मार्केटिंग एजेंसियों के लिए टाइमशीट सॉफ़्टवेयर और टाइम ट्रैकिंग अप्रूवल

एजेंसियों के लिए टाइम ट्रैकिंग, AI के साथ और AI के बिना

AI टाइम ट्रैकिंग खोजने वाला हर व्यक्ति ऐसे घंटे चाहता है जो सही हों और जिनके लिए हर हफ़्ते की माथापच्ची न करनी पड़े। यह टाइमशीट सॉफ़्टवेयर वहां अंदाज़े से नहीं, ढांचे से पहुंचता है।

टाइमशीट टूल आपकी स्क्रीन पर नज़र नहीं रखता, आपकी गतिविधि ट्रैक नहीं करता और आपके घंटों का अंदाज़ा नहीं लगाता, और इसमें कुछ भी किसी AI मॉडल को कॉल नहीं करता। घंटे किसी व्यक्ति का दिया हुआ बयान हैं: कोई साथी क्लाइंट के टास्क पर एंट्री लॉग करता है या टाइमर चलाता है, और फिर रिव्यूअर हर एंट्री पर अपना जवाब देता है। इस प्रोडक्ट का AI कहीं और है, जैसे क्लाइंट मीटिंग के ट्रांसक्रिप्ट और रिकैप में, जहां लिखित रिकॉर्ड हाथ से बनाना मुश्किल होता है।

यही ढांचा इनवॉइस के वक्त किसी कुल योग को भरोसेमंद बनाता है। जो आंकड़ा किसी व्यक्ति ने लॉग किया हो, किसी टास्क से जुड़ा हो और जिसे दूसरे व्यक्ति ने अप्रूव किया हो, उसका क्लाइंट के सामने बचाव किया जा सकता है। गतिविधि से अनुमान लगाए गए आंकड़े का बचाव करना मुश्किल होता है, अंदाज़ा चाहे कितना भी चतुर हो।

साथी समय कैसे लॉग करते हैं और रिव्यूअर को जवाब कैसे देते हैं

यह पूरा रूटीन एक ही स्क्रीन, “My time” (मेरा समय), पर चलता है, और एक जैसा काम करता है चाहे आप चलते-चलते लॉग करें या दिन के आखिर में।

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   “My time” खोलें

   इसमें आपका अपना हफ़्ता दिखता है: 40 घंटे के कामकाजी हफ़्ते के मुकाबले कुल घंटे, हर दिन के एक कॉलम वाली पंक्तियों की ग्रिड, और आपकी लॉग की हुई हर एंट्री।

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   किसी सेल पर क्लिक करें, या टाइमर शुरू करें

   ग्रिड का कोई खाली सेल उस पंक्ति और दिन का फ़ॉर्म खोल देता है। जारी काम के लिए “Start timer” (टाइमर शुरू करें) चुनें, क्लाइंट और टास्क चुनें, और काम खत्म होने पर “Stop & log” (रोकें और लॉग करें) दबाएं। टैब बंद कर देने पर भी टाइमर चलता रहता है।

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   टास्क चुनें, फिर घंटे लिखें

   क्लाइंट चुनें, फिर प्रोजेक्ट टूल से उसका प्रोजेक्ट और टास्क चुनें। घंटे 1.5, 1:30, 90m या 1h 30m के रूप में लिखें, या शुरू और खत्म होने का समय दें और अवधि फ़ॉर्म को निकालने दें।

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   एक लाइन लिखें और “Billable” तय करें

   एक छोटा सारांश काफ़ी है, और रिव्यूअर को ज़रूरत पड़े तो ब्योरा जोड़ दें। क्लाइंट के काम के लिए “Billable” (बिल करने लायक) को चालू रहने दें। एजेंसी के अपने अकाउंट का समय कभी बिल करने लायक नहीं होता, इसलिए वहां यह स्विच दिया ही नहीं जाता।

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   सेव करें, फिर जवाब देखें

   सेव की गई एंट्री रिव्यूअर की कतार में इंतज़ार करती है। अगर कोई एंट्री सवाल के साथ या अप्रूव हुए बिना लौटती है, तो “My time” के ऊपर “Needs your attention” (आपके ध्यान की ज़रूरत है) बैनर उसे चिह्नित करता है, और एंट्री पर रिव्यूअर का नोट दिखता है।

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   जवाब दें और दोबारा भेजें

   एंट्री एडिट करें, सवाल का जवाब अपने शब्दों में दें और “Edit & resubmit” (एडिट करें और दोबारा भेजें) चुनें। वह “Pending review” (रिव्यू बाकी) में लौट जाती है, और रिव्यूअर उसे एक नए आइटम की तरह देखता है।

रिव्यूअर का साप्ताहिक पास: हर एंट्री के चार जवाब

रिव्यू हर एंट्री पर एक ही फ़ैसला है, और हर जवाब एंट्री करने वाले के पास आगे करने को कुछ साफ़ छोड़ता है।

“Week” (हफ़्ता) व्यू टीम के हफ़्ते को एक ग्रिड और दिन के हिसाब से ग्रुप की गई एंट्री के रूप में सामने रखता है, फ़िल्टर और खोज के साथ, जो टेक्स्ट और जुड़े प्रोजेक्ट व टास्क के नामों में खोजती है। “Queue” (कतार) किसी भी हफ़्ते की हर पेंडिंग एंट्री दिखाती है, इसलिए देर से आई एंट्री उस रिव्यू से छूटती नहीं जो आगे बढ़ चुका है। कोई फ़ैसला लेने के तुरंत बाद पलटा जा सकता है, और एंट्री करने वाले को हर फ़ैसले के बारे में एक बार बताया जाता है, या साफ़ एंट्री का पूरा सेट साथ अप्रूव करने पर पूरे बैच के लिए एक बार।

