クライアント会議管理ツール、日程調整から議事録・タスクまで打ち合わせの記録を一元管理

クライアントとの打ち合わせを、準備から締めくくりまで六つの手順で進める

クライアント会議管理ツールを使った打ち合わせは、その前後の作業を順番に済ませるとうまくいきます。正しいクライアントを選び、目的を決め、会議の場を用意し、必要な人を招き、記録を残し、フォローアップまで終えます。

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   正しいクライアントから始める

   ヘッダーに表示されているクライアントと、開いているカレンダーのビューを確認します。画面上の時刻はすべて自分の時計で表示され、ヘッダーの「次の会議」カードは、表示中のクライアントの次の会議までをカウントダウンします。

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   名前を付け、種類を選び、アジェンダを選ぶ

   目的が分かるタイトルを付け、七つの種類から選んだら、その種類のアジェンダで始めるチェックボックスにチェックを入れます。アジェンダの項目は進行順の叩き台で、自由に編集できます。

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   時刻、タイムゾーン、会議の場を決める

   日付、開始時刻、長さを選び、続いて、その時刻の基準になるタイムゾーンを選びます。会議の場は、内蔵ビデオを選ぶか、Google Meet、Microsoft Teams、Zoomの参加リンク（https）を貼り付けます。電話にはリンクが要りません。対面の場合は、リンクの代わりに場所を入力します。

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   同席すべき人を招待する

   参加者リストから、チームメンバーとクライアントの連絡先を追加します。招待したチームメンバーには通知が届きます。繰り返しの設定を使うと、定例の打ち合わせをシリーズにできます。

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   「Meeting Hub」から進行する

   「Meeting Hub」（会議ハブ）では、アジェンダの項目を扱い終えるたびにチェックを入れます。メモは、リッチテキストの「Live Notes」（ライブノート）に取り、「Decisions」（決定事項）には、合意した内容だけを書き留めます。ハブは、進めながら自動で保存されます。

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   次の予定が始まる前に、やり残しをなくす

   すべてのアクションアイテムに担当者を付け、未完了のものはプロジェクトに送ります。打ち合わせに出られなかった人向けに、要約をコピーまたはダウンロードします。

七つの会議の種類と、それぞれの出発点になるアジェンダ

選んだ種類によって、出発点になる進行順が決まります。自由に編集してください。テンプレートは叩き台であって、決まりではありません。

1:1や面接のような社内の会議は、クライアントではなく、自社のアカウントで日程を組みます。プロジェクトのタスクはクライアントに属するため、そうした会議のアクションアイテムは、ハブの中にとどまります。スタンドアップを開く代わりに文章で書きたいチームには、会議を毎日の文章によるチェックインに置き換えるStand Upがあります。

アカウントを順調に立ち上げる、キックオフの進め方

キックオフの役割はひとつです。最初の一か月の取り決めを蒸し返されないよう、決定事項を残して終えることです。「Kickoff」のアジェンダは、すでにその順序で並んでいます。

アジェンダは、打ち合わせの前に、たとえばメールで、クライアントの連絡先へ自分から送り、準備を整えて参加してもらいます。アプリが通知するのは、招待したチームメンバーだけです。終わったあとは、答えが新しいうちに、その日のうちに要約を共有します。三週間後にスコープの話が出たとき、拠り所になるのは、記録しておいた決定事項です。

メモ、決定事項、アクションアイテムは、三つの別々の記録

三つを混ぜてしまうと、合意した変更が議事録のメモ書きに埋もれてしまいます。ハブは、あえてこの三つを分けて保管します。

決定事項かどうかを見分けるには、こう考えると便利です。その場にいなかったチームメンバーが、誰にも確認せずに動けるか。動けないなら、それはまだメモです。ハブのサイドレールには、アジェンダの隣に、クライアントの現在のプロジェクト、ファイル、チャットチャンネル、ノートが表示されるため、参照したい資料はひと目で見つかります。

アクションアイテムから作成されるタスクは、最初の未完了のステータスで、優先度は中から始まります。担当者がチームメンバーであれば、その人に割り当てられ、期限は送信した日の一週間後に設定されます。実際の期限に合わせて、日付を動かしてください。

時差の計算を誰もしなくて済む、タイムゾーンをまたぐ日程調整

会議はそれぞれ、日程を入力したときの時計を覚えていて、ほかの全員には、その人の時計に換算して表示されます。

• 作成画面でタイムゾーンを選びます。初期値はカレンダーが表示しているタイムゾーンなので、会議は、予約したときに見ていた時間帯のとおりになります。
• カレンダーのツールバーにあるタイムゾーンの切り替えを使うと、来週をクライアントの都市の時間で見られます。切り替わるのは自分の端末の表示だけで、会議が動くことはありません。
• 「Week」と「Day」のビューは、深夜から深夜まで一日全体を描き、勤務時間外の時間帯に色を付けます。そのため、都合の悪い時間帯は、提案する前に見分けられます。
• 時間帯を選ぶ前に、「Calendars」（カレンダー）メニューを開くと、祝日や重要な日付、承認済みの休暇、予約ページのカレンダーを重ねて表示できます。

録画、文字起こし、要約：Agency プランで加わるもの

録画は、内蔵ビデオの会議で使う機能です。通話を、検索できる文字起こしと、短い文章の要約に変えます。このツールの中で、利用中のプランによって使えるかどうかが決まるのは、この部分だけです。

1. 会議は内蔵ビデオで開催します。Meet、Teams、Zoomで開く会議、電話や対面の会議には、ここでの録画はありません。チャットの会話から始めた通話にも、録画はありません。
2. 通話中に「Record & transcribe」（録画して文字起こし）を押します。開始前に、すべての参加者が録画に同意していることの確認を求められます。開始できるのは、管理者、会議の日程を設定した本人、または録画の権限を与えられたチームメンバーです。
3. 通話が終わると、ハブには、すべての区間に話者ラベルが付いた文字起こしと、続いて三つの部分からなる要約が表示されます。サマリー、重要なポイント、アクションアイテムです。
4. 文字起こしは、検索やコピーができます。要約は「Live Notes」に追加でき、提案されたアクションアイテムは、ひとつずつでも、まとめてでも、実際のアクションアイテムにできます。

要約は文字起こしから下書きされ、内容に忠実であるよう指示されていますが、最初の下書きとして扱ってください。クライアントに送る前に必ず読み、決定事項は、人が書いたものを「Decisions」タブに残しておきます。