Bảng chấm công dự án và phê duyệt giờ công cho agency marketing

Chấm công cho agency, có AI và không có AI

Ai tìm phần mềm chấm công bằng AI cũng muốn số giờ chính xác mà không phải làm một việc vặt mỗi tuần. Bảng chấm công dự án đạt được điều đó bằng cấu trúc chứ không bằng phỏng đoán.

Tính năng Chấm công không theo dõi màn hình của bạn, không giám sát hoạt động và không ước tính số giờ, và không có thành phần nào trong đó gọi một mô hình AI. Số giờ là lời khẳng định của một con người: đồng nghiệp ghi một dòng giờ công vào công việc của khách hàng hoặc chạy bộ bấm giờ, rồi một người duyệt trả lời từng dòng. AI trong sản phẩm này nằm ở nơi khác, chẳng hạn ở bản ghi và bản tóm tắt của các cuộc họp với khách hàng, nơi một bản ghi bằng văn bản rất khó tạo thủ công.

Chính cấu trúc đó làm cho một tổng số đáng tin khi lập hóa đơn. Một con số do một người ghi, gắn với một công việc và được người thứ hai duyệt thì bảo vệ được trước khách hàng. Một con số suy ra từ hoạt động khó bảo vệ hơn, dù phỏng đoán có thông minh đến đâu.

Đồng nghiệp ghi giờ công và trả lời người duyệt như thế nào

Quy trình chỉ cần một màn hình, “My time” (giờ công của tôi), và hoạt động như nhau dù bạn ghi giờ công dần dần hay vào cuối ngày.

1. 1

   Mở “My time”

   Màn hình hiển thị tuần của chính bạn: tổng số giờ so với tuần làm việc 40 giờ, một lưới các dòng với một cột cho mỗi ngày, và mọi dòng giờ công bạn đã ghi.

2. 2

   Nhấp một ô, hoặc bắt đầu bấm giờ

   Một ô trống trong lưới mở biểu mẫu cho dòng và ngày đó. Với công việc đang làm, chọn “Start timer” (bắt đầu bấm giờ), chọn khách hàng và công việc, rồi bấm “Stop & log” (dừng và ghi giờ) khi xong. Bộ bấm giờ vẫn chạy nếu bạn đóng tab.

3. 3

   Chọn công việc, rồi nhập số giờ

   Chọn khách hàng, rồi chọn dự án và công việc từ Dự án. Nhập số giờ dưới dạng 1.5, 1:30, 90m hoặc 1h 30m, hoặc nhập giờ bắt đầu và giờ kết thúc để biểu mẫu tự tính thời lượng.

4. 4

   Viết một dòng và đặt tính phí

   Một tóm tắt ngắn là đủ, kèm chi tiết nếu người duyệt sẽ cần. Để “Billable” (tính phí) bật cho công việc của khách hàng. Thời gian trên tài khoản riêng của agency không bao giờ tính phí, nên công tắc này không xuất hiện ở đó.

5. 5

   Lưu, rồi chờ phản hồi

   Dòng giờ công đã lưu chờ trong hàng chờ của người duyệt. Nếu có dòng bị hỏi lại hoặc bị từ chối, một biểu ngữ “Needs your attention” (cần bạn chú ý) đánh dấu nó ở đầu “My time”, và dòng đó hiện ghi chú của người duyệt.

6. 6

   Trả lời và gửi lại

   Sửa dòng giờ công, trả lời câu hỏi bằng lời của bạn và chọn “Edit & resubmit” (sửa và gửi lại). Dòng đó trở về “Pending review” (chờ duyệt), và người duyệt thấy nó như một mục mới.

Lượt duyệt hằng tuần của người duyệt: bốn câu trả lời cho mỗi dòng

Mỗi dòng chỉ cần một quyết định, và mỗi câu trả lời để lại cho người ghi một việc rõ ràng cần làm tiếp.

Chế độ xem “Week” trải tuần của đội thành một lưới và thành các dòng giờ công gom theo ngày, kèm bộ lọc và tìm kiếm trên nội dung cùng tên dự án và công việc liên kết. Tab “Queue” (hàng chờ) liệt kê mọi dòng đang chờ duyệt của bất kỳ tuần nào, nên một dòng nộp muộn không bao giờ lọt khỏi lượt duyệt đã đi tiếp. Một quyết định có thể hoàn tác ngay sau khi đưa ra, và người ghi được báo một lần cho mỗi quyết định, hoặc một lần cho cả loạt khi bạn duyệt cùng lúc một tập dòng hợp lệ.

