E-mailcampagnes plannen
E-mailcampagnes plannen, van onderwerp tot verzending
E-mailcampagnes plannen per klant: leg thema, doelgroep en onderwerpregels met A/B-varianten vast, bekijk de preview in de inbox en dien de briefing in voor goedkeuring, voordat er iets wordt verzonden. Zie hoe het werkt, of start je eigen werkruimte.
Heb je al een werkruimte? Log in
- Abonnementen vanaf US$ 99 per maand
- Gebouwd voor bureaus met meerdere klanten
- Je eigen merk in de hele console
Plannen · E-mail
E-mailcampagnes plannen voordat het eerste blok wordt gebouwd
Voordat er een e-mail de deur uitgaat, moet een bureau het plan bepalen: bij welk campagnethema de mail hoort, wie hem krijgt, wat de onderwerpregel moet zeggen en hoe hij wordt goedgekeurd. E-mailcampagnes plannen doe je in AI Marketing Dashboard met een geleide blauwdruk voor precies die beslissing: een e-mailplanner per klant die een afgeronde e-mail uit de bibliotheek haalt, thema, doelgroep, onderwerp en previewtekst vastlegt en de hele briefing ter goedkeuring stuurt, zodat de verzending begint vanuit een afgesproken plan in plaats van een gok. Het is de planningsstap die tussen de e-mailbuilder en de verzending zit, niet de builder zelf.
Van briefing naar goedgekeurd plan
Doelgroep, onderwerpregels en sjabloon in één plan
Het plan legt vast wie de e-mail krijgt, welke onderwerpregels worden getest en welk sjabloon uit de bibliotheek hem draagt, en een beoordelaar keurt precies dat plan goed.
Plan voordat je verstuurt
Vier stappen leggen de hele verzending vast
Elke stap legt één keuze vast, zodat de beoordelaar de doelgroep, de tekst en het sjabloon op één plek leest.
Stel het in
Geef de campagne een naam, kies het bijbehorende „Theme” (thema), kies de doelgroep uit het CRM van de klant en het geverifieerde adres waarvandaan de e-mail wordt verstuurd.Schrijf de onderwerpregels
Kies er maximaal drie uit de opgeslagen tekstbibliotheek, of schrijf ze zelf. Bij meer dan één behandelt het plan ze als een A/B-test, en er hoort één previewregel bij alle regels.Kies het sjabloon
Kies een e-mail die in de bibliotheek is gebouwd en bekijk de preview. Voeg bij een drip maximaal negen follow-ups toe, elk met een eigen sjabloon, onderwerp en wachttijd.Laat het goedkeuren
Dien in voor goedkeuring en er opent een controletaak in Projecten. De beoordelaar keurt het exacte plan goed, niet een beschrijving ervan.
Laat het goedkeuren
Een beoordelaar keurt het plan goed zoals het is
Het plan gaat met een notitie naar een beoordelaar, en die keurt het goed in Goedkeuringen voordat het kan worden gelanceerd. Wijzig je het daarna, dan staat er „Changed since approval” (gewijzigd sinds de goedkeuring) totdat het opnieuw is goedgekeurd.
Leg de verzending vast voordat ze de deur uitgaat
Kies de doelgroep, de onderwerpregels en een sjabloon uit de bibliotheek en stuur het plan ter goedkeuring voordat er iets wordt verzonden.
Abonnementen beginnen bij US$ 99 per maand.
Op deze pagina
E-mailcampagnes plannen: een blauwdruk, niet de editor
Kies thema, naam en doelgroep in één flow
Elk e-mailplan begint op dezelfde gedisciplineerde manier: je kiest de klant waarbij het hoort, koppelt het aan het vaste campagnethema dat de boodschap kadert, en geeft het een naam en een doelgroep. De builder leidt je stap voor stap door die keuzes, zodat een geplande verzending nooit een losse ad-hocactie is – hij hangt aan een positioneringshoek en een doel voordat iemand het ontwerp aanraakt.
