Zaman takibi yazılımı ve zaman çizelgesi onayı, pazarlama ajansları için

Ajanslar için zaman takibi, yapay zekayla ve yapay zeka olmadan

Yapay zekalı zaman takibi arayan herkes, haftalık bir angarya olmadan doğru saatler ister. Zaman takibi buna tahminle değil, yapıyla ulaşır.

Bu zaman takibi yazılımı ekranınızı izlemez, aktivitenizi takip etmez, saatlerinizi tahmin etmez ve içinde hiçbir şey bir modeli çağırmaz. Saatler, bir kişinin yaptığı bir beyandır: bir ekip arkadaşı bir müşterinin görevine bir kayıt girer ya da bir zamanlayıcı çalıştırır, ardından bir onaylayan her kayda yanıt verir. Bu üründeki yapay zeka başka yerdedir; örneğin elle üretmesi zor olan yazılı bir kaydın gerektiği müşteri toplantılarının transkriptlerinde ve özetlerinde.

Bir toplamı fatura anında güvenilir kılan şey bu yapıdır. Bir kişinin kaydettiği, bir göreve bağlı olan ve ikinci bir kişinin onayladığı bir rakam, müşteriye karşı savunulabilir. Aktiviteden çıkarılan bir rakamı, tahmin ne kadar akıllı olursa olsun savunmak daha zordur.

Bir ekip arkadaşı nasıl saat kaydeder ve onaylayana nasıl yanıt verir

Rutin tek bir ekranda, “My time” (kendi zaman kayıtlarınız) sayfasında geçer ve saatleri çalışırken mi yoksa gün sonunda mı kaydettiğinizden bağımsız olarak aynı şekilde işler.

1. 1

   “My time” sayfasını açın

   Kendi haftanızı gösterir: 40 saatlik bir çalışma haftasına karşı toplamlar, her gün için bir sütun içeren satırlardan oluşan bir ızgara ve girdiğiniz tüm kayıtlar.

2. 2

   Bir hücreye tıklayın ya da zamanlayıcıyı başlatın

   Izgaradaki boş bir hücre, o satır ve gün için formu açar. Süren bir iş için “Start timer” (zamanlayıcıyı başlat) seçeneğini seçin, müşteriyi ve görevi belirleyin, işiniz bitince “Stop & log” (durdur ve kaydet) düğmesine basın. Sekmeyi kapatsanız bile zamanlayıcı çalışmaya devam eder.

3. 3

   Görevi seçin, sonra saatleri yazın

   Müşteriyi, ardından Projeler’den projeyi ve görevi seçin. Saatleri 1.5, 1:30, 90m veya 1h 30m biçiminde girin ya da bir başlangıç ve bir bitiş verip süreyi forma hesaplatın.

4. 4

   Tek bir satır yazın ve faturalanabilirliği ayarlayın

   Kısa bir özet yeterlidir; onaylayanın ihtiyacı olacaksa ayrıntıyı da ekleyin. Müşteri işi için “Billable” (faturalanabilir) seçeneğini açık bırakın. Ajansın kendi hesabındaki zaman asla faturalanabilir değildir; bu yüzden orada bu anahtar sunulmaz.

5. 5

   Kaydedin, sonra yanıt bekleyin

   Kaydedilen bir kayıt, onaylayanların sırasında bekler. Biri soru işaretiyle ya da onaylanmadan geri dönerse “My time” sayfasının üstünde bir “Needs your attention” (ilginizi bekliyor) uyarısı onu işaretler ve kayıt, onaylayanın notunu gösterir.

6. 6

   Yanıtlayın ve yeniden gönderin

   Kaydı düzenleyin, soruyu kendi sözlerinizle yanıtlayın ve “Edit & resubmit” (düzenle ve yeniden gönder) seçeneğini seçin. Kayıt “Pending review” (inceleme bekliyor) durumuna döner ve onaylayan onu yeni bir öğe olarak görür.

Onaylayanın haftalık turu: her kayda dört yanıt

İnceleme, kayıt başına tek bir karardır ve her yanıt, kaydı giren kişiye sonrasında yapacağı net bir şey bırakır.

“Week” (hafta) görünümü ekibin haftasını bir ızgara olarak ve güne göre gruplanmış kayıtlar olarak sunar; filtreler ile metin ve bağlı proje ve görev adları üzerinde bir arama içerir. “Queue” (sıra) herhangi bir haftadan bekleyen her kaydı listeler; böylece geç girilen bir kayıt, ilerlemiş bir incelemenin gözünden kaçmaz. Bir karar verildikten hemen sonra geri alınabilir; kaydı giren kişi her karar için bir kez, temiz bir seti birlikte onayladığınızda ise tüm toplu iş için bir kez haberdar edilir.

