ระบบบันทึกเวลาทำงาน และอนุมัติไทม์ชีท สำหรับเอเจนซี่การตลาด

การบันทึกเวลาของเอเจนซี่ ทั้งแบบใช้ AI และไม่ใช้ AI

คนที่ค้นหาระบบบันทึกเวลาทำงานด้วย AI ต้องการชั่วโมงที่ถูกต้องโดยไม่ต้องเสียเวลากับงานจุกจิกทุกสัปดาห์ เครื่องมือบันทึกเวลา (Worklog) ตอบโจทย์นี้ด้วยโครงสร้าง ไม่ใช่ด้วยการเดา

เครื่องมือบันทึกเวลาไม่เฝ้าดูหน้าจอ ไม่ติดตามกิจกรรม ไม่ประมาณชั่วโมงให้คุณ และไม่มีส่วนใดในนั้นเรียกใช้โมเดล AI ชั่วโมงคือคำยืนยันที่คนเป็นผู้ให้ สมาชิกทีมบันทึกรายการไว้กับงานของลูกค้าหรือเปิดตัวจับเวลา แล้วผู้รีวิวจะตอบแต่ละรายการ ส่วน AI ในผลิตภัณฑ์นี้อยู่ที่อื่น เช่นทรานสคริปต์และสรุปของ การประชุมลูกค้า ซึ่งเป็นงานที่เขียนบันทึกด้วยมือได้ยาก

โครงสร้างนี้เองที่ทำให้ยอดรวมน่าเชื่อถือเมื่อถึงเวลาออกใบแจ้งหนี้ ตัวเลขที่คนบันทึก ผูกกับงาน และมีอีกคนอนุมัติ ชี้แจงกับลูกค้าได้อย่างมั่นใจ ส่วนตัวเลขที่อนุมานจากกิจกรรมชี้แจงยากกว่า ไม่ว่าการเดานั้นจะฉลาดแค่ไหน

วิธีที่สมาชิกทีมบันทึกเวลาและตอบผู้รีวิว

รูทีนนี้ใช้หน้าจอเดียวคือ “My time” (เวลาของฉัน) และทำงานแบบเดียวกัน ไม่ว่าคุณจะบันทึกไปตลอดวันหรือบันทึกตอนท้ายวัน

1. 1

   เปิด “My time”

   หน้านี้แสดงสัปดาห์ของคุณเอง ได้แก่ยอดรวมเทียบกับสัปดาห์ทำงาน 40 ชั่วโมง ตารางที่มีแถวของงานและคอลัมน์สำหรับแต่ละวัน และทุกรายการที่คุณบันทึกไว้

2. 2

   คลิกเซลล์ หรือเริ่มจับเวลา

   เซลล์ว่างในตารางจะเปิดฟอร์มของแถวและวันนั้น สำหรับงานที่กำลังทำอยู่ ให้เลือก “Start timer” (เริ่มจับเวลา) เลือกลูกค้าและงาน แล้วกด “Stop & log” (หยุดและบันทึก) เมื่อทำเสร็จ ตัวจับเวลายังเดินต่อแม้คุณปิดแท็บ

3. 3

   เลือกงาน แล้วพิมพ์ชั่วโมง

   เลือกลูกค้า แล้วเลือกโปรเจกต์และงานจากโปรเจกต์ของทีม ใส่ชั่วโมงเป็น 1.5, 1:30, 90m หรือ 1h 30m หรือระบุเวลาเริ่มและเวลาสิ้นสุดให้ฟอร์มคำนวณความยาวให้

4. 4

   เขียนสรุปหนึ่งบรรทัดและกำหนด “Billable”

   สรุปสั้น ๆ ก็เพียงพอ และเพิ่มรายละเอียดหากผู้รีวิวน่าจะต้องใช้ เปิด “Billable” (เรียกเก็บเงินได้) ไว้สำหรับงานของลูกค้า เวลาที่ใช้กับบัญชีของเอเจนซี่เองไม่มีวันเรียกเก็บเงินได้ จึงไม่มีสวิตช์นี้ให้เลือกในบัญชีนั้น