Omdat het plan naast de andere campagnes van die klant staat, zie je in één oogopslag welke thema’s al via e-mail worden gedekt en waar een reeks ontbreekt. Het resultaat is een blauwdruk die een teamlid kan oppakken en uitvoeren, in plaats van een vaag verzoek om „even een mail te sturen” dat later moeizaam moet worden gereconstrueerd.
A/B-onderwerpregels en previewtekst
Bepaal de regel die beslist of de e-mail wordt geopend
De grootste hefboom van een e-mail is de onderwerpregel, dus het plan behandelt hem als een beslissing van de eerste orde, niet als een bijzaak. Schrijf je eigen onderwerp en previewtekst, of haal teksten op die je team al heeft opgeslagen voor deze klant en dit thema – de regel die de opening verdient, wordt hier gekozen, in het plan, voordat de verzending wordt gebouwd.
Testen hoort bij het plan en is geen aparte oefening: selecteer meerdere onderwerpregels en de eerste wordt de hoofdregel, terwijl de rest in de rij staat als A/B-varianten. De campagne draagt haar eigen testintentie mee, zodat wie de e-mail bouwt en inplant al weet welke regels tegen elkaar moeten worden getest.
Leg het doelgroepsegment vast waarvoor de campagne bedoeld is
Richt je op het juiste segment, als onderdeel van het plan
Een e-mail is maar zo goed als de lijst die hij bereikt, dus de doelgroep wordt direct in de blauwdruk vastgelegd. Geef het segment aan waarop de campagne mikt – de abonnees, het cohort, het deel van de lijst van de klant waarvoor hij bedoeld is – zodat het plan niet alleen vastlegt wát je verstuurt, maar ook aan wie.
De doelgroep al bij het plannen vastleggen houdt de hele campagne eerlijk: de onderwerpregels, het sjabloon en de timing worden gekozen met een bekende ontvanger voor ogen, in plaats van los besloten en achteraf aangepast aan welke lijst toevallig voorhanden is bij verzending.
De verzending snel vormgeven met een sjabloon uit de bibliotheek
Begin met een bewezen structuur, niet met een leeg concept
In plaats van een lay-out in lopende tekst te beschrijven die iemand anders moet interpreteren, verwijst het plan naar een e-mail die je team al voor de klant heeft gebouwd met de e-mailbuilder in de bibliotheek. Door die vooraf te kiezen, ligt de opbouw van de verzending vast, zodat de beoordeling over de boodschap en de doelgroep gaat en niet over een lay-out die nog niemand heeft gezien.
Dat houdt het plannen snel en de overdracht concreet: de briefing noemt de exacte e-mail die de deur uitgaat, en de goedkeuring is eraan gebonden, dus wie die e-mail na de goedkeuring nog bewerkt, stuurt het plan terug voor een nieuwe goedkeuring voordat het kan worden gelanceerd.
Zien hoe de e-mail in de inbox terechtkomt
Onderwerp, afzender en previewtekst als kaart, vóór verzending
Het plan sluit af met een inboxpreview die de campagne toont zoals een abonnee hem voor het eerst tegenkomt – de afzender, de onderwerpregel en de previewtekst, gerenderd als de regel die verschijnt in een volle inbox. Het is de controle op het moment van de waarheid: lezen de gekozen regels op het eerste gezicht echt goed, voordat er iets wordt ingepland?
De inboxkaart al tijdens het plannen bekijken, vangt een zwakke of afgekapte onderwerpregel vroeg af, wanneer aanpassen niets kost – en niet pas nadat de e-mail is ontworpen en in de wachtrij staat. Het plan, de onderwerptest en de preview staan op één plek, zodat de beslissing en de controle ervan naast elkaar staan.
Van plan naar briefing, goedkeuring en een ingeplande verzending
Stuur de goedkeuring als gevolgde taak en werk toe naar verzending
Is het plan klaar, wijs het dan toe aan de teamleden die het gaan uitvoeren, schrijf de briefing, kies dan een beoordelaar en dien het in ter goedkeuring. Het plan maakt een echte controletaak aan in de tool Projecten voor de aangewezen beoordelaar – de goedkeuring is zo een gevolgd stukje werk op het bord, geen e-mail die verdwaalt in iemands inbox – en de beoordelaar keurt, aan de hand van de echte campagne, goed of vraagt wijzigingen in Team > Goedkeuringen of op het plan zelf.
