एजेंसियों के लिए ईमेल कैंपेन प्लानिंग, पहला ब्लॉक बनने से पहले ही

किसी ईमेल पर सबसे बड़ा लीवर सब्जेक्ट लाइन है, इसलिए प्लान उसे बाद में सोचा गया विचार नहीं, बल्कि पहले दर्जे का फ़ैसला मानता है। अपना सब्जेक्ट और प्रीव्यू टेक्स्ट खुद लिखें, या उस कॉपी को खींचें जो आपकी टीम इस क्लाइंट और थीम के लिए पहले ही सेव कर चुकी है — जो लाइन ओपन दिलाएगी, वह यहीं, प्लान में, सेंड बनने से पहले चुनी जाती है।

टेस्टिंग किसी अलग एक्सरसाइज़ की तरह नहीं, प्लान के ही हिस्से की तरह होती है: कई सब्जेक्ट लाइन मल्टी-सिलेक्ट करें, और पहली प्राइमरी बन जाती है जबकि बाकी A/B वैरिएंट के तौर पर कतार में लग जाती हैं। कैंपेन अपना यह टेस्ट-इरादा आगे तक ले जाता है, इसलिए जो भी ईमेल बनाए और शेड्यूल करे, उसे पहले से पता होता है कि किन लाइनों को आपस में भिड़ाना है।

कोई ईमेल उतनी ही अच्छी है जितनी वह लिस्ट जिस तक वह पहुंचती है, इसलिए ऑडियंस सीधे ब्लूप्रिंट में ही तय होती है। वह सेगमेंट बताएं जिसे कैंपेन टारगेट करता है — सब्सक्राइबर, कोहॉर्ट, क्लाइंट की लिस्ट का वह हिस्सा जिसके लिए वह बनी है — ताकि प्लान सिर्फ़ यह न दर्ज करे कि आप क्या भेज रहे हैं, बल्कि यह भी कि वह किसके पास जा रही है।

ऑडियंस को प्लानिंग के चरण में ही तय कर लेना पूरे कैंपेन को ईमानदार बनाए रखता है: सब्जेक्ट लाइन, टेम्पलेट और टाइमिंग, सब एक जाने-पहचाने रेसिपिएंट के हिसाब से चुने जाते हैं, न कि अलग से तय करके बाद में किसी भी उपलब्ध लिस्ट पर ठूंस दिए जाते हैं।

किसी लेआउट को गद्य में बताने के बजाय, जिसे कोई और समझे, प्लान आपको शुरुआती टेम्पलेट में से चुनने देता है जो कैंपेन को फ़ौरन एक शक्ल दे देते हैं। पहले से टेम्पलेट तय करना सेंड के ढांचे के लिए एक उम्मीद सेट कर देता है, ताकि बनाने के चरण में खाली पेज नहीं, एक साफ़ शुरुआती बिंदु मिले।

यह प्लानिंग को तेज़ रखता है और हैंडऑफ़ को ठोस: ब्रीफ़ एक तय टेम्पलेट चुनाव के साथ जाती है, यानी जो व्यक्ति बिल्डर में ईमेल जोड़ता है, वह किसी जाने-पहचाने ढांचे को सुधार रहा होता है, शुरू से गढ़ नहीं रहा।

प्लान एक इनबॉक्स-कार्ड प्रीव्यू पर बंद होता है, जो कैंपेन को वैसे ही दिखाता है जैसे कोई सब्सक्राइबर उससे सबसे पहले मिलता है — सेंडर, सब्जेक्ट लाइन और प्रीव्यू टेक्स्ट, ठीक उसी लाइन की तरह रेंडर किए हुए जो भरे-पूरे इनबॉक्स में दिखती है। कुछ भी शेड्यूल होने से पहले, यह वह असली-फ़ैसले वाला पल है जो जांचता है कि चुनी लाइनें एक नज़र में सच में अच्छी पढ़ती हैं या नहीं।

प्लानिंग के चरण में इनबॉक्स कार्ड देखना कमज़ोर या कटी हुई सब्जेक्ट को जल्दी पकड़ लेता है, तब जब बदलाव की कोई कीमत नहीं होती — न कि तब जब ईमेल डिज़ाइन होकर कतार में लग चुकी हो। प्लान, सब्जेक्ट टेस्ट और प्रीव्यू, तीनों एक ही जगह रहते हैं, इसलिए फ़ैसला और उसकी जांच साथ-साथ बैठते हैं।

जब प्लान तैयार हो, तो उसे उन टीममेट को असाइन करें जो उसे एग्ज़िक्यूट करेंगे, ब्रीफ़ लिखें, और तय करें कि उसे अप्रूवल चाहिए या नहीं। साइन-ऑफ़ मांगने पर प्लान किसी नामित रिव्यूअर के लिए प्रोजेक्ट मैनेजर में एक असली रिव्यू टास्क बना देता है — यानी अप्रूवल बोर्ड पर एक ट्रैक किया गया काम बन जाती है, किसी के इनबॉक्स में खोई ईमेल नहीं, और रिव्यूअर असल कैंपेन के आधार पर अप्रूव या बदलाव की मांग कर सकता है।

अप्रूव होने के बाद, प्लान की स्थिति शेड्यूलिंग और सेंड की ओर बढ़ती है, जिससे कैंपेन को ड्राफ़्ट से लाइव तक एक साफ़ जीवनचक्र मिलता है। यह सब कंसोल के भीतर, क्लाइंट के बाकी काम के बगल में ही रहता है, इसलिए कोई ईमेल कैंपेन ठीक वहीं प्लान, साइन-ऑफ़ और ट्रैक होता है जहां एजेंसी बाकी सब कुछ भी चलाती है।