5. 5

   บันทึก แล้วรอดูคำตอบ

   รายการที่บันทึกแล้วจะรออยู่ในคิวของผู้รีวิว หากมีรายการใดถูกส่งกลับมาพร้อมคำถามหรือไม่ได้รับอนุมัติ แบนเนอร์ “Needs your attention” (ต้องการความสนใจจากคุณ) จะติดธงไว้ที่ด้านบนของ “My time” และรายการนั้นจะแสดงหมายเหตุของผู้รีวิว

6. 6

   ตอบและส่งใหม่

   แก้ไขรายการ ตอบคำถามด้วยถ้อยคำของคุณเอง แล้วเลือก “Edit & resubmit” (แก้ไขและส่งใหม่) รายการจะกลับไปเป็น “Pending review” (รอรีวิว) และผู้รีวิวจะเห็นเป็นรายการใหม่

รอบรีวิวรายสัปดาห์ของผู้รีวิว: สี่คำตอบสำหรับทุกรายการ

การรีวิวคือการตัดสินใจครั้งเดียวต่อหนึ่งรายการ และทุกคำตอบทำให้ผู้บันทึกรู้ชัดว่าต้องทำอะไรต่อ

มุมมอง “Week” (สัปดาห์) จัดสัปดาห์ของทีมเป็นตารางและเป็นรายการที่จัดกลุ่มตามวัน พร้อมตัวกรองและช่องค้นหาที่ครอบคลุมทั้งข้อความและชื่อโปรเจกต์กับงานที่เชื่อมไว้ ส่วน “Queue” (คิว) แสดงทุกรายการที่ยังรอรีวิวจากทุกสัปดาห์ รายการที่ส่งช้าจึงไม่หลุดจากรอบรีวิวที่ผ่านไปแล้ว คุณยกเลิกการตัดสินใจได้ทันทีหลังทำ และผู้บันทึกจะได้รับแจ้งครั้งเดียวต่อหนึ่งการตัดสินใจ หรือครั้งเดียวต่อทั้งชุดเมื่อคุณอนุมัติชุดที่เรียบร้อยพร้อมกัน

ใครรีวิวได้ขึ้นอยู่กับสิทธิ์ ผู้ดูแลระบบรีวิวได้ทุกลูกค้า ส่วนสมาชิกทีมที่ได้รับสิทธิ์อนุมัติรีวิวได้เฉพาะลูกค้าที่สิทธิ์นั้นครอบคลุม คนอื่นทั้งหมดเห็นเฉพาะรายการของตัวเอง ชั่วโมงของเพื่อนร่วมงานจึงไม่เคยเปิดให้พวกเขาเห็น

รายงานที่ตอบเรื่องการวางบิลได้ครบ

“Reports” (รายงาน) สรุปรวมรายการที่คุณมีสิทธิ์เห็น แยกตามลูกค้า โปรเจกต์ งาน หรือสมาชิกทีม ในช่วงเวลาที่คุณเลือก

เลือกช่วงเวลาได้ตั้งแต่สัปดาห์นี้ 30 วันหรือ 90 วันที่ผ่านมา ไตรมาสนี้ หรือตั้งแต่ต้นปีถึงปัจจุบัน หรือกำหนดวันที่เองก็ได้ จัดกลุ่มตามลูกค้า โปรเจกต์ งาน หรือสมาชิกทีม กรองให้เหลือเวลาที่เรียกเก็บเงินได้หรือเวลาภายใน และรายการที่อนุมัติแล้ว รอดำเนินการ หรือถูกติดธง แล้วคลิกแถวใดก็ได้เพื่อเจาะดูรายการเบื้องหลัง

Billable share (สัดส่วนที่เรียกเก็บเงินได้)

ชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้คิดเป็นเปอร์เซ็นต์ของทุกชั่วโมงที่บันทึกในช่วงเวลานั้น แสดงคู่กับชั่วโมงที่เก็บไว้ใช้ภายใน

Pending และ Flagged (รอรีวิวและติดธง)

“Pending” คือเวลาที่ยังรอผู้รีวิว ส่วน “Flagged” คือเวลาที่ถูกส่งกลับในสถานะถูกสอบถามหรือไม่อนุมัติ

Utilization (อัตราการใช้เวลา)

