ระบบจัดการประชุมลูกค้า สำหรับเอเจนซี่การตลาด ที่ตามงานประชุมได้ครบตั้งแต่นัดหมายจนถึงสรุปหลังจบสาย

วางแผน ดำเนินการ และปิดท้ายการประชุมลูกค้าในหกขั้นตอน

การประชุมลูกค้าจะราบรื่นเมื่องานรอบการประชุมเสร็จตามลำดับ คือบัญชีลูกค้าที่ถูกต้อง วัตถุประสงค์ ห้องประชุม ผู้เข้าร่วมที่เหมาะสม บันทึก และการติดตามผล

1. 1

   เริ่มจากบัญชีลูกค้าที่ถูกต้อง

   ตรวจดูว่าส่วนหัวกำลังแสดงลูกค้ารายใด และคุณอยู่ในมุมมองปฏิทินแบบไหน เวลาทั้งหมดบนหน้าจอแสดงตามเขตเวลาของคุณเอง และการ์ดประชุมถัดไปจะนับถอยหลังไปยังการประชุมครั้งต่อไปของลูกค้ารายที่เปิดอยู่

2. 2

   ตั้งชื่อ เลือกประเภท และเลือกวาระ

   ตั้งชื่อการประชุมให้บอกวัตถุประสงค์ เลือกหนึ่งในเจ็ดประเภท แล้วติ๊กช่องที่ให้เริ่มด้วยวาระของประเภทนั้น รายการในวาระเป็นลำดับการประชุมที่คุณแก้ไขได้

3. 3

   กำหนดเวลา เขตเวลา และห้องประชุม

   เลือกวัน เวลาเริ่ม และระยะเวลา จากนั้นเลือกเขตเวลาที่ใช้กำกับเวลาเหล่านั้น เลือกวิดีโอในตัว หรือวางลิงก์เข้าร่วม https ของ Google Meet, Microsoft Teams หรือ Zoom การประชุมทางโทรศัพท์ไม่ต้องมีลิงก์ ส่วนการประชุมแบบพบตัวให้ระบุสถานที่แทน

4. 4

   เชิญคนที่ต้องเข้าร่วม

   เพิ่มเพื่อนร่วมทีมและผู้ติดต่อของลูกค้าจากรายชื่อผู้เข้าร่วม เพื่อนร่วมทีมที่คุณเชิญจะได้รับการแจ้งเตือน และการตั้งค่าให้ประชุมซ้ำจะเปลี่ยนการประชุมประจำให้เป็นชุดการประชุมต่อเนื่อง

5. 5

   ดำเนินการประชุมจาก “Meeting Hub” (ศูนย์กลางการประชุม)

   ติ๊กรายการในวาระเมื่อคุยครบแต่ละข้อ จดบันทึกใน “Live Notes” (บันทึกสด) ซึ่งจัดรูปแบบข้อความได้ และเขียนเฉพาะสิ่งที่ตกลงกันไว้ใน “Decisions” (มติ) ศูนย์กลางการประชุมบันทึกให้เองระหว่างที่คุณทำงาน

6. 6

   ปิดวงจรก่อนเริ่มงานถัดไป

   มอบหมายเจ้าของให้งานที่ต้องทำต่อทุกรายการ ส่งรายการที่ยังค้างไปยัง โปรเจกต์ แล้วคัดลอกหรือดาวน์โหลดสรุปการประชุมให้คนที่ไม่ได้เข้าร่วม

เจ็ดประเภทการประชุม และวาระเริ่มต้นของแต่ละประเภท

ประเภทที่คุณเลือกจะกำหนดลำดับวาระที่ใช้เริ่มต้น แก้ไขได้ตามสบาย เพราะเทมเพลตเป็นเพียงจุดตั้งต้น ไม่ใช่กฎตายตัว

การประชุมภายในอย่าง “1:1” หรือ “Interview” จะนัดไว้ในบัญชีของเอเจนซี่เอง ไม่ใช่บัญชีของลูกค้า งานที่ต้องทำต่อของการประชุมเหล่านี้จึงอยู่ใน “Meeting Hub” เท่านั้น เพราะงานในโปรเจกต์ต้องสังกัดลูกค้า ทีมที่อยากเขียนสแตนด์อัปมากกว่านัดคุยกันจริงใช้ Stand Up ได้ ซึ่งแทนการประชุมด้วยเช็กอินรายวันแบบเขียน