Eenmaal goedgekeurd schuift de status van het plan door richting inplannen en verzenden, wat de campagne een duidelijke levenscyclus geeft van concept tot live. Het geheel blijft in de console naast het andere werk van de klant, zodat een e-mailcampagne op dezelfde plek wordt gepland, goedgekeurd en gevolgd als de rest van het werk van het bureau.
Wat een e-mailcampagneplan vastlegt voordat er iets wordt verzonden
Een e-mailplan legt vast wie het bericht krijgt, wat de inbox als eerste toont, welk sjabloon wordt gebruikt en wie het heeft goedgekeurd. Het sjabloon moet bestaan voordat het plan kan worden ingediend: ontwerp het dus eerst in de e-mailbuilder en spreek de verzending daarna hier af.
| Beslissing | Wat de planner vraagt | Waarom een beoordelaar erom geeft |
|---|---|---|
| Type verzending | Een eenmalige verzending, of een drip met follow-ups | Een drip legt de klant vast op meerdere e-mails, niet op één |
| Doelgroep | Een CRM-filter op pipeline, fase en tag, of een opgeslagen doelgroep | Het aantal laat zien hoeveel mensen de e-mail echt kunnen ontvangen |
| Afzender | Een afzenderadres dat voor de klant is geverifieerd | De lancering weigert een adres dat de klant niet heeft geverifieerd |
| Onderwerpregels | Maximaal 3, plus één previewregel | Meer dan één onderwerpregel maakt van de verzending een A/B-test |
| Sjabloon | Een e-mailsjabloon uit de bibliotheek van de klant | Dat is wat de ontvanger werkelijk ziet, en het plan kan zonder sjabloon niet verder |
| Goedkeuring | Een beoordelaar en een optionele notitie | De goedkeuring geldt voor het hele plan zoals het er staat, inclusief sjablonen en doelgroep |
De planner ontwerpt de e-mail niet. Hij verwijst naar een sjabloon dat al in de bibliotheek van de klant staat, dus het ontwerp ontstaat in de e-mailbuilder, en een strateeg kan de verzending afspreken zonder een ontwerpbestand te openen.
E-mailcampagnes plannen als eenmalige verzending of drip, stap voor stap
Een eenmalig plan bestaat uit „Setup” (instellen), „Subject and preview” (onderwerp en preview), „Template” (sjabloon) en „Review” (beoordeling). Een drip voegt vóór de review een stap „Follow-ups” toe.
Stel de verzending in
Geef de campagne een naam onder een van de positioneringsthema’s van de klant, kies een eenmalige verzending of een drip, selecteer de doelgroep en kies de afzender. Een nieuw plan begint met de standaard geverifieerde afzender van de klant.
Controleer wie de e-mail echt kan ontvangen
Het aantal in de doelgroep laat contacten weg die zich hebben afgemeld, als „do not contact” (niet benaderen) zijn gemarkeerd, een ongeldig of dubbel adres hebben of geen e-mailadres hebben, en toont hoeveel het er heeft weggelaten en waarom.
Schrijf de onderwerpregels en de previewregel
Voeg één onderwerpregel toe, of maximaal 3 voor een A/B-splitsing, en schrijf dan de previewregel die in de inbox ernaast staat. Opgeslagen onderwerpregels uit de tekstbibliotheek kun je kiezen in plaats van ze te typen, en elke ontvanger krijgt een van de regels, gekozen met een berekening op het adres die ongeveer gelijke delen oplevert.
Kies het sjabloon en bekijk de preview
Kies een sjabloon uit de bibliotheek van de klant en bekijk de preview zoals een ontvanger de e-mail ziet, tot en met de afmeldlink. Voeg bij een drip elke follow-up toe met een eigen sjabloon, onderwerp, previewregel en wachttijd.