ชั่วโมงที่บันทึกหารด้วย 8 ชั่วโมงต่อวันจันทร์ถึงศุกร์แต่ละวันในช่วงเวลานั้น แสดงเป็นเปอร์เซ็นต์จำนวนเต็ม ปรากฏเมื่อคุณจัดกลุ่มตามสมาชิกทีม และมีป้ายกำกับว่า “Has capacity” (ยังรับงานเพิ่มได้) “Well utilized” (ใช้เวลาได้ดี) หรือ “At capacity” (เต็มกำลัง)

Average per weekday (ค่าเฉลี่ยต่อวันธรรมดา)

ชั่วโมงรวมหารด้วยจำนวนวันจันทร์ถึงศุกร์ในช่วงเวลานั้น แสดงเมื่ออัตราการใช้เวลาไม่มีความหมายสำหรับการจัดกลุ่มที่คุณเลือก

การส่งออกสองแบบครอบคลุมฝั่งการเงิน ไฟล์ CSV แบบละเอียดมีหนึ่งแถวต่อหนึ่งรายการ พร้อมวันที่ สมาชิก ลูกค้า โปรเจกต์ งาน ชั่วโมง ธงเรียกเก็บเงินได้ สถานะ ผู้รีวิว และหมายเหตุการรีวิว ไฟล์ CSV แบบสรุปมีหนึ่งแถวต่อหนึ่งกลุ่ม เซลล์ที่ขึ้นต้นเหมือนสูตรจะถูกทำให้ไม่ทำงาน ชื่องานที่ตั้งเลียนแบบสูตรจึงยังเป็นข้อความธรรมดา

จังหวะการทำงานรายสัปดาห์ที่ทำให้ไทม์ชีทครบโดยไม่ต้องตามทวง

ไทม์ชีทมาตรงเวลาเมื่อทีมรู้ว่าแต่ละวันต้องทำอะไร และให้ระบบเป็นผู้เตือนแทน

1. ทุกบ่าย บันทึกงานของวันนั้นหรือหยุดตัวจับเวลาที่กำลังเดินอยู่ สรุปหนึ่งบรรทัดก็เพียงพอ
2. ช่วงท้ายสัปดาห์ ให้การเตือนแบบไม่บังคับเป็นฝ่ายตามแทน ผู้ดูแลระบบเปิด “การเตือนบันทึกเวลา” ในการตั้งค่าการแจ้งเตือนภายใต้ ตั้งค่า แล้วเลือกวันและเวลา สมาชิกที่ยังไม่ได้บันทึกอะไรในสัปดาห์นั้นจะได้รับอีเมล เว้นแต่จะปิดอีเมลเตือนไว้ และหากเปิดการแจ้งเตือนบนอุปกรณ์ไว้ก็จะได้รับการแจ้งเตือนบนอุปกรณ์ด้วย การเตือนอีกครั้งในเช้าวันจันทร์สำหรับคนที่ยังขาดอยู่เป็นสวิตช์ในการ์ดเดียวกัน และเปิดไว้เป็นค่าเริ่มต้น
3. ต้นสัปดาห์ถัดไป ผู้รีวิวเคลียร์ “Queue” ตอบคำถาม และส่งกลับรายการที่ไม่ชัดเจนขณะที่งานยังสดอยู่ในความจำ
4. เดือนละครั้ง เปิด “Reports” ของเดือนนั้น จัดกลุ่มตามลูกค้า กรองเฉพาะเวลาที่อนุมัติแล้ว แล้วส่งออกไฟล์สรุปเพื่อนำไปวางบิล

ชั่วโมงเหล่านี้ไปถึงตัวงานด้วย เปิดงานใน โปรเจกต์ แล้วแผงรายละเอียดงานจะแสดงเวลาที่บันทึกกับงานนั้นพร้อมทางลัดสำหรับเพิ่มเวลา ทีมที่อยากรู้ด้วยว่าแต่ละคนรู้สึกว่างานหนักเพียงใด ซึ่งเป็นมุมมองของคนที่อ่านคู่กับตัวเลขชั่วโมง ก็จับคู่บันทึกเวลากับเช็กอินประจำวันใน Stand Up ได้ ทั้งสองอย่างรวมอยู่ในทุกแพ็กเกจ