन पर दिखने वाला हर समय आपकी अपनी घड़ी के हिसाब से लिखा होता है, और “Up next” कार्ड उस क्लाइंट की अगली मीटिंग तक का काउंटडाउन चलाता है, जो अभी स्क्रीन पर है।

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   नाम दें, टाइप चुनें, एजेंडा तय करें

   मीटिंग को ऐसा टाइटल दें जो उसका मकसद बताए, सात टाइप में से एक चुनें और वह बॉक्स टिक करें जो मीटिंग को उसी टाइप के एजेंडा के साथ शुरू करता है। एजेंडा के आइटम मीटिंग के चलने का क्रम तय करते हैं, और आप उन्हें बदल सकते हैं।

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   समय, टाइम ज़ोन और रूम तय करें

   तारीख, शुरू होने का समय और अवधि चुनें, फिर वह टाइम ज़ोन चुनें जिसमें ये समय लिखे गए हैं। इनबिल्ट वीडियो चुनें, या फिर Google Meet, Microsoft Teams या Zoom का https जॉइन लिंक पेस्ट करें। फ़ोन कॉल के लिए लिंक की ज़रूरत नहीं होती, और आमने-सामने की मीटिंग में लिंक की जगह स्थान लिखा जाता है।

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   जिन्हें मौजूद होना है, उन्हें इनवाइट करें

   अटेंडीज़ की लिस्ट से अपने टीम मेंबर और क्लाइंट के कॉन्टैक्ट जोड़ें। आप जिन टीम मेंबर को इनवाइट करते हैं, उन्हें नोटिफ़िकेशन मिलता है, और रिपीट सेटिंग किसी नियमित कॉल को सीरीज़ में बदल देती है।

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   इसे “Meeting Hub” (मीटिंग हब) से चलाएं

   एजेंडा के आइटम पूरे होते ही टिक करते जाएं, रिच-टेक्स्ट वाले “Live Notes” (लाइव नोट्स) में नोट्स लें, और “Decisions” (फ़ैसले) में सिर्फ़ वही लिखें जिस पर सहमति बनी हो। हब चलते-चलते अपने-आप सेव होता रहता है।

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   अगला काम शुरू होने से पहले फ़ॉलो-अप पूरा करें

   हर ऐक्शन आइटम को एक ओनर दें, जो आइटम अब भी खुले हैं उन्हें प्रोजेक्ट में भेजें, और जो व्यक्ति कॉल में नहीं था, उसके लिए रिकैप कॉपी या डाउनलोड कर लें।

मीटिंग के सात टाइप और हर टाइप का शुरुआती एजेंडा

आप जो टाइप चुनते हैं, वही तय करता है कि आप किस क्रम से शुरुआत करेंगे। उसे बेझिझक बदलें: टेम्पलेट एक सुझाव है, नियम नहीं।

1:1 या इंटरव्यू जैसी इंटरनल मीटिंग क्लाइंट के अकाउंट की जगह एजेंसी के अपने अकाउंट पर शेड्यूल होती हैं। उनके ऐक्शन आइटम हब में ही रहते हैं, क्योंकि प्रोजेक्ट के टास्क किसी क्लाइंट के होते हैं। जो टीम अपना स्टैंड अप करने की जगह लिखना पसंद करे, वह Stand Up इस्तेमाल कर सकती है, जो मीटिंग की जगह रोज़ का लिखित चेक-इन रखता है।

ऐसा किकऑफ़ चलाना, जो अकाउंट की अच्छी नींव रखे

किकऑफ़ का एक ही काम है: ऐसे फ़ैसलों के साथ खत्म होना, जिनके बाद पहले महीने की शर्तें दोबारा तय करने की नौबत न आए। “Kickoff” एजेंडा पहले से इसी क्रम में चलता है।

