Ewidencja czasu pracy w agencji marketingowej z akceptacją godzin zespołu

Ewidencja czasu pracy w agencji – z AI i bez AI

Kto szuka ewidencji czasu z AI, chce godzin zgodnych z prawdą bez cotygodniowego obowiązku. Ewidencja osiąga to strukturą, a nie zgadywaniem.

Ewidencja czasu pracy nie obserwuje Twojego ekranu, nie śledzi aktywności ani nie szacuje godzin, a żaden jej element nie wywołuje modelu AI. Godziny to oświadczenie złożone przez człowieka: osoba z zespołu zapisuje wpis przy zadaniu klienta albo włącza stoper, a osoba akceptująca odpowiada potem na każdy wpis. AI w tym produkcie działa gdzie indziej, na przykład w transkrypcjach i podsumowaniach spotkań z klientami, gdzie pisemny zapis trudno wytworzyć ręcznie.

Ta struktura sprawia, że suma jest wiarygodna w chwili fakturowania. Liczbę, którą zapisała osoba, powiązaną z zadaniem i zaakceptowaną przez drugą osobę, można obronić przed klientem. Liczbę wywnioskowaną z aktywności obronić trudniej, choćby zgadywanie było bardzo sprytne.

Jak osoba z zespołu zapisuje czas i odpowiada osobie akceptującej

Rutyna mieści się na jednym ekranie, „My time” (mój czas), i działa tak samo, niezależnie od tego, czy zapisujesz czas na bieżąco, czy na koniec dnia.

1. 1

   Otwórz „My time”

   Pokazuje Twój własny tydzień: sumy na tle 40-godzinnego tygodnia pracy, siatkę wierszy z kolumną na każdy dzień i każdy zapisany przez Ciebie wpis.

2. 2

   Kliknij komórkę albo włącz stoper

   Pusta komórka w siatce otwiera formularz dla danego wiersza i dnia. Przy pracy w toku wybierasz „Start timer” (włącz stoper), wskazujesz klienta i zadanie, a po zakończeniu naciskasz „Stop & log” (zatrzymaj i zapisz). Stoper działa dalej, nawet jeśli zamkniesz kartę.

3. 3

   Wybierz zadanie i wpisz godziny

   Wybierasz klienta, a potem projekt i zadanie z projektów zespołu. Godziny wpisujesz jako 1.5, 1:30, 90m albo 1h 30m, albo podajesz początek i koniec, a formularz wylicza długość.

4. 4

   Napisz jedną linię i ustaw fakturowalność

   Wystarczy krótkie podsumowanie, ze szczegółami, jeśli osoba akceptująca będzie ich potrzebować. Przy pracy dla klienta przełącznik „Billable” (fakturowalne) zostaje włączony. Czas na koncie samej agencji nigdy nie jest fakturowalny, więc przełącznika tam nie ma.

5. 5

   Zapisz i sprawdź odpowiedź

   Zapisany wpis czeka w kolejce osób akceptujących. Jeśli któryś wróci ze statusem „Questioned” (z pytaniem) albo „Not approved” (niezaakceptowany), baner „Needs your attention” (wymaga Twojej uwagi) oznacza go na górze „My time”, a wpis pokazuje notatkę osoby akceptującej.

6. 6

   Odpowiedz i wyślij ponownie

   Edytujesz wpis, odpowiadasz na pytanie własnymi słowami i wybierasz „Edit & resubmit” (edytuj i wyślij ponownie). Wpis wraca do statusu „Pending review” (oczekuje na przegląd), a osoba akceptująca widzi go jako nową pozycję.

Tygodniowy przegląd godzin: cztery odpowiedzi na każdy wpis

Akceptacja godzin to jedna decyzja na wpis, a każda odpowiedź zostawia autora z jasnym następnym krokiem.

Widok „Week” (tydzień) pokazuje tydzień zespołu jako siatkę i jako wpisy pogrupowane według dni, z filtrami i wyszukiwarką działającą w treści oraz w nazwach powiązanych projektów i zadań. „Queue” (kolejka) zawiera każdy oczekujący wpis z dowolnego tygodnia, więc spóźniony wpis nigdy nie umknie przeglądowi, który poszedł dalej. Decyzję można cofnąć zaraz po jej podjęciu, a autor dostaje o niej powiadomienie raz na decyzję albo raz na całą partię, gdy akceptujesz razem czysty zestaw.

