Planowanie kampanii e-mail
Kampanie e-mail planujesz od tematu aż po wysyłkę
Planowanie kampanii e-mail na każdego klienta: zapisujesz temat, odbiorców i tematy wiadomości z wariantami A/B, sprawdzasz podgląd karty w skrzynce odbiorczej i kierujesz brief do akceptacji, zanim cokolwiek zostanie wysłane. Zobacz, jak to działa poniżej, albo załóż własną przestrzeń roboczą.
Masz już przestrzeń roboczą? Zaloguj się
- Plany od 99 USD miesięcznie
- Z myślą o agencjach obsługujących wielu klientów
- Twoja marka w całej konsoli
Planowanie · e-mail
Planowanie kampanii e-mail dla agencji marketingowych
Zanim e-mail zostanie wysłany, agencja musi ustalić plan: jakiemu tematowi kampanii służy, do kogo trafia, co ma mówić temat wiadomości i jak zostanie zaakceptowany. Planowanie kampanii e-mail w AI Marketing Dashboard to prowadzony schemat dla właśnie takiej decyzji – planer kampanii e-mail na każdego klienta, który bierze gotowy e-mail z biblioteki, zapisuje temat kampanii, odbiorców, temat wiadomości i tekst zapowiedzi, po czym kieruje cały brief do akceptacji, więc wysyłka zaczyna się od uzgodnionego planu, a nie od domysłów. To krok planowania, który stoi między edytorem e-maili a wysyłką, a nie sam edytor.
Od briefu do zaakceptowanego planu
Odbiorcy, tematy wiadomości i szablon w jednym planie
Plan rozstrzyga, kto dostaje e-mail, które tematy wiadomości testuje i który szablon z Biblioteki go niesie, a osoba weryfikująca akceptuje dokładnie ten plan.
Najpierw plan, potem wysyłka
Cztery kroki rozstrzygają całą wysyłkę
Każdy krok ustala jeden wybór, więc osoba weryfikująca czyta odbiorców, treść i szablon w jednym miejscu.
Skonfiguruj kampanię
Kampanii nadajesz nazwę, wybierasz jej temat („Theme”), odbiorców z CRM klienta oraz zweryfikowany adres, z którego wychodzi.Napisz tematy wiadomości
Do trzech tematów wybierasz z zapisanej biblioteki tekstów albo piszesz je samodzielnie. Gdy jest więcej niż jeden, plan traktuje je jako test A/B, a jeden tekst zapowiedzi towarzyszy im wszystkim.Wybierz szablon
Wybierasz e-mail zbudowany w Bibliotece i oglądasz jego podgląd. W sekwencji drip dodajesz do dziewięciu follow-upów, każdy z własnym szablonem, tematem i opóźnieniem.Uzyskaj akceptację
Po wysłaniu do akceptacji w Projektach otwiera się zadanie weryfikacji. Osoba weryfikująca akceptuje dokładnie ten plan, a nie jego opis.
Uzyskaj akceptację
Osoba weryfikująca akceptuje plan w obecnym kształcie
Plan trafia do osoby weryfikującej z notatką, a ona akceptuje go w Akceptacjach, zanim będzie można go uruchomić. Jeśli go potem edytujesz, widnieje jako „Changed since approval” (zmieniony po akceptacji), dopóki nie zostanie zaakceptowany ponownie.
Ustal wysyłkę, zanim wyjdzie
Wybierasz odbiorców, tematy wiadomości i szablon z Biblioteki, a potem wysyłasz plan do akceptacji, zanim cokolwiek zostanie wysłane.
Plany zaczynają się od 99 USD miesięcznie.
Na tej stronie
Planowanie kampanii e-mail: schemat, a nie edytor
Temat, nazwę i odbiorców wybierasz w jednym procesie
Każdy plan e-mail zaczyna się w ten sam, zdyscyplinowany sposób: wybierasz klienta, do którego należy, przypisujesz go do tematu kampanii, który nadaje ramy przekazowi, i nadajesz mu nazwę oraz odbiorców. Kreator prowadzi Cię przez te decyzje krok po kroku, więc zaplanowana wysyłka nigdy nie jest przypadkowym jednorazowym działaniem – jest zakotwiczona w kącie pozycjonowania i celu, zanim ktokolwiek zajmie się projektem.