Dien in voor goedkeuring
Controleer de samenvatting, bevestig de beoordelaar en dien in. Er opent een controletaak in Projecten, terwijl de beslissing zelf wordt genomen in Team > Goedkeuringen of op het plan. De goedkeuring geldt voor het hele plan, inclusief de sjablonen en de doelgroep, dus een wijziging in een van die onderdelen stuurt het plan terug voor een nieuwe beslissing.
Lanceer en volg de verzending
Bij het lanceren worden de controles opnieuw uitgevoerd en wordt het plan verzonden vanaf het geverifieerde adres van de klant. Voor het starten van een lancering is het recht „Publish” (publiceren) nodig, en voor een e-mailverzending ook toegang tot het CRM van de klant; wie „Publish” niet heeft, vraagt de lancering aan en een gebruiker met dat recht keurt haar goed. De pagina Uitvoeren toont daarna hoeveel e-mails er zijn verzonden, en een lancering kan worden ingesteld voor een later tijdstip in je eigen tijdzone.
Wie de e-mail van een plan echt ontvangt, en vanaf welk adres
Contacten filteren of een opgeslagen doelgroep gebruiken
De stap voor de doelgroep biedt twee routes. „Filter contacts” (contacten filteren) kiest pipelines uit het CRM, met optionele fasen en tags. „Saved audience” (opgeslagen doelgroep) kiest een dynamisch segment of een statische lijst uit de bibliotheek van de klant. Een segment wordt elke keer opnieuw berekend wanneer het aantal wordt getoond en wanneer de lancering draait, dus het volgt het CRM. In beide gevallen komt het aantal uit één set regels, die de planner, de lanceringscontroles en de verzending zelf delen.
Wie buiten het aantal valt
Het aantal meldt hoeveel contacten er zijn weggelaten en waarom. Een contact valt af wanneer het:
- zich heeft afgemeld voor de e-mail van deze klant
- is gemarkeerd als „do not contact”, in het CRM „Do Not Disturb” (niet storen), of een adres deelt met iemand die zo is gemarkeerd
- een adres heeft dat geen geldig e-mailadres is
- een adres herhaalt dat eerder in de lijst al is meegeteld
- helemaal geen e-mailadres heeft
- op een opgeslagen lijst staat, maar in een afgeschermde pipeline zit die de persoon die plant niet mag aanschrijven
Opmerking
„Do Not Disturb” reist mee met het adres
Het CRM zet deze markering als „Do Not Disturb” op een lead, en het aantal in de doelgroep noemt haar „do not contact”. Een markering op een willekeurige lead van de klant houdt dat adres buiten de verzending, ook als de lead met de markering in een andere pipeline zit dan die jij hebt gekozen. Leads staan in het CRM.
De limiet voor ontvangers en de geverifieerde afzender
Eén lancering is beperkt tot 2.000 ontvangers. Een grotere lijst moet worden verdeeld over segmenten, pipelines of tags en als afzonderlijke verzendingen worden gepland. De afzender moet een afzenderadres zijn dat voor die klant is geverifieerd in de data-instellingen; is er geen, dan zegt de planner dat en mislukken de lanceringscontroles totdat er een is toegevoegd.
Onderwerpregels, previewtekst en hoe de A/B-splitsing werkt
De onderwerpregel en de previewtekst zijn wat de inbox als eerste toont. De planner bewaart beide in het plan.
De eerste onderwerpregel is de hoofdregel en alle andere zijn varianten. Ontvangers worden in ongeveer gelijke delen over de regels verdeeld, en een kleine lijst kan ongelijk uitvallen. Een bepaalde ontvanger krijgt altijd dezelfde regel, omdat de keuze wordt berekend op basis van het adres. Een follow-up in een drip heeft één onderwerpregel.
| Regel | Limiet | Wat de planner doet |
|---|---|---|
| Onderwerpregel | Maximaal 200 tekens | Kleurt de teller oranje na 80, omdat e-mailapps lange onderwerpen afkappen |
| Previewregel | Verplicht, maximaal 140 tekens | Laat de lanceringscontroles mislukken als de regel leeg of te lang is |
| Varianten | Maximaal 3 onderwerpregels | Behandelt de eerste als hoofdregel en de rest als A/B-varianten |
| Startonderwerp | De placeholder van de bibliotheek, „Your subject line” | Vraagt je om het te vervangen voordat het plan door de controles komt |
Onderwerpregels testen doe je het best één ding tegelijk. Varianten die alleen in de invalshoek verschillen, zoals een voordeel tegenover een vraag, leren je iets. Varianten die ook in lengte, toon en aanbod verschillen, doen dat niet. De planner verdeelt de doelgroep en de pagina Uitvoeren telt wat er is verzonden. Beoordeel welke regel won aan de hand van de eigen resultaten van de klant.