Kimin onaylayacağı bir izin meselesidir. Yöneticiler her müşteriyi inceler; onaylama izni verilen bir ekip arkadaşı, o iznin kapsadığı müşterileri inceler. Diğer herkes yalnızca kendi kayıtlarını görür; böylece bir meslektaşın saatleri onlara hiçbir zaman gösterilmez.

Faturalama sorusunu çözen raporlar

“Reports” (raporlar), görmenize izin verilen kayıtları, seçtiğiniz bir aralıkta müşteri, proje, görev ya da ekip arkadaşına göre toplar.

Bu haftadan son 30 ya da 90 güne, bu çeyrekten yılbaşından bugüne kadar bir aralık seçin ya da kendi tarihlerinizi belirleyin. Müşteriye, projeye, göreve veya ekip arkadaşına göre gruplayın, faturalanabilir ya da dahili zamana ve onaylanmış, bekleyen ya da işaretlenmiş kayıtlara göre daraltın ve arkasındaki kayıtlara inmek için herhangi bir satıra tıklayın.

Faturalanabilir pay

Faturalanabilir saatlerin, aralıkta kaydedilen her şeye oranı (yüzde olarak); dahili tutulan saatlerin yanında gösterilir.

Bekleyen ve işaretlenen

Bekleyen, hâlâ bir onaylayan bekleyen zamandır. İşaretlenen, soru işaretiyle ya da onaylanmadan geri gönderilen zamandır.

Doluluk

Kaydedilen saatlerin, aralıktaki her hafta içi gün için 8 saate bölünmesiyle bulunan tam sayı yüzdesi. Ekip arkadaşına göre gruplandığında görünür ve “Has capacity” (kapasitesi var), “Well utilized” (iyi kullanılıyor) veya “At capacity” (kapasitede) olarak etiketlenir.

Hafta içi günlük ortalama

Toplam saatlerin aralıktaki hafta içi günlere bölünmesi; seçtiğiniz gruplama için doluluk anlamlı olmadığında gösterilir.

Finans tarafını iki dışa aktarım karşılar. Ayrıntılı CSV, kayıt başına bir satır içerir: tarih, üye, müşteri, proje, görev, saat, faturalanabilirlik işareti, durum, onaylayan ve onay notu. Özet CSV ise grup başına bir satır içerir. Formül gibi başlayan hücreler etkisiz hâle getirilir; böylece bir formülün adını taşıyan bir görev metin olarak kalır.

Kimseyi sıkıştırmadan zaman çizelgelerini toplayan haftalık bir ritim

Zaman çizelgeleri, ekip her gün ne olacağını bildiğinde ve hatırlatmayı sistem yaptığında zamanında gelir.

1. Her öğleden sonra günü kaydedin ya da çalışan zamanlayıcıyı durdurun. Tek satırlık bir özet yeterlidir.
2. Haftanın sonlarına doğru isteğe bağlı hatırlatıcının takibi yapmasına izin verin. Bir yönetici, Ayarlar altındaki bildirim ayarlarında Zaman çizelgesi hatırlatıcıları seçeneğini açar, haftanın gününü ve saatini seçer; o hafta hiçbir şey kaydetmemiş üyeler, hatırlatıcı e-postalarını kapatmadıkları sürece bir e-posta, açtıkları yerde ise bir cihaz bildirimi alır. Hâlâ eksik olanlar için Pazartesi sabahı bir takip, aynı karttaki ve varsayılan olarak açık olan bir anahtardır.
3. Bir sonraki haftanın başında onaylayanlar “Queue” sırasını temizler, soruları yanıtlar ve iş tazeyken belirsiz olan her şeyi geri gönderir.
4. Ayda bir kez, ay için “Reports” sayfasını açın, müşteriye göre gruplayın, onaylanmış zamana filtreleyin ve özeti faturalama için dışa aktarın.

Saatler göreve de ulaşır. Projeler’de bir görevi açtığınızda çekmece, o göreve karşı kaydedilen zamanı ve daha fazlasını eklemek için bir kısayolu gösterir. Saatlerin yanında insani bir okuma isteyen, yani insanların ne kadar yüklü hissettiğini de soran bir ekip, zaman takibini Stand Up günlük bildirimiyle eşleştirebilir. İkisi de her planda vardır.