クライアント会議管理ツール、日程調整から議事録・タスクまで打ち合わせの記録を一元管理

ミーティングを内蔵ビデオに設定すると、参加者は誰も何もインストールすることなく、自社ブランドの本物のアプリ内通話に参加できます。参加者グリッド、画面共有、ミュートとカメラの操作、参加者リストのリアルタイム表示、通話中のチャットまで備えています。外部の会議室を別途手配する必要はなく、通話はミーティングを予約したその場所で開きます。

クライアントが使い慣れたツールを使いたい場合は、Google Meet、Microsoft Teams、Zoom のいずれかを選べば、参加用またはコピー用のリンクが自動生成されます。対面や電話でのミーティングでは、リンクの発行自体をスキップできます。クライアントがどのような形でミーティングを希望しても、一つのスケジューラーで対応できます。

ミーティングを開くと、進行しながらチェックできるアジェンダ、実際に話された内容を記録するライブノート欄、決定事項の記録、その場で担当者を割り当てられるアクションアイテムを備えたハブが開きます。通話が終わる前にフォローアップの担当が決まるので、あとから別のツールに書き写す必要はありません。ミーティングの構造は、その場でそのまま記録として残ります。

アクションアイテムと決定事項が単なるメモではなく独立した記録として扱われるため、ミーティングは責任の所在が明確な成果を生み出します。次にそのクライアントの画面を開いたときには、何が合意され、誰が担当するのかがすぐに確認できます。

内蔵ビデオのミーティングで録画をオンにすると、通話の音声が記録され、音声認識によってタイムスタンプ付きの文字起こしに変換され、さらに要約としてまとめられます。出席できなかったメンバーも、1 時間の動画を見返す代わりに、2 分程度で内容を把握できます。

要約と全文の文字起こしはミーティングにひも付き、クライアントの恒久的な記録の一部になります。検索、共有、日付での参照が可能なため、一度きりの会話が、チーム全員が頼れる資料へと変わります。

ミーティングハブには、進行中のプロジェクトやタスク、共有ファイル、チームのチャンネル、ノートといったクライアントの実際の業務を映すレールが表示されます。これは貼り付けられた古いコピーではなく、コンソールの他の部分からそのまま反映されたものです。通話中に疑問が出ても、タブを探し回ることなく、一目で答えを確認できます。

アカウントから切り離された状態で行うミーティングと、アカウントにしっかり根ざしたミーティングとの違いがここにあります。どのクライアント通話にも、その場で話す内容の文脈にすでに囲まれた状態で臨めます。

直近の要約を並べたレールから、これまでの会話にワンクリックでアクセスできます。各ミーティングは、そのクライアントとの本当に一つ前のミーティングへ、勝手な推測ではなく時系列順にリンクされます。前回の続きからそのまま再開でき、新しいクライアントとの最初のミーティングには、正直に「はじめてのミーティング」という表示が出ます。

積み重なっていくことで、話した内容、決めたこと、納品したものという関係そのものの記録になります。担当者が変わっても、クライアントとの関係がゼロに戻ってしまうことのない、組織としての記憶です。