Ponieważ plan sąsiaduje z innymi kampaniami tego klienta, od razu widzisz, które tematy mają już swoje e-maile, a gdzie brakuje sekwencji. W efekcie powstaje schemat, który ktoś z zespołu może przejąć i zrealizować, zamiast niejasnej prośby o „wysłanie e-maila”, którą trzeba potem żmudnie odtwarzać.
Temat wiadomości z wariantami A/B i tekstem zapowiedzi
Ustawiasz linię, która decyduje, czy e-mail zostanie otwarty
Największą dźwignią e-maila jest temat wiadomości, więc plan traktuje go jako decyzję pierwszej wagi, a nie coś dopisanego na koniec. Piszesz własny temat i tekst zapowiedzi albo bierzesz teksty, które zespół zapisał już dla tego klienta i tematu – linia, która zdobywa otwarcie, jest wybierana właśnie tu, w planie, zanim powstanie sama wysyłka.
Testowanie jest częścią planu, a nie osobnym ćwiczeniem: zaznaczasz kilka linii tematu naraz, pierwsza staje się główną, a pozostałe trafiają w kolejkę jako warianty A/B. Kampania zachowuje zamiar testu, więc ktokolwiek buduje i planuje wysyłkę, od razu wie, które linie zestawić ze sobą.
Ustalasz segment odbiorców, do którego trafia kampania
Właściwy segment jako część planu
E-mail jest tak dobry, jak lista, do której trafia, więc odbiorców ustawiasz wprost w schemacie. Wskazujesz segment, w który celuje kampania – subskrybentów, kohortę, wycinek listy klienta, dla którego jest przeznaczona – więc plan zapisuje nie tylko to, co wysyłasz, ale też do kogo.
Ustalenie odbiorców już na etapie planowania utrzymuje całą kampanię w porządku: temat wiadomości, szablon i moment wysyłki są wybierane pod znanego odbiorcę, zamiast być ustalane osobno i dopasowywane później do jakiejkolwiek listy, która akurat jest pod ręką.
Szablon z biblioteki nadaje wysyłce kształt od razu
Zaczynasz od sprawdzonej struktury, nie od pustego szkicu
Zamiast opisywać układ słowami, które ktoś musi zinterpretować, plan wskazuje e-mail, który Twój zespół zbudował już dla klienta w edytorze e-maili z biblioteki. Wybór e-maila z góry ustala strukturę wysyłki, więc przegląd dotyczy wiadomości i odbiorców, a nie układu, którego nikt jeszcze nie widział.
Dzięki temu planowanie zostaje szybkie, a przekazanie konkretne: brief wskazuje dokładnie ten e-mail, który wyjdzie, a akceptacja jest z nim powiązana, więc edycja tego e-maila po akceptacji odsyła plan do ponownej akceptacji, zanim będzie można go uruchomić.
Widzisz, jak e-mail wygląda w skrzynce odbiorczej
Karta z tematem, nadawcą i zapowiedzią przed wysyłką
Plan kończy się podglądem karty w skrzynce odbiorczej, która pokazuje kampanię tak, jak zobaczy ją subskrybent po raz pierwszy – nadawcę, temat wiadomości i tekst zapowiedzi, wyrenderowane jako wiersz, który pojawia się w zatłoczonej skrzynce. To jest moment prawdy: sprawdzasz, czy wybrane linie naprawdę dobrze czytają się na pierwszy rzut oka, zanim cokolwiek zostanie zaplanowane.
Podgląd karty skrzynki odbiorczej już na etapie planowania wyłapuje słaby albo ucięty temat wcześnie, gdy zmiana nic nie kosztuje, a nie dopiero po zaprojektowaniu i zakolejkowaniu e-maila. Plan, test tematu i podgląd są w jednym miejscu, więc decyzja i jej sprawdzenie stoją obok siebie.