रिव्यू कौन करे, यह एक अनुमति है। एडमिन हर क्लाइंट का रिव्यू करते हैं, और जिस साथी को अप्रूव करने की अनुमति मिली है, वह उन क्लाइंट का रिव्यू करता है जिन तक वह अनुमति पहुंचती है। बाकी सब सिर्फ़ अपनी एंट्री देखते हैं, इसलिए किसी और साथी के घंटे उन्हें कभी दिखाए नहीं जाते।

वे रिपोर्ट जो इनवॉइसिंग का सवाल सुलझा दें

“Reports” उन एंट्री का जोड़ दिखाती है जिन्हें देखने की आपको अनुमति है, क्लाइंट, प्रोजेक्ट, टास्क या साथी के हिसाब से, आपकी चुनी हुई रेंज में।

इस हफ़्ते, पिछले 30 या 90 दिन, इस तिमाही या साल की शुरुआत से अब तक में से कोई रेंज चुनें, या अपनी तारीखें तय करें। क्लाइंट, प्रोजेक्ट, टास्क या साथी के हिसाब से ग्रुप करें, बिल करने लायक या इंटरनल समय और अप्रूव्ड, पेंडिंग या फ़्लैग की गई एंट्री तक सीमित करें, और किसी भी पंक्ति पर क्लिक करके उसके पीछे की एंट्री में ड्रिल-डाउन करें।

बिल करने लायक हिस्सा

रेंज में लॉग किए गए कुल घंटों में बिल करने लायक घंटों का प्रतिशत, इंटरनल रखे गए घंटों के साथ दिखाया जाता है।

पेंडिंग और फ़्लैग

पेंडिंग वह समय है जो अब भी रिव्यूअर का इंतज़ार कर रहा है। फ़्लैग वह समय है जो सवाल के साथ या अप्रूव हुए बिना वापस भेजा गया।

यूटिलाइज़ेशन

लॉग किए गए घंटों को रेंज के हर कामकाजी दिन के 8 घंटे से भाग देने पर मिलने वाला पूरा प्रतिशत। यह तब दिखता है जब आप साथी के हिसाब से ग्रुप करते हैं, और इस पर “Has capacity” (क्षमता बाकी), “Well utilized” (अच्छा उपयोग) या “At capacity” (क्षमता पूरी) का लेबल होता है।

हर कामकाजी दिन का औसत

कुल घंटों को रेंज के कामकाजी दिनों से भाग देने पर मिला मान, जो तब दिखाया जाता है जब आपकी चुनी हुई ग्रुपिंग के लिए यूटिलाइज़ेशन का कोई मतलब न हो।

फ़ाइनेंस की ज़रूरत दो एक्सपोर्ट पूरी करते हैं। डिटेल्ड CSV में हर एंट्री की एक पंक्ति होती है, जिसमें तारीख, सदस्य, क्लाइंट, प्रोजेक्ट, टास्क, घंटे, बिल करने लायक का फ़्लैग, स्टेटस, रिव्यूअर और रिव्यू नोट होते हैं। सारांश CSV में हर ग्रुप की एक पंक्ति होती है। जो सेल किसी फ़ॉर्मूले जैसे शुरू होते हैं, उन्हें निष्प्रभावी कर दिया जाता है, इसलिए फ़ॉर्मूले के नाम वाला टास्क भी टेक्स्ट ही रहता है।

साप्ताहिक रिदम, जिससे टाइमशीट बिना टोके समय पर आती हैं

टाइमशीट समय पर तभी आती हैं जब टीम को पता हो कि हर दिन क्या होता है और याद दिलाने का काम सिस्टम करे।

1. हर दोपहर, दिन लॉग करें या चल रहा टाइमर रोक दें। एक लाइन का सारांश काफ़ी है।
2. हफ़्ते के आखिर में, याद दिलाने का काम वैकल्पिक रिमाइंडर को सौंप दें। एडमिन सेटिंग्स के तहत नोटिफ़िकेशन सेटिंग में “टाइमशीट रिमाइंडर” चालू करता है और दिन व समय चुनता है। जिन सदस्यों ने उस हफ़्ते कुछ लॉग नहीं किया, उन्हें एक ईमेल जाता है, बशर्ते उन्होंने रिमाइंडर ईमेल बंद न किए हों, और जहां उन्होंने चालू किया हो, वहां एक डिवाइस नोटिफ़िकेशन भी। जो अब भी छूट गए हों, उनके लिए सोमवार सुबह का फ़ॉलो-अप उसी कार्ड में एक स्विच है, जो डिफ़ॉल्ट रूप से चालू रहता है।
3. अगले हफ़्ते की शुरुआत में रिव्यूअर “Queue” खाली करते हैं, सवालों के जवाब देते हैं और जो कुछ साफ़ न हो उसे तब लौटा देते हैं जब काम ताज़ा हो।
4. महीने में एक बार, उस महीने की “Reports” खोलें, क्लाइंट के हिसाब से ग्रुप करें, अप्रूव्ड समय पर फ़िल्टर करें और इनवॉइसिंग के लिए सारांश एक्सपोर्ट करें।

घंटे टास्क तक भी पहुंचते हैं। प्रोजेक्ट में कोई टास्क खोलें, तो ड्रॉअर में उस पर लॉग किया गया समय दिखता है, और समय जोड़ने का एक शॉर्टकट भी। घंटों के साथ इंसानी पहलू भी पढ़ना हो, यानी टीम यह भी पूछना चाहे कि लोग कितना बोझ महसूस कर रहे हैं, तो टाइमशीट को Stand Up के रोज़ के चेक-इन के साथ जोड़ा जा सकता है। दोनों हर प्लान में शामिल हैं।