Bảng chấm công dự án và phê duyệt giờ công cho agency marketing

Mỗi dòng nhận một quyết định rõ ràng: phê duyệt, hỏi lại khi có điều cần làm rõ, từ chối, hoặc đặt lại về trạng thái chờ, và phê duyệt cùng lúc toàn bộ các dòng đang chờ đã lọc khi cả loạt đều hợp lệ. Một dòng bị hỏi lại sẽ mang theo câu hỏi đó, nên cuộc trao đổi về bảng chấm công nằm ngay trên bảng chấm công, chứ không phải trong một email riêng.

Mọi quyết định đều được đóng dấu ai đã xem xét và vào lúc nào, và vẫn còn nguyên sau khi tải lại trang, nên trạng thái phê duyệt là một bản ghi thật sự, chứ không phải một hiệu ứng giao diện thoáng qua. Việc ký duyệt của tuần có thể kiểm chứng lại sau này, không chỉ dựa vào trí nhớ.

Một thanh bóc tách chia tuần theo từng thành viên và từng khách hàng, để bạn trả lời được hai câu hỏi quan trọng nhất chỉ bằng một cái nhìn: có ai đang quá tải hay thiếu việc không, và một khách hàng có đang tiêu tốn nhiều giờ hơn retainer cho phép không. Nhấp vào một thành viên hoặc một khách hàng sẽ thu hẹp danh sách, số liệu và biểu đồ về đúng góc nhìn đó.

Với một agency, góc nhìn đó là một cảnh báo sớm: nó chỉ ra tài khoản đang âm thầm ăn mòn biên lợi nhuận và thành viên đang tiến gần đến kiệt sức, trong khi vẫn còn thời gian để xử lý cả hai.

Lọc theo thành viên hoặc theo khách hàng, và tìm kiếm trên công việc, người thực hiện, khách hàng, dự án và ghi chú, để một người quản lý đang xem xét tuần của một tài khoản, hoặc của một người, nhận đúng phần đó mà không phải cuộn qua giờ công của tất cả những người khác. Danh sách, tổng số và biểu đồ đều thu hẹp cùng lúc.

Điều đó giữ cho việc phê duyệt luôn tập trung: xem xét tuần của một tài khoản, ký duyệt, rồi chuyển tiếp, thay vì phải lội qua toàn bộ giờ công của cả agency chỉ để tìm chục dòng thực sự thuộc trách nhiệm của bạn trong đợt này.

Xuất chế độ xem hiện tại ra CSV, đã được lọc sẵn theo khách hàng, người hoặc tuần bạn đang quan tâm, rồi đưa cho bộ phận kế toán một bảng chấm công gọn gàng để lập hóa đơn. Chính việc phê duyệt bạn vừa làm ở bước trước là thứ khiến bản xuất này đáng tin cậy: chỉ những giờ bạn đã ký duyệt mới đi vào hóa đơn.

Nó khép kín vòng từ giờ đã ghi nhận đến giờ đã lập hóa đơn mà không cần nhập lại thủ công, đúng là điểm mà giờ công thường bị thất thoát khỏi doanh thu của một agency.

Một biểu đồ biến giờ công đã ghi nhận trong tuần thành một hình dạng bạn đọc được ngay lập tức: thời gian được phân bổ ra sao, khối lượng công việc dồn ở đâu, tổng số giờ đã phê duyệt đang tiến triển thế nào. Đó là khác biệt giữa việc biết đội của bạn đã ghi giờ công, và việc thật sự hiểu tuần đó đã trôi qua như thế nào.

Kết hợp với các bảng bóc tách theo khách hàng và theo thành viên, nó cho chủ agency một bức tranh năng lực làm cơ sở cho lần tuyển dụng tiếp theo, cuộc trao đổi về retainer sắp tới, và quyết định thương lượng lại phạm vi công việc trước khi nó vượt tầm kiểm soát.