Plan zamienia się w brief, akceptację i zaplanowaną wysyłkę
Kierujesz akceptację jako śledzone zadanie i idziesz w stronę wysyłki
Gdy plan jest gotowy, przypisujesz go do osób z zespołu, które go zrealizują, piszesz brief, a potem wybierasz osobę weryfikującą i zgłaszasz plan do akceptacji. Plan tworzy prawdziwe zadanie weryfikacji w narzędziu Projekty dla wskazanej osoby – akceptacja staje się śledzoną pracą na tablicy, a nie e-mailem zgubionym w czyjejś skrzynce – a osoba weryfikująca akceptuje albo prosi o zmiany w sekcji Zespół > Akceptacje lub w samym planie, wobec rzeczywistej kampanii.
Po akceptacji status planu przesuwa się w stronę harmonogramu i wysyłki, dając kampanii jasny cykl życia od wersji roboczej do stanu na żywo. Całość zostaje w konsoli obok innych prac klienta, więc kampania e-mail jest planowana, akceptowana i śledzona w tym samym miejscu, w którym agencja prowadzi wszystko inne.
Co rozstrzyga planowanie kampanii e-mail, zanim cokolwiek zostanie wysłane
Plan e-mail ustala, kto dostaje wiadomość, co skrzynka pokazuje jako pierwsze, w jakim szablonie wychodzi i kto ją zaakceptował. Szablon musi istnieć, zanim plan będzie można wysłać do akceptacji, więc najpierw projektujesz go w kreatorze e-maili, a dopiero potem uzgadniasz tu wysyłkę.
| Decyzja | Czego wymaga planer | Dlaczego to ważne dla osoby weryfikującej |
|---|---|---|
| Rodzaj wysyłki | Wysyłka jednorazowa albo sekwencja drip z follow-upami | Sekwencja drip zobowiązuje klienta do kilku e-maili, a nie jednego |
| Odbiorcy | Filtr CRM według lejka, etapu i tagu albo zapisana grupa odbiorców | Liczba mówi, ilu osób naprawdę może dostać wiadomość |
| Nadawca | Adres nadawcy zweryfikowany dla klienta | „Launch” odrzuca adres, którego klient nie zweryfikował |
| Tematy wiadomości | Do 3, plus jeden tekst zapowiedzi | Więcej niż jeden temat wiadomości zamienia wysyłkę w test A/B |
| Szablon | Szablon e-maila z Biblioteki klienta | To właśnie zobaczy odbiorca, a bez szablonu plan nie przejdzie dalej |
| Akceptacja | Osoba weryfikująca i opcjonalna notatka | Akceptacja obejmuje cały plan w obecnym kształcie, razem z szablonami i odbiorcami |
Planer nie projektuje e-maila. Wskazuje szablon, który już istnieje w Bibliotece klienta, więc projektowanie odbywa się w kreatorze e-maili, a strateg może uzgodnić wysyłkę bez otwierania pliku projektu.
Plan wysyłki jednorazowej albo sekwencji drip, krok po kroku
Plan wysyłki jednorazowej składa się z kroków „Setup” (ustawienia), „Subject and preview” (temat i podgląd), „Template” (szablon) i „Review” (przegląd). Sekwencja drip dodaje przed przeglądem krok „Follow-ups”.
Ustawienie wysyłki
Kampanii nadajesz nazwę w ramach jednego z tematów pozycjonowania klienta, wybierasz wysyłkę jednorazową albo sekwencję drip, wskazujesz odbiorców i nadawcę. Nowy plan startuje od domyślnego zweryfikowanego nadawcy klienta.
Sprawdzenie, kto naprawdę otrzyma wiadomość
Liczba odbiorców pomija kontakty, które się wypisały, są oznaczone jako „do not contact”, mają nieprawidłowy lub zduplikowany adres albo nie mają e-maila, i pokazuje, ilu kontaktów nie uwzględniła oraz dlaczego.
Napisanie tematów wiadomości i tekstu zapowiedzi
Dodajesz jeden temat wiadomości albo do 3, by przeprowadzić podział A/B, a potem piszesz tekst zapowiedzi, który w skrzynce jest obok nich. Zapisane tematy z biblioteki tekstów możesz wybrać zamiast wpisywać, a każdy odbiorca dostaje jeden z tych tematów, wybierany na podstawie obliczenia z jego adresu, które daje mniej więcej równe udziały.
Wybór szablonu i podgląd
Wybierasz szablon z Biblioteki klienta i oglądasz podgląd taki, jaki widzi odbiorca, łącznie z linkiem do wypisania się. W sekwencji drip dodajesz każdy follow-up z własnym szablonem, tematem, tekstem zapowiedzi i opóźnieniem.