จัดประชุมเริ่มโครงการให้การดูแลบัญชีลูกค้าเริ่มต้นได้อย่างมั่นคง

การประชุมเริ่มโครงการมีหน้าที่เดียว คือจบด้วยมติที่ทำให้เดือนแรกไม่ต้องกลับมาต่อรองกันใหม่ วาระของประเภท “Kickoff” เรียงตามลำดับนี้อยู่แล้ว

แชร์วาระกับผู้ติดต่อของลูกค้าก่อนการประชุม ทางอีเมลหรือในกิจกรรมปฏิทินที่ระบุพวกเขาเป็นแขก เพื่อให้มาถึงอย่างพร้อมเตรียมตัว ส่วนคอนโซลจะแจ้งเตือนเพื่อนร่วมทีมที่คุณเชิญ หลังประชุมให้แชร์สรุปภายในวันเดียวกัน ขณะที่คำตอบยังสดใหม่ มติที่คุณบันทึกไว้คือหลักฐานที่ใช้อ้างอิงได้เมื่อมีคำถามเรื่องขอบเขตงานโผล่ขึ้นมาอีกสามสัปดาห์ต่อมา

บันทึก มติ และงานที่ต้องทำต่อ เป็นสามสิ่งที่ต้องเก็บแยกกัน

การเอามาปนกันคือสาเหตุที่การเปลี่ยนแปลงที่ตกลงกันแล้วหายไปในบันทึกยาวหนึ่งหน้า ศูนย์กลางการประชุมจึงตั้งใจแยกสามอย่างนี้ออกจากกัน

มีวิธีทดสอบมติที่ใช้ได้ผล คือถามว่าเพื่อนร่วมทีมที่พลาดคอลลงมือทำตามได้เลยโดยไม่ต้องถามใครหรือไม่ ถ้าไม่ได้ ข้อนั้นยังเป็นแค่บันทึก แถบด้านข้างของศูนย์กลางการประชุมแสดงโครงการปัจจุบัน ไฟล์ ช่องแชท และสมุดบันทึกของลูกค้าไว้ข้างวาระ ข้อมูลอ้างอิงจึงอยู่แค่เหลือบตามอง

งานที่สร้างจากงานที่ต้องทำต่อจะเริ่มที่สถานะแรกที่ยังไม่เสร็จในรายการสถานะของคุณ ด้วยลำดับความสำคัญระดับกลาง มอบหมายให้เจ้าของเมื่อคนนั้นเป็นเพื่อนร่วมทีม และกำหนดส่งหลังจากที่คุณส่งไปหนึ่งสัปดาห์ ให้เลื่อนวันที่ไปเป็นกำหนดส่งจริง

นัดประชุมข้ามเขตเวลาโดยไม่มีใครต้องนั่งคำนวณ

แต่ละการประชุมจำเขตเวลาที่ใช้ตอนสร้างไว้ และคนอื่น ๆ จะเห็นเวลานั้นถูกแปลงเป็นเขตเวลาของตัวเอง

• เลือกเขตเวลาในฟอร์มสร้างการประชุม ค่าเริ่มต้นคือเขตเวลาที่ปฏิทินของคุณกำลังแสดงอยู่ การประชุมจึงตรงกับสิ่งที่คุณเห็นอยู่ตอนจอง
• ใช้ตัวเลือกเขตเวลาบนแถบเครื่องมือของปฏิทินเพื่อดูสัปดาห์หน้าตามเมืองของลูกค้า ตัวเลือกนี้เปลี่ยนเฉพาะมุมมองบนอุปกรณ์ของคุณ และไม่เลื่อนการประชุมใด ๆ
• มุมมอง “Week” (รายสัปดาห์) และ “Day” (รายวัน) แสดงทั้งวันตั้งแต่เที่ยงคืนถึงเที่ยงคืน และลงสีชั่วโมงที่อยู่นอกวันทำงานของคุณ จึงเห็นช่วงเวลาที่ไม่สะดวกก่อนจะเสนอไป
• เปิดเมนู “Calendars” (ปฏิทิน) เพื่อซ้อนวันหยุดและวันสำคัญ วันลาที่อนุมัติแล้ว และปฏิทินของหน้านัดหมาย ก่อนเลือกช่วงเวลา