Drip-reeksen: follow-ups, wachttijden en wie ze ontvangt
Een drip is een eerste verzending plus maximaal 9 follow-ups. Elke follow-up heeft een eigen sjabloon, onderwerpregel en previewregel.
Elke follow-up gaat 1 tot 90 dagen na de vorige e-mail de deur uit, en de wachttijd wordt geteld vanaf die e-mail, niet vanaf het begin. Follow-ups met respectievelijk 3 en 4 dagen ertussen zijn een week na de eerste verzending klaar.
Follow-ups gaan naar de mensen aan wie de vorige e-mail is verzonden, behalve wie zich sindsdien heeft afgemeld, als „do not contact” is gemarkeerd of uit het CRM is verdwenen. Schrijf wat elke follow-up toevoegt aan de vorige, want dezelfde mensen lezen ze allemaal.
Zolang een reeks loopt, is het plan vergrendeld, en het blijft vergrendeld nadat de lancering is afgerond. Wil je een reeks opnieuw versturen, dupliceer dan het plan en pas de teksten aan. Als een lancering wordt geannuleerd of mislukt, kan het plan opnieuw worden gelanceerd, en wie al was bereikt, krijgt de e-mail dan opnieuw; het dialoogvenster „Launch” (lanceren) waarschuwt hiervoor.
Goedkeuring, lanceringscontroles en wat een e-maillancering niet doet
Wat een goedkeuring dekt
De goedkeuring dekt het plan samen met elk sjabloon waarnaar het verwijst en elke opgeslagen doelgroep die het gebruikt, dus als je een van die onderdelen wijzigt, is de goedkeuring verouderd. Het plan toont dan „Changed since approval” (gewijzigd sinds de goedkeuring) en moet opnieuw worden ingediend en goedgekeurd voordat het kan worden gelanceerd. Eigenaren en notities in de briefing tellen daarvoor niet mee. Een beoordelaar kan het plan goedkeuren of met een schriftelijke reden terugsturen, en een bureaubeheerder kan een plan rechtstreeks goedkeuren, wat als zelfgoedkeuring wordt vastgelegd.
Waar de lanceringscontroles naar kijken
| Controle | Wat ze doet |
|---|---|
| Sjablonen | Mislukt als een sjabloon ontbreekt en waarschuwt als er een nog niet is goedgekeurd in de bibliotheek |
| Onderwerp- en previewregels | Mislukt als een regel ontbreekt, te lang is of nog de placeholder is |
| Afzenderadres | Mislukt tenzij het adres voor de klant is geverifieerd |
| Doelgroep | Mislukt als niemand de verzending kan ontvangen of de lijst boven de limiet zit |
| Afbeeldingen en grootte | Waarschuwt voor afbeeldingen die in de e-mail zijn ingesloten, wat de meeste inboxen blokkeren, en voor een e-mail die groot genoeg is om te worden afgekapt; mislukt bij een e-mail die te groot is om te verzenden |
| Links en merge tags | Waarschuwt voor links die nergens heen gaan en voor merge tags (personalisatievelden) die leeg zouden blijven |
Wat een e-maillancering niet doet
Uitvoeren verstuurt de campagne zelf en spreidt de verzendingen in de tijd. Een lancering kan worden geannuleerd terwijl ze bezig is met verzenden. Elke e-mail bevat een zichtbare afmeldlink en de standaard afmeldheaders. Een e-maillancering verstuurt nooit:
- e-mail vanaf een adres dat de klant niet heeft geverifieerd
- e-mail naar meer dan 2.000 ontvangers in één lancering
- e-mail naar iemand die zich heeft afgemeld of als „do not contact” is gemarkeerd
- dezelfde stap twee keer naar dezelfde ontvanger binnen één lancering
- e-mail vanuit een plan dat is gewijzigd sinds het werd goedgekeurd
Abonnement
Beschikbaarheid per abonnement
De planner zit in elk abonnement, ook in Studio voor US$ 99 per maand. Een plan heeft wel een sjabloon uit de bibliotheek van de klant nodig, en de e-mailbuilder waarmee je sjablonen maakt, begint bij het abonnement Agency voor US$ 299 per maand; bij Studio wacht de stap „Template” dus totdat er een sjabloon bestaat. Het sms-equivalent staat beschreven in sms-campagnes plannen.