Wysłanie do akceptacji
Sprawdzasz podsumowanie, potwierdzasz osobę weryfikującą i wysyłasz plan. W Projektach otwiera się zadanie weryfikacji, a sama decyzja zapada w sekcji Zespół > Akceptacje albo na planie. Akceptacja obejmuje cały plan, razem z szablonami i odbiorcami, więc zmiana któregokolwiek z tych elementów odsyła plan do nowej decyzji.
Uruchomienie i śledzenie wysyłki
„Launch” (uruchomienie) ponownie sprawdza plan i wysyła go ze zweryfikowanego adresu klienta. Rozpoczęcie uruchomienia wymaga uprawnienia „Publish” (publikowanie), a wysyłka e-maila dodatkowo dostępu do CRM klienta; osoba bez „Publish” prosi o uruchomienie, a osoba publikująca je akceptuje. Strona „Launch” pokazuje potem, ile e-maili już wyszło, a uruchomienie można ustawić na późniejszy termin w Twojej strefie czasowej.
Kto naprawdę dostaje wysyłkę z planu e-mail i z jakiego adresu
Filtr kontaktów albo zapisana grupa odbiorców
Krok z odbiorcami daje dwie drogi. „Filter contacts” (filtruj kontakty) wybiera lejki sprzedaży z CRM, z opcjonalnymi etapami i tagami. „Saved audience” (zapisani odbiorcy) wybiera segment dynamiczny albo listę statyczną z Biblioteki klienta. Segment jest liczony od nowa przy każdym wyświetleniu liczby odbiorców i w chwili uruchomienia, więc podąża za CRM. W obu przypadkach liczba odbiorców wynika z jednego zestawu reguł, wspólnego dla planera, kontroli uruchomienia i samej wysyłki.
Kto zostaje poza liczbą odbiorców
Liczba odbiorców pokazuje, ilu kontaktów nie uwzględniono i z jakiego powodu. Kontakt odpada w jednym z tych przypadków:
- wypisanie się z e-maili tego klienta
- oznaczenie jako „do not contact” („Do Not Disturb” w CRM, czyli nie przeszkadzać) albo ten sam adres co u osoby z takim oznaczeniem
- adres, który nie jest prawidłowym adresem e-mail
- adres powtórzony, który został już policzony wcześniej na liście
- brak jakiegokolwiek adresu e-mail
- obecność na zapisanej liście, ale w lejku z ograniczonym dostępem, do którego osoba planująca nie może wysyłać
Uwaga
„Do Not Disturb” podąża za adresem
CRM ustawia to oznaczenie jako „Do Not Disturb” na leadzie, a liczba odbiorców wymienia je jako „do not contact”. Oznaczenie na dowolnym leadzie klienta wyklucza ten adres z wysyłki, nawet gdy lead z oznaczeniem leży w innym lejku niż ten, który wybrano. Leady znajdziesz w CRM.
Limit odbiorców i zweryfikowany nadawca
Pojedyncze uruchomienie ma limit 2000 odbiorców. Większą listę trzeba podzielić na segmenty, lejki lub tagi i zaplanować jako osobne wysyłki. Nadawcą musi być adres „From” zweryfikowany dla danego klienta w jego ustawieniach danych; jeśli go brak, planer to mówi, a kontrole uruchomienia nie przechodzą, dopóki adres nie zostanie dodany.
Temat wiadomości, tekst zapowiedzi i działanie podziału A/B
Skrzynka odbiorcza pokazuje najpierw temat wiadomości i tekst zapowiedzi. Planer przechowuje oba na planie.