วางปฏิทิน Google และ Outlook ไว้ข้างการประชุมของทีม

“Sync calendar” เป็นการเชื่อมต่อส่วนบุคคล แสดงกิจกรรมของคุณเองข้างการประชุมในคอนโซล และเขียนเฉพาะสิ่งที่คุณสั่งเท่านั้น

1. 1

   เชื่อมปฏิทิน

   กด “Sync calendar” บนแถบเครื่องมือ เลือก Google Calendar หรือ Outlook Calendar แล้วเข้าสู่ระบบ หน้าต่างจะลิสต์ปฏิทินแต่ละรายการพร้อมช่องติ๊ก คุณจึงตัดสินใจได้ว่าปฏิทินไหนแสดงบนตาราง และกิจกรรมใหม่ไปอยู่ปฏิทินไหน

2. 2

   อ่านตาราง

   กิจกรรมที่เชื่อมไว้แสดงโลโก้ผู้ให้บริการข้างเวลา กิจกรรมที่ปฏิเสธมีเส้นขีดฆ่า กิจกรรมที่ยังไม่แน่นอนมีเส้นประล้อมรอบ และกิจกรรมทั้งวันอยู่ในแถบเหนือชั่วโมง

3. 3

   สร้างจาก “New meeting”

   เมนู “New meeting” มีกิจกรรม Google Calendar หรือ Outlook ให้เลือก เพิ่มแขก ติ๊ก “Email invitations to guests” เมื่อต้องการให้แขกได้รับแจ้ง และเลือก “Add Google Meet link” หรือ “Add Microsoft Teams meeting” เพื่อแนบห้องประชุม

4. 4

   คัดลอกการประชุมในคอนโซล

   ในหน้าสร้างการประชุม “Add to my calendar” คัดลอกการประชุมไปยังปฏิทินที่คุณเลือก สำเนาจะตามการประชุมเมื่อเลื่อนเวลา และหายไปเมื่อการประชุมถูกลบ

การบันทึก ทรานสคริปต์ และสรุปการประชุม: สิ่งที่แพ็กเกจ Agency เพิ่มให้

การบันทึกใช้ได้กับการประชุมวิดีโอในตัวเท่านั้น โดยเปลี่ยนคอลให้เป็นทรานสคริปต์ที่ค้นหาได้และสรุปฉบับสั้น และเป็นส่วนเดียวของระบบจัดการประชุมลูกค้านี้ที่ขึ้นอยู่กับแพ็กเกจของคุณ

1. จัดการประชุมบนวิดีโอในตัว ซึ่งเป็นที่ที่การบันทึกอยู่ การประชุมบน Meet, Microsoft Teams หรือ Zoom เกิดขึ้นบนบริการนั้น และสายที่เปิดจากบทสนทนาใน Chat เป็นการคุยสดที่ไม่มีขั้นตอนบันทึก
2. กด “Record & transcribe” (บันทึกและถอดเสียง) ระหว่างคอล ระบบจะขอให้คุณยืนยันว่าผู้เข้าร่วมทุกคนยินยอมก่อนเริ่มบันทึก ผู้ดูแลเอเจนซี่ ผู้ที่นัดการประชุม หรือเพื่อนร่วมทีมที่ได้รับสิทธิ์บันทึกจึงเริ่มได้
3. หลังคอลจบ ศูนย์กลางการประชุมจะแสดงทรานสคริปต์ที่มีป้ายชื่อผู้พูดกำกับทุกช่วง ตามด้วยสรุปการประชุมสามส่วน คือบทสรุป ประเด็นสำคัญ และงานที่ต้องทำต่อ
4. ค้นหาหรือคัดลอกทรานสคริปต์ เพิ่มสรุปลงใน “Live Notes” และเปลี่ยนงานที่ต้องทำต่อที่ระบบแนะนำให้เป็นงานจริงทีละรายการหรือพร้อมกันหลายรายการ

สรุปการประชุมร่างขึ้นจากทรานสคริปต์และถูกกำชับให้ยึดตามทรานสคริปต์ แต่ให้ถือเป็นฉบับร่างแรก อ่านทวนก่อนส่งให้ลูกค้า และเก็บมติฉบับที่คนเขียนเองไว้ในแท็บ “Decisions”