कॉल से पहले एजेंडा क्लाइंट के कॉन्टैक्ट को भेज दें, ईमेल से या ऐसे कैलेंडर इवेंट में जो उन्हें मेहमान के रूप में दिखाता हो, ताकि वे तैयारी के साथ आएं; कंसोल उन टीम मेंबर को नोटिफ़ाई करता है जिन्हें आप इनवाइट करते हैं। कॉल के बाद उसी दिन रिकैप शेयर करें, जब जवाब ताज़ा हों। आपने जो फ़ैसले दर्ज किए, वही वह रिकॉर्ड हैं जिनका हवाला आप तब दे सकते हैं, जब तीन हफ़्ते बाद स्कोप को लेकर कोई सवाल उठे।

नोट्स, फ़ैसले और ऐक्शन आइटम तीन अलग-अलग रिकॉर्ड हैं

इन्हें आपस में मिला देने से ही तय हुआ बदलाव मीटिंग नोट्स के पूरे पेज में कहीं खो जाता है। हब इन्हें जान-बूझकर अलग रखता है।

फ़ैसले को परखने की एक काम की कसौटी: जो टीम मेंबर कॉल में नहीं था, क्या वह किसी से पूछे बिना उस पर अमल कर सकता है? अगर नहीं, तो वह अब भी बस एक नोट है। हब की साइड रेल में एजेंडा के बगल में क्लाइंट के मौजूदा प्रोजेक्ट, फ़ाइलें, चैट चैनल और नोटबुक दिखते हैं, इसलिए रेफ़रेंस का सारा मटीरियल एक नज़र की दूरी पर रहता है।

ऐक्शन आइटम से बना टास्क आपके पहले खुले स्टेटस में, मध्यम प्राथमिकता के साथ शुरू होता है; ओनर टीम मेंबर हो तो टास्क उसी को असाइन हो जाता है, और ड्यू डेट भेजने के एक हफ़्ते बाद की रहती है। तारीख को असली डेडलाइन पर ले जाएं।

अलग-अलग टाइम ज़ोन में शेड्यूलिंग, ताकि किसी को हिसाब न लगाना पड़े

हर मीटिंग उस घड़ी को याद रखती है जिस पर उसे लिखा गया था, और बाकी सब उसे अपनी घड़ी में बदला हुआ देखते हैं।

• मीटिंग बनाने वाले फ़ॉर्म में टाइम ज़ोन चुनें। यह उसी ज़ोन से शुरू होता है जो आपका कैलेंडर दिखा रहा है, इसलिए मीटिंग उसी के मुताबिक बुक होती है जो आप बुक करते समय कैलेंडर में देख रहे थे।
• क्लाइंट मीटिंग कैलेंडर के टूलबार में ज़ोन कंट्रोल से अगला हफ़्ता क्लाइंट के शहर के हिसाब से देखें। यह सिर्फ़ आपके डिवाइस का व्यू बदलता है और किसी मीटिंग को कभी नहीं खिसकाता।
• “Week” (हफ़्ता) और “Day” (दिन) व्यू पूरा दिन, आधी रात से आधी रात तक, दिखाते हैं और आपके कामकाजी दिन से बाहर के घंटों को हल्के रंग से अलग करते हैं, ताकि अटपटा स्लॉट पेश करने से पहले ही दिख जाए।
• स्लॉट चुनने से पहले “Calendars” (कैलेंडर) मेन्यू खोलें और छुट्टियों व ज़रूरी तारीखों, अप्रूव हो चुकी छुट्टियों और बुकिंग पेज के कैलेंडर को ओवरले करें।

Google और Outlook कैलेंडर को टीम की मीटिंग के बगल में रखना

“Sync calendar” (कैलेंडर सिंक करें) एक निजी कनेक्शन है: वह आपके अपने इवेंट कंसोल की मीटिंग के बगल में दिखाता है और सिर्फ़ वही लिखता है जो आप उससे कहते हैं।