Pierwszy temat wiadomości jest główny, a pozostałe to warianty. Odbiorcy dzielą się między tematy w mniej więcej równych częściach, a mała lista może podzielić się nierówno. Dany odbiorca zawsze dostaje ten sam temat, bo wybór jest liczony z jego adresu. Follow-up w sekwencji drip ma jeden temat wiadomości.
| Tekst | Limit | Co robi planer |
|---|---|---|
| Temat wiadomości | Do 200 znaków | Po przekroczeniu 80 znaków zmienia kolor licznika na bursztynowy, bo aplikacje pocztowe ucinają długie tematy |
| Tekst zapowiedzi | Wymagany, do 140 znaków | Kontrole uruchomienia nie przechodzą, gdy jest pusty lub za długi |
| Warianty | Do 3 tematów wiadomości | Pierwszy traktuje jako główny, a resztę jako warianty A/B |
| Temat startowy | Tekst zastępczy z Biblioteki: „Your subject line” (Twój temat wiadomości) | Prosi o zmianę, zanim plan przejdzie kontrole |
Testować warto jedną rzecz naraz. Warianty różniące się tylko kątem podejścia, na przykład korzyścią i pytaniem, czegoś Cię uczą. Warianty, które różnią się też długością, tonem i ofertą, już nie. Planer dzieli odbiorców, a strona „Launch” liczy to, co wysłano. To, który temat wygrał, oceniasz na podstawie własnych wyników klienta.
Sekwencje drip: follow-upy, opóźnienia i to, kto je dostaje
Sekwencja drip to pierwsza wysyłka plus do 9 follow-upów. Każdy follow-up ma własny szablon, temat wiadomości i tekst zapowiedzi.
Każdy follow-up wychodzi od 1 do 90 dni po poprzednim e-mailu, a opóźnienie liczy się od tamtego e-maila, nie od początku. Follow-upy oddalone o 3 i 4 dni kończą sekwencję tydzień po pierwszej wysyłce.
Follow-upy trafiają do osób, którym wysłano poprzedni e-mail, z wyłączeniem każdego, kto od tego czasu się wypisał, został oznaczony jako „do not contact” albo zniknął z CRM. Warto zapisać, co każdy follow-up dodaje do poprzedniego, bo czytają je wszystkie te same osoby.
Gdy sekwencja trwa, plan jest zablokowany i pozostaje zablokowany po zakończeniu uruchomienia, więc aby wysłać sekwencję ponownie, duplikujesz plan i poprawiasz teksty. Jeśli uruchomienie zostanie anulowane lub się nie powiedzie, plan można uruchomić ponownie, a każdy, do kogo wiadomość już dotarła, dostanie ją jeszcze raz; okno „Launch” ostrzega o tym.
Akceptacja, kontrole uruchomienia i to, czego uruchomienie e-maila nie zrobi
Co obejmuje akceptacja
Akceptacja obejmuje plan wraz z każdym szablonem, na który wskazuje, i każdą zapisaną grupą odbiorców, której używa, więc zmiana któregokolwiek z nich unieważnia akceptację. Plan pokazuje wtedy „Changed since approval” (zmieniony po akceptacji) i trzeba go ponownie wysłać oraz zaakceptować, zanim będzie można go uruchomić. Osoby odpowiedzialne i notatki w briefie się do tego nie liczą. Osoba weryfikująca może zaakceptować plan albo zwrócić go z pisemnym uzasadnieniem, a administrator agencji może zaakceptować plan bezpośrednio, co zostaje zapisane jako samoakceptacja.
Co sprawdzają kontrole uruchomienia
| Kontrola | Co robi |
|---|---|
| Szablony | Nie przechodzi, gdy brakuje szablonu, i ostrzega, gdy któryś nie został jeszcze zaakceptowany w Bibliotece |
| Temat wiadomości i tekst zapowiedzi | Nie przechodzi, gdy tekstu brakuje, jest za długi albo wciąż jest tekstem zastępczym |
| Adres nadawcy | Nie przechodzi, jeśli adres nie jest zweryfikowany dla klienta |
| Odbiorcy | Nie przechodzi, gdy nikt nie może dostać wysyłki albo lista przekracza limit |
| Obrazy i rozmiar | Ostrzega przed obrazami osadzonymi w e-mailu, które większość skrzynek blokuje, oraz przed e-mailem na tyle dużym, że zostanie ucięty; nie przepuszcza e-maila zbyt dużego do wysłania |
| Linki i tagi scalania | Ostrzega przed linkami, które prowadzą donikąd, i przed tagami scalania, które zostałyby puste |
Czego uruchomienie e-maila nie zrobi
„Launch” wysyła kampanię samodzielnie i rozkłada wysyłki w czasie. Uruchomienie można anulować w trakcie wysyłania. Każdy e-mail zawiera widoczny link do wypisania się oraz standardowe nagłówki rezygnacji z subskrypcji. Uruchomienie e-maila nie dopuści do:
- wysyłki z adresu, którego klient nie zweryfikował
- dotarcia do więcej niż 2000 odbiorców w jednym uruchomieniu
- wysłania e-maila do osoby, która się wypisała lub jest oznaczona jako „do not contact”
- dwukrotnego wysłania tego samego kroku temu samemu odbiorcy w jednym uruchomieniu
- wystartowania z planu, który zmienił się od momentu akceptacji
Plan
Dostępność w planach
Planer wchodzi w skład każdego planu, także Studio za 99 USD miesięcznie. Plan kampanii wymaga jednak szablonu z Biblioteki klienta, a kreator e-maili, który tworzy szablony, zaczyna się od planu Agency za 299 USD miesięcznie, więc w planie Studio krok „Template” czeka, aż szablon powstanie. Odpowiednik dla wiadomości tekstowych opisuje planowanie kampanii SMS.