Ai được quyền duyệt là do phân quyền quyết định. Quản trị viên duyệt mọi khách hàng, và một đồng nghiệp được cấp quyền duyệt sẽ duyệt những khách hàng mà quyền đó áp dụng tới. Mọi người còn lại chỉ thấy các dòng giờ công của chính mình, nên giờ công của đồng nghiệp không bao giờ hiện ra với họ.

Báo cáo giải quyết câu hỏi lập hóa đơn

“Reports” cộng các dòng giờ công bạn được phép xem theo khách hàng, dự án, công việc hoặc đồng nghiệp, trong khoảng thời gian bạn chọn.

Chọn một khoảng thời gian từ tuần này đến 30 hoặc 90 ngày gần nhất, quý này hoặc từ đầu năm đến nay, hoặc tự đặt ngày. Nhóm theo khách hàng, dự án, công việc hoặc đồng nghiệp, thu hẹp về giờ tính phí hoặc giờ nội bộ và về các dòng đã duyệt, đang chờ hay bị gắn cờ, rồi nhấp vào bất kỳ dòng nào để xem các dòng giờ công phía sau nó.

“Billable share” (tỷ lệ giờ tính phí)

Giờ tính phí tính theo phần trăm của mọi giờ đã ghi trong khoảng thời gian, hiển thị cạnh số giờ nội bộ.

“Pending” và “Flagged” (chờ duyệt và bị gắn cờ)

“Pending” là thời gian còn đang chờ người duyệt. “Flagged” là thời gian đã bị trả lại vì bị hỏi lại hoặc bị từ chối.

“Utilization” (mức sử dụng)

Số giờ đã ghi chia cho 8 giờ của mỗi ngày làm việc trong khoảng thời gian (không tính cuối tuần), làm tròn thành phần trăm nguyên. Chỉ số này xuất hiện khi bạn nhóm theo đồng nghiệp và mang nhãn “Has capacity” (còn dư năng lực), “Well utilized” (khai thác tốt) hoặc “At capacity” (đã kín năng lực).

“Average per weekday” (trung bình mỗi ngày làm việc)

Tổng số giờ chia cho số ngày làm việc trong khoảng thời gian, hiển thị khi mức sử dụng không có ý nghĩa với cách nhóm bạn đã chọn.

Hai bản xuất phục vụ phía tài chính. CSV chi tiết có một dòng cho mỗi dòng giờ công với ngày, thành viên, khách hàng, dự án, công việc, số giờ, cờ tính phí, trạng thái, người duyệt và ghi chú duyệt. CSV tóm tắt có một dòng cho mỗi nhóm. Các ô bắt đầu giống một công thức bị vô hiệu hóa, nên tên công việc đặt giống công thức vẫn là văn bản.

Nhịp theo tuần để thu đủ bảng chấm công mà không phải đi đòi

Bảng chấm công về đúng hạn khi đội ngũ biết mỗi ngày diễn ra điều gì và hệ thống lo việc nhắc.

1. Mỗi buổi chiều, ghi giờ công của ngày hoặc dừng bộ bấm giờ đang chạy. Một dòng tóm tắt là đủ.
2. Cuối tuần, để lời nhắc tùy chọn lo việc đốc thúc. Quản trị viên bật “Lời nhắc chấm công” trong phần cài đặt Thông báo ở Cài đặt, chọn ngày trong tuần và giờ, và các thành viên chưa ghi giờ công nào trong tuần đó sẽ nhận một email, trừ khi họ đã tắt email nhắc, cùng một thông báo trên thiết bị ở nơi họ đã bật. Lời nhắc bổ sung vào sáng thứ Hai cho ai còn thiếu là một công tắc trong cùng thẻ, được bật theo mặc định.
3. Đầu tuần sau, người duyệt xử lý hết “Queue” (hàng chờ), trả lời các câu hỏi và trả lại mọi dòng chưa rõ khi công việc còn mới.
4. Mỗi tháng một lần, mở “Reports” cho cả tháng, nhóm theo khách hàng, lọc về giờ đã duyệt và xuất file tóm tắt để lập hóa đơn.

Số giờ cũng đi tới chính công việc. Mở một công việc trong Dự án và ngăn chi tiết hiện thời gian đã ghi cho nó cùng một lối tắt để thêm giờ. Đội nào còn muốn hỏi xem mọi người cảm thấy khối lượng công việc nặng nhẹ ra sao có thể kết hợp bảng chấm công dự án với check-in hằng ngày trong Stand Up, để có góc nhìn con người bên cạnh các con số giờ. Cả hai đều có ở mọi gói.