Urenregistratie voor bureaus met goedkeuring van de urenstaat

Urenregistratie voor bureaus, met en zonder AI

Wie zoekt naar AI-urenregistratie wil kloppende uren zonder wekelijks gedoe. De Urenregistratie bereikt dat met structuur en niet met giswerk.

De Urenregistratie bekijkt je scherm niet, volgt je activiteit niet en schat je uren niet, en er wordt in de tool nergens een model aangeroepen. Uren zijn een verklaring van een persoon: een teamlid registreert een regel bij de taak van een klant of laat een timer lopen, en een beoordelaar geeft daarna op elke regel antwoord. De AI in dit product zit elders, bijvoorbeeld in de transcripten en samenvattingen van klantmeetings, waar een schriftelijk verslag met de hand lastig te maken is.

Die structuur maakt een totaal betrouwbaar op het moment van factureren. Een cijfer dat een persoon heeft geregistreerd, dat aan een taak hangt en dat een tweede persoon heeft goedgekeurd, kun je tegenover een klant verdedigen. Een cijfer dat uit activiteit is afgeleid, is lastiger te verdedigen, hoe slim de schatting ook is.

Hoe een teamlid uren registreert en op een beoordelaar reageert

De routine speelt zich af op één scherm, „My time” (mijn uren), en werkt hetzelfde of je nu tussendoor registreert of aan het einde van de dag.

1. 1

   Open „My time”

   Het toont je eigen week: totalen afgezet tegen een werkweek van 40 uur, een raster van rijen met een kolom voor elke dag en elke regel die je hebt geregistreerd.

2. 2

   Klik op een cel of start de timer

   Een lege cel in het raster opent het formulier voor die rij en dag. Kies voor werk dat bezig is „Start timer” (timer starten), kies de klant en de taak en druk op „Stop & log” (stoppen en registreren) als je klaar bent. De timer blijft lopen als je het tabblad sluit.

3. 3

   Kies de taak en typ daarna de uren

   Kies de klant en daarna het project en de taak uit Projecten. Voer uren in als 1.5, 1:30, 90m of 1h 30m, of geef een begin en een einde op en laat het formulier de duur uitrekenen.

4. 4

   Schrijf één regel en stel factureerbaar in

   Een korte samenvatting is genoeg, met details als de beoordelaar die nodig heeft. Laat „Billable” (factureerbaar) aanstaan voor klantwerk. Tijd op het eigen account van het bureau is nooit factureerbaar, dus die schakelaar wordt daar niet aangeboden.

5. 5

   Sla op en kijk daarna of er een reactie is

   Een opgeslagen regel wacht in de wachtrij van de beoordelaars. Komt er een terug als bevraagd of niet goedgekeurd, dan markeert een banner „Needs your attention” (jouw aandacht nodig) dat bovenaan „My time”, en toont de regel de notitie van de beoordelaar.

6. 6

   Antwoord en dien opnieuw in

   Bewerk de regel, beantwoord de vraag in je eigen woorden en kies „Edit & resubmit” (bewerken en opnieuw indienen). De regel gaat terug naar „Pending review” (in behandeling) en de beoordelaar ziet hem als een nieuw item.

De wekelijkse ronde van een beoordelaar: vier antwoorden op elke regel

Uren goedkeuren en beoordelen komt neer op één besluit per regel, en elk antwoord geeft de auteur iets duidelijks om daarna te doen.

De weergave „Week” toont de week van het team als raster en als regels gegroepeerd per dag, met filters en een zoekopdracht over de tekst en de namen van het gekoppelde project en de taak. De „Queue” (wachtrij) toont elke openstaande regel uit elke week, zodat een late regel nooit langs een beoordeling glipt die al verder is. Een besluit kan direct na het nemen ongedaan worden gemaakt, en de auteur hoort er één keer per besluit over, of één keer voor een hele reeks wanneer je een schone set in één keer goedkeurt.

Wie er beoordeelt, wordt bepaald door een recht. Beheerders beoordelen elke klant, en een teamlid dat het recht „Approve” (goedkeuren) heeft gekregen, beoordeelt de klanten die dat recht bestrijkt. Alle anderen zien alleen hun eigen regels, dus de uren van een collega zijn nooit voor hen zichtbaar.

Rapporten die de vraag over de facturatie beantwoorden

„Reports” (rapporten) telt de regels op die je mag zien, per klant, project, taak of teamlid, over een periode die je kiest.

Kies een periode, van deze week tot de afgelopen 30 of 90 dagen, dit kwartaal of het jaar tot nu toe, of stel je eigen data in. Groepeer op klant, project, taak of teamlid, beperk tot factureerbare of interne tijd en tot goedgekeurde, openstaande of gemarkeerde regels, en klik op een rij om in te zoomen op de regels erachter.

„Billable share” (factureerbaar aandeel)

Factureerbare uren als percentage van alles wat in de periode is geregistreerd, getoond naast de uren die intern blijven.

„Pending and flagged” (openstaand en gemarkeerd)

„Pending” is tijd die nog op een beoordelaar wacht. „Flagged” is tijd die is teruggestuurd als bevraagd of niet goedgekeurd.

„Utilization” (bezettingsgraad)

Geregistreerde uren gedeeld door 8 uur voor elke werkdag in de periode, als geheel percentage. Het verschijnt wanneer je per teamlid groepeert en heeft het label „Has capacity” (ruimte over), „Well utilized” (goed benut) of „At capacity” (vol bezet).

„Average per weekday” (gemiddelde per werkdag)

Totaal aantal uren gedeeld door het aantal werkdagen in de periode, getoond wanneer de bezettingsgraad niet zinvol is voor de groepering die je koos.

Twee exports dekken de financiële kant. De gedetailleerde CSV heeft één rij per regel, met de datum, het teamlid, de klant, het project, de taak, de uren, de vlag voor factureerbaar, de status, de beoordelaar en de reviewnotitie. De samenvattende CSV heeft één rij per groep. Cellen die beginnen als een formule worden onschadelijk gemaakt, zodat een taak met zo’n naam tekst blijft.

Een weekritme waarmee urenstaten binnenkomen zonder te zeuren

Urenstaten komen op tijd binnen als het team weet wat er elke dag gebeurt en het systeem de herinneringen verzorgt.

1. Registreer elke middag de dag of stop de lopende timer. Eén regel samenvatting is genoeg.
2. Later in de week laat je de optionele herinnering voor het opvolgen zorgen. Een beheerder zet „Herinneringen voor uren” aan in de meldingsinstellingen onder Instellingen, kiest de weekdag en het tijdstip, en leden die die week niets hebben geregistreerd, krijgen een e-mail, tenzij ze herinneringsmails hebben uitgezet, en, waar ze die hebben aangezet, een apparaatmelding. Een opvolging op maandagochtend voor iedereen die nog ontbreekt is een schakelaar op dezelfde kaart, die standaard aanstaat.
3. Aan het begin van de volgende week werken beoordelaars de „Queue” weg, beantwoorden ze vragen en sturen ze alles terug wat onduidelijk is, terwijl het werk vers is.
4. Open eens per maand „Reports” voor die maand, groepeer per klant, filter op goedgekeurde tijd en exporteer de samenvatting voor de facturatie.

De uren komen ook bij de taak terecht. Open een taak in Projecten en het taakpaneel toont de tijd die erop is geregistreerd en een snelkoppeling om meer toe te voegen. Voor de menselijke lezing naast de uren kan een team dat ook vraagt hoe zwaar mensen het hebben, de Urenregistratie combineren met de dagelijkse check-in in Stand Up. Beide zitten in elk abonnement.