客户会议管理，专为营销代理商打造

筹备、召开并收尾一场客户通话，只需六步

做好客户会议管理，就是把通话前后的工作按顺序做到位：选对账户、明确目的、定好会议室、邀请对的人、留下记录、做好跟进。

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   从正确的账户开始

   先确认顶栏显示的是哪位客户，以及您当前处在哪种日历视图。屏幕上的每个时间都按您自己所在的时区显示，顶栏里的下一场会议卡片则会为当前所选客户倒数到下一场会议的时间。

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   命名、选类型、选议程

   给会议起一个说明用途的标题，从七种类型里选一种，再勾选复选框，让会议以该类型的议程开场。议程条目是一份可以编辑的流程。

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   确定时间、时区和会议室

   选择日期、开始时间和时长，再选这些时间所依据的时区。可以选应用内视频，也可以粘贴 Google Meet、Microsoft Teams 或 Zoom 的 https 加入链接。电话会议不需要链接，线下会议则填写地点。

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   邀请该到场的人

   从参会者列表中添加团队成员和客户的联系人。您邀请的团队成员会收到通知，设置重复规则后，固定的例行通话就变成一个系列。

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   在“Meeting Hub”（会议中心）里主持会议

   讨论完一项议程就勾掉一项，在富文本的“Live Notes”（实时纪要）里记录，只在“Decisions”（决策）下写下已经谈定的事项。会议中心会随时自动保存。

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   在下一件事开始前收好尾

   给每个行动项指定负责人，把未完成的发送到项目，并把会议纪要复制或下载下来，发给没参加通话的人。

七种会议类型，以及各自的起始议程

所选的类型决定您从哪份流程开始。随意修改即可：模板只是提示，不是规定。

像 1:1 或面试这样的内部会议，安排在代理商自己的账户下，而不是某位客户的账户下。它们的行动项只留在会议中心里，因为项目任务属于某一位客户。如果团队更愿意把站会写出来而不是开出来，可以使用 Stand Up，它用每日书面签到取代这场会议。

开好启动会，为账户打好底子

启动会只有一个任务：以一批决策收尾，免得头一个月里的事项被反复重新谈判。“Kickoff”的议程本来就是按这个顺序排的。

通话前请自己把议程发给客户的联系人，比如通过邮件，让他们有备而来；应用只会通知您邀请的团队成员。会后当天就分享会议纪要，趁大家对答案还记忆犹新。三周后再冒出范围方面的问题时，您记录下来的决策就是可以指给对方看的依据。

纪要、决策与行动项是三种不同的记录

把它们混在一起，谈定的改动就会淹没在满页的纪要里。会议中心有意把它们分开。

检验一条决策的实用办法：一位没参加通话的同事，不用问任何人就能照着执行吗？如果不能，它就还只是一条普通记录。会议中心的侧栏会在议程旁边显示客户当前的项目、文件、聊天频道和笔记本，参考资料一眼就能看到。

由行动项创建的任务，会从您的第一个未完成状态开始，优先级为中，若负责人是团队成员，则指派给该成员，截止日期定在您发送之后的一周。请把日期改成真实的截止日期。

跨时区排会，不必再自己换算

每场会议都会记住它是按哪个时区写下的，客户会议日历里的其他人看到的，则是换算成自己时区的时间。

• 在会议编辑窗口里选择时区。它默认使用您的日历当前显示的时区，所以预约的会议与您预约时看到的一致。
• 用日历工具栏里的时区控件，可以按客户所在城市的时间查看下周的日程。它只改变您设备上的视图，绝不会移动会议。
• “Week”（周）和“Day”（日）视图会画出完整的一天，从午夜到午夜，并给您工作时间以外的时段上色，所以在提议一个时段之前，就能看出它是否尴尬。
• 打开“Calendars”（日历）菜单，在选定时段之前，叠加显示节假日和重要日期、已批准的休假和预约页面日历。

录制、转写文本与会议纪要：Agency 套餐增加了什么

录制只适用于应用内视频会议。它能把一通电话变成可搜索的转写文本和一份简短的书面会议纪要，也是这个工具中唯一取决于您所订套餐的部分。

1. 用应用内视频召开会议。在 Meet、Teams 或 Zoom 上召开、通过电话进行或线下进行的会议，在这里都没有录制功能；从 Chat 对话里发起的通话也没有。
2. 在通话中点击“Record & transcribe”（录制并转写）。开始之前，系统会请您确认每一位参会者都已同意。管理员、安排这场会议的人，或者被授予录制权限的团队成员，都可以开始录制。
3. 通话结束后，会议中心会显示一份转写文本，每一段都标有发言人，随后是分为三部分的会议纪要：摘要、要点和行动项。
4. 可以搜索或复制转写文本，把会议纪要添加到“Live Notes”中，并把建议的行动项逐条或批量转为正式的行动项。

会议纪要由转写文本起草，并要求忠实于转写内容，但请把它当作初稿。发给客户之前先读一遍，并把人工整理的决策版本保留在“Decisions”标签页里。