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   कैलेंडर कनेक्ट करें

   टूलबार में “Sync calendar” दबाएं, Google Calendar या Outlook Calendar चुनें और साइन इन करें। डायलॉग हर कैलेंडर को एक चेकबॉक्स के साथ सूचीबद्ध करता है, ताकि आप तय करें कि कौन-से ग्रिड पर दिखें और नए इवेंट किसमें जाएं।

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   ग्रिड पढ़ें

   कनेक्ट किए गए इवेंट समय के बगल में प्रोवाइडर का लोगो दिखाते हैं। अस्वीकार किए गए इवेंट पर लकीर होती है, संभावित (tentative) इवेंट की रेखा टूटी हुई होती है, और पूरे दिन का इवेंट घंटों के ऊपर की पट्टी में रहता है।

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   New meeting से बनाएं

   “New meeting” (नई मीटिंग) मेन्यू Google Calendar या Outlook इवेंट का विकल्प देता है। मेहमान जोड़ें, जब चाहें कि उन्हें खबर मिले तो “Email invitations to guests” (मेहमानों को ईमेल न्योते) पर टिक करें, और रूम जोड़ने के लिए “Add Google Meet link” (Google Meet लिंक जोड़ें) या “Add Microsoft Teams meeting” (Microsoft Teams मीटिंग जोड़ें) चुनें।

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   कंसोल की मीटिंग कॉपी करें

   मीटिंग कंपोज़र में “Add to my calendar” (मेरे कैलेंडर में जोड़ें) मीटिंग को आपके चुने कैलेंडर पर कॉपी कर देता है। मीटिंग का समय बदलने पर वह कॉपी उसके साथ चलती है और मीटिंग हटाने पर चली जाती है।

रिकॉर्डिंग, ट्रांसक्रिप्ट और रिकैप: Agency प्लान में क्या जुड़ता है

रिकॉर्डिंग सिर्फ़ इनबिल्ट वीडियो मीटिंग की सुविधा है। यह कॉल को सर्च होने लायक ट्रांसक्रिप्ट और छोटे लिखित रिकैप में बदल देती है, और इस टूल का यही एक हिस्सा है जो आपके प्लान पर निर्भर करता है।

1. मीटिंग इन-ऐप वीडियो पर होस्ट करें, जहां रिकॉर्डिंग होती है। Meet, Microsoft Teams या Zoom की मीटिंग उसी सर्विस पर होती है, और Chat की किसी बातचीत से खोली गई कॉल एक लाइव बातचीत है जिसमें रिकॉर्डिंग का कोई चरण नहीं होता।
2. कॉल के दौरान “Record & transcribe” (रिकॉर्ड करें और ट्रांसक्रिप्ट बनाएं) दबाएं। शुरू होने से पहले आपसे पुष्टि मांगी जाती है कि हर पार्टिसिपेंट ने सहमति दी है। इसे एडमिन, मीटिंग शेड्यूल करने वाला व्यक्ति, या रिकॉर्डिंग की अनुमति पाने वाला टीम मेंबर शुरू कर सकता है।
3. कॉल के बाद हब में हर हिस्से पर स्पीकर लेबल वाला ट्रांसक्रिप्ट दिखता है, फिर तीन हिस्सों वाला रिकैप: समरी, मुख्य बातें और ऐक्शन आइटम।
4. ट्रांसक्रिप्ट में सर्च करें या उसे कॉपी करें, रिकैप को “Live Notes” में जोड़ें, और सुझाए गए ऐक्शन आइटम को एक-एक करके या एक साथ असली ऐक्शन आइटम बना दें।

रिकैप ट्रांसक्रिप्ट से ड्राफ़्ट किया जाता है और ड्राफ़्ट करते समय उसे ट्रांसक्रिप्ट के प्रति वफ़ादार रहने को कहा जाता है, फिर भी इसे पहला ड्राफ़्ट ही मानें। क्लाइंट तक जाने से पहले इसे पढ़ लें, और फ़ैसलों का इंसान का लिखा वर्शन “Decisions” टैब में रखें।