To, kto akceptuje, jest kwestią uprawnienia. Administratorzy akceptują wpisy każdego klienta, a osoba z zespołu z uprawnieniem do akceptowania akceptuje klientów, których to uprawnienie obejmuje. Wszyscy pozostali widzą tylko własne wpisy, więc godziny kolegów nigdy nie są dla nich widoczne.

Raporty, które rozstrzygają kwestię fakturowania

Widok „Reports” (raporty) sumuje wpisy, które możesz zobaczyć, według klienta, projektu, zadania lub osoby z zespołu, w wybranym zakresie.

Zakres wybierasz spośród propozycji od bieżącego tygodnia, przez ostatnie 30 lub 90 dni, bieżący kwartał i rok do tej pory, albo ustawiasz własne daty. Grupujesz według klienta, projektu, zadania lub osoby z zespołu, zawężasz do czasu fakturowalnego lub wewnętrznego oraz do wpisów zaakceptowanych, oczekujących lub oznaczonych, a kliknięcie dowolnego wiersza prowadzi do wpisów, które za nim stoją.

„Billable share” (udział godzin fakturowalnych)

Godziny fakturowalne jako procent wszystkiego, co zapisano w wybranym zakresie, pokazane obok godzin wewnętrznych.

„Pending and flagged” (oczekujące i oznaczone)

„Pending” to czas, który nadal czeka na osobę akceptującą. „Flagged” to czas odesłany ze statusem „Questioned” albo „Not approved”.

„Utilization” (obłożenie)

Zapisane godziny podzielone przez 8 godzin na każdy dzień roboczy w zakresie, jako liczba całkowita procentów. Pojawia się przy grupowaniu według osoby z zespołu i ma etykietę „Has capacity” (jest zapas), „Well utilized” (dobrze wykorzystane) albo „At capacity” (pełne obłożenie).

„Average per weekday” (średnia na dzień roboczy)

Suma godzin podzielona przez liczbę dni roboczych w zakresie, pokazywana, gdy obłożenie nie ma sensu dla wybranego grupowania.

Dwa eksporty obsługują stronę finansową. Szczegółowy plik CSV ma jeden wiersz na wpis z datą, osobą, klientem, projektem, zadaniem, godzinami, flagą fakturowalności, statusem, osobą akceptującą i notatką z przeglądu. Podsumowujący plik CSV ma jeden wiersz na grupę. Komórki, które zaczynają się jak formuła, są neutralizowane, więc zadanie nazwane jak formuła pozostaje tekstem.

Tygodniowy rytm, dzięki któremu arkusze czasu pracy wpływają bez przypominania

Arkusze wpływają na czas, gdy zespół wie, co dzieje się każdego dnia, a przypominaniem zajmuje się system.

1. Każdego popołudnia zapisujesz dzień albo zatrzymujesz działający stoper. Wystarczy jedna linia podsumowania.
2. Pod koniec tygodnia pilnowaniem terminów zajmuje się opcjonalne przypomnienie. Administrator włącza „Przypomnienia o czasie pracy” w ustawieniach powiadomień w Ustawieniach, wybiera dzień tygodnia i godzinę, a osoby, które w tym tygodniu niczego nie zapisały, dostają e-mail, chyba że wyłączyły e-maile z przypomnieniami, oraz, jeśli to włączyły, powiadomienie na urządzeniu. Poniedziałkowe przypomnienie rano dla każdego, kogo nadal brakuje, to przełącznik na tej samej karcie, domyślnie włączony.
3. Na początku następnego tygodnia osoby akceptujące opróżniają „Queue”, odpowiadają na pytania i odsyłają wszystko, co niejasne, póki praca jest świeża w pamięci.
4. Raz w miesiącu otwierasz „Reports” dla danego miesiąca, grupujesz według klienta, filtrujesz do czasu zaakceptowanego i eksportujesz podsumowanie do fakturowania.

Godziny trafiają też do zadania. Po otwarciu zadania w Projektach panel boczny pokazuje zapisany przy nim czas i skrót do dodania kolejnych godzin. Zespół, który chce poznać także ludzki odczyt obok godzin, czyli to, jak obciążeni czują się ludzie, może połączyć ewidencję czasu pracy z codziennym check-inem w Stand Up. Oba narzędzia są w każdym planie.