Veelgestelde vragen
Hoe kan ik e-mailcampagnes plannen voor een klant?
Kies het thema van de klant, geef de campagne een naam en beslis of het een eenmalige verzending of een drip wordt. Kies de doelgroep en een geverifieerde afzender, schrijf maximaal drie onderwerpregels en een previewregel, kies een sjabloon uit de bibliotheek en dien het plan in voor goedkeuring. Daarna verstuurt Uitvoeren de e-mail zodra de controles slagen.
Hoeveel onderwerpregels kan ik testen in één e-mailplan?
Maximaal 3. De eerste is de hoofdregel en de andere zijn A/B-varianten. Ontvangers worden in ongeveer gelijke delen over de regels verdeeld en elke ontvanger krijgt altijd dezelfde regel. Een follow-up in een drip heeft één onderwerpregel. Vergelijk de varianten in de eigen resultaten van de klant om de winnaar te kiezen.
Welke contacten worden niet meegeteld in de doelgroep van een e-mail?
Contacten die zich hebben afgemeld voor de e-mail van de klant, contacten die als „do not contact” zijn gemarkeerd of een adres delen met zo iemand, ongeldige en dubbele adressen, contacten zonder e-mailadres en leden van een opgeslagen lijst die in een afgeschermde pipeline zitten die de planner niet mag aanschrijven. Het aantal toont hoeveel er zijn weggelaten en de reden per groep.
Kan ik een drip-reeks met follow-ups plannen?
Ja. Een drip is een eerste verzending plus maximaal 9 follow-ups. Elke follow-up heeft een eigen sjabloon, onderwerpregel en previewregel en gaat 1 tot 90 dagen na de vorige e-mail de deur uit. Follow-ups bereiken de mensen aan wie de vorige e-mail is verzonden, behalve wie zich sindsdien heeft afgemeld, als „do not contact” is gemarkeerd of uit het CRM is verdwenen.
Ontwerpt of verstuurt de e-mailplanner de e-mail zelf?
Niet op de eigen pagina: het ontwerp is een sjabloon uit de bibliotheek van de klant, gemaakt in de e-mailbuilder, en de verzending vindt plaats bij Uitvoeren, zodra het plan is goedgekeurd en de controles slagen. De planner is de afspraak tussen die twee: doelgroep, regels, sjabloon en goedkeuring.
Is er een limiet aan het aantal mensen dat één e-maillancering bereikt?
Ja. Eén lancering is beperkt tot 2.000 ontvangers en de controles laten een grotere doelgroep mislukken. Verdeel een grotere lijst over segmenten, pipelines of tags en plan afzonderlijke verzendingen. Verzendingen worden ook gespreid, dus een grote lancering heeft tijd nodig om af te ronden, terwijl de pagina Uitvoeren toont hoeveel e-mails er zijn verzonden.
Welke abonnementen bevatten de e-mailcampagneplanner?
Elk abonnement bevat de planner, Studio inbegrepen. Een plan kan zonder sjabloon uit de bibliotheek niet voorbij de stap „Template”, en de e-mailbuilder waarmee je sjablonen maakt, hoort bij het abonnement Agency, voor US$ 299 per maand; Studio kost US$ 99 per maand. De functies van de planner zelf, waaronder varianten van onderwerpregels, drips en goedkeuringen, verschillen niet per abonnement.