Najczęściej zadawane pytania
Jak zaplanować kampanię e-mail dla klienta?
Wybierasz temat klienta, nazywasz kampanię i decydujesz między wysyłką jednorazową a sekwencją drip. Następnie wskazujesz odbiorców i zweryfikowanego nadawcę, piszesz do trzech tematów wiadomości i tekst zapowiedzi, wybierasz szablon z Biblioteki i wysyłasz plan do akceptacji. Po przejściu kontroli „Launch” wysyła kampanię.
Ile tematów wiadomości mogę przetestować w jednym planie e-mail?
Do 3. Pierwszy jest tematem głównym, a pozostałe to warianty A/B. Odbiorcy dzielą się między tematy w mniej więcej równych częściach, a każdy odbiorca zawsze dostaje ten sam temat. Follow-up w sekwencji drip ma jeden temat wiadomości. Zwycięzcę wybierasz, porównując warianty we własnych wynikach klienta.
Kogo pomija liczba odbiorców w planie e-mail?
Pomijane są kontakty, które wypisały się z e-maili klienta, kontakty oznaczone jako „do not contact” albo dzielące adres z takim kontaktem, nieprawidłowe i zduplikowane adresy, kontakty bez e-maila oraz osoby z zapisanej listy, które należą do lejka z ograniczonym dostępem, do którego osoba planująca nie może wysyłać. Liczba pokazuje, ile kontaktów odpadło, i podaje powód dla każdej grupy.
Czy mogę zaplanować sekwencję drip z follow-upami?
Tak. Sekwencja drip to pierwsza wysyłka plus do 9 follow-upów. Każdy follow-up ma własny szablon, temat wiadomości i tekst zapowiedzi, a wychodzi od 1 do 90 dni po poprzednim e-mailu. Follow-upy trafiają do osób, którym wysłano poprzedni e-mail, z wyłączeniem każdego, kto od tego czasu się wypisał, został oznaczony jako „do not contact” albo zniknął z CRM.
Czy planer e-mail projektuje albo wysyła wiadomość?
Nie na własnej stronie: projekt to szablon z Biblioteki klienta, wykonany w kreatorze e-maili, a wysyłka następuje w „Launch”, gdy plan jest zaakceptowany, a kontrole przechodzą. Planer jest ustaleniem między jednym a drugim: odbiorcy, teksty, szablon i akceptacja.
Czy jedno uruchomienie e-maila ma limit liczby odbiorców?
Tak. Pojedyncze uruchomienie ma limit 2000 odbiorców, a kontrole nie przepuszczają większej grupy. Większą listę dzielisz na segmenty, lejki lub tagi i planujesz osobne wysyłki. Wysyłki są też rozkładane w czasie, więc duże uruchomienie kończy się z opóźnieniem, a strona „Launch” pokazuje, ile e-maili już wyszło.
W których planach jest planer kampanii e-mail?
W każdym, także w Studio. Plan kampanii nie przejdzie dalej niż krok „Template” bez szablonu z Biblioteki, a kreator e-maili, który tworzy szablony, należy do planu Agency za 299 USD miesięcznie; Studio kosztuje 99 USD miesięcznie. Własne funkcje planera, w tym warianty tematów, sekwencje drip i akceptacje, nie zmieniają się między planami.