Đội ngũ · Stand Up
Stand Up hằng ngày, viết thay vì họp
Mỗi người nộp một check-in viết mỗi ngày: đã làm gì xong, đang làm gì, đang tải bao nhiêu việc, có gì đang cản trở, gắn nhãn theo khách hàng liên quan. Đọc hết báo cáo công việc hằng ngày của cả đội chỉ trong một phút, thay vì phải họp. Tạo không gian làm việc của riêng bạn, hoặc xem cách hoạt động.
Bạn đã có không gian làm việc? Đăng nhập
- Các gói từ 99 USD mỗi tháng
- Thiết kế cho agency có nhiều khách hàng
- Thương hiệu của bạn trên toàn bộ console
Đội ngũ · Stand Up
Công cụ báo cáo công việc hằng ngày cho agency marketing
Một buổi stand-up mười lăm phút tiêu tốn của một agency sáu người tới một tiếng rưỡi mỗi ngày, trong khi điều duy nhất ai đó thực sự cần nghe đã được nói ra trong chín mươi giây đầu tiên. Stand Up trong AI Marketing Dashboard biến cuộc họp đó thành một báo cáo công việc hằng ngày dạng check-in viết, mỗi người nộp theo đúng nhịp giờ giấc của riêng mình: đã hoàn thành gì, hôm nay đang làm gì, cảm thấy đang tải bao nhiêu việc, và có gì đang cản trở hay không, gắn nhãn theo khách hàng liên quan. Trưởng nhóm chỉ cần mở một màn hình là biết ngay ngày hôm đó đang ở đâu, mà không phải kéo sáu người ra khỏi công việc đang tập trung chỉ để hỏi.
Họp hay nhắn tin
Vẫn là stand-up, nhưng không ai phải đứng chờ
Giữ lại mục đích của cuộc họp là biết mọi người đang ở đâu, và bỏ đi việc chờ đến lượt.
Trước và sau
Check-in viết tay giữ lại những gì
Cuộc họp hằng ngày
- Ai cũng phải chờ đến lượt mình nói
- Người vào trễ bỏ lỡ những gì đã nói
- Một nửa phòng nghe những cập nhật không liên quan đến mình
- Vướng mắc chỉ nổi lên khi có người nhớ ra
- Không có gì được ghi lại khi cuộc gọi kết thúc
Cuộc họp gọi mọi người cùng một lúc. Check-in hỏi từng người một lần mỗi ngày.
Check-in dạng viết
- Mỗi người trả lời một lần mỗi ngày, theo giờ giấc của riêng mình
- Mỗi check-in nêu tên những khách hàng mà công việc dành cho
- Một vướng mắc được nêu ra sẽ đến quản trị viên và các trưởng nhóm phụ trách những khách hàng được nêu tên
- Quản trị viên đọc hết một ngày của cả đội trong một phút
- Lịch sử được giữ nguyên như lúc viết, kèm lịch tháng, báo cáo và bản xuất CSV
Riêng tư theo mặc định: trưởng nhóm phụ trách một khách hàng thấy các check-in gắn nhãn khách hàng đó, mọi người khác chỉ thấy check-in của chính mình, và không có gì lọt vào cổng khách hàng.
Luồng làm việc hằng ngày
Một ngày làm việc, từ đầu đến cuối
Đặt các câu hỏi
Quản trị viên soạn biểu mẫu: một lời giới thiệu và tối đa mười hai câu hỏi, thuộc một trong năm kiểu, từ văn bản ngắn đến thang 1 đến 5 hoặc cờ có/không kèm chi tiết, rồi chọn ai được kỳ vọng nộp check-in.Mọi người check-in
Mỗi người nộp một lần mỗi ngày, gắn nhãn những khách hàng mà công việc dành cho và tích lũy một chuỗi ngày làm việc có check-in.Đọc cả ngày
Quản trị viên thấy ai đã nộp và ai còn được kỳ vọng nộp, với các vướng mắc trong ngày và khối lượng công việc trung bình hiển thị phía trên. Trưởng nhóm phụ trách khách hàng thấy ngày làm việc của các khách hàng mà họ phụ trách.Gỡ các vướng mắc
Lọc luồng tin về chỉ các vướng mắc. Mỗi vướng mắc mới sẽ báo cho quản trị viên và các trưởng nhóm phụ trách những khách hàng liên quan.
Bắt đầu ngày làm việc khi biết mọi người đang ở đâu
Mời đội ngũ của bạn vào một không gian làm việc mới và đặt biểu mẫu check-in đầu tiên trước mặt họ.
Các gói bắt đầu từ 99 USD mỗi tháng.
Trong trang này
Báo cáo công việc hằng ngày, không cần cuộc họp hằng ngày
Mọi người trả lời bằng chữ viết, theo đúng giờ giấc riêng
Một buổi stand-up thực chất là vấn đề đồng bộ, không phải vấn đề họp hành. Stand Up giải quyết điều đó bằng chữ viết: mỗi người nộp một check-in cho mỗi ngày, bất kể buổi sáng của họ thực sự bắt đầu lúc nào, và các câu trả lời xếp chồng lên nhau trên một luồng duy nhất mà quản trị viên, hoặc trưởng nhóm phụ trách các khách hàng của mình, đọc trong một phút. Không ai phải chờ đến lượt, không ai phải lặp lại cho người vào trễ, và một designer làm việc từ 7 giờ sáng đến 3 giờ chiều không bị kéo vào một cuộc gọi lúc 10 giờ chỉ để nói hai câu.
Điều đó quan trọng ở một agency hơn hầu hết mọi nơi khác, vì những người trong một buổi stand-up hiếm khi đang làm cùng một việc. Một nửa phòng ngồi nghe cập nhật khách hàng của nửa còn lại chính là khoản lãng phí cụ thể mà cuộc họp hằng ngày tạo ra, và một luồng chữ viết loại bỏ điều đó trong khi những người điều hành công việc vẫn thấy được những gì họ cần.
Hỏi đội của bạn đúng những câu hỏi agency thực sự cần câu trả lời
Tối đa mười hai câu hỏi thuộc năm kiểu, do quản trị viên sắp xếp
Biểu mẫu mặc định gồm bốn câu hỏi kinh điển: lần trước bạn đã làm gì, hôm nay bạn đang làm gì, khối lượng công việc của bạn đang ở mức nào, và bạn có đang bị cản trở không. Một quản trị viên có thể viết lại toàn bộ: thêm một dòng giới thiệu, thêm hoặc bớt câu hỏi tối đa mười hai câu, sắp xếp lại thứ tự, và chọn kiểu cho từng câu: một câu trả lời văn bản ngắn, một câu dài, một thang điểm từ 1 đến 5 với nhãn tự đặt ở hai đầu, một cờ có hoặc không hỏi thêm chi tiết khi câu trả lời là có, hoặc một tập lựa chọn cố định.
Chỉnh sửa biểu mẫu là một quyết định của quản trị viên và luôn là vậy, nên một check-in mang cùng một ý nghĩa trên toàn agency, thay vì trôi dạt khác nhau theo từng đội. Đánh dấu một câu hỏi là bắt buộc là cách để đảm bảo câu trả lời bạn xây biểu mẫu để hỏi chính là câu trả lời bạn nhận được, và ô soạn sẽ không chấp nhận một bản nộp bỏ qua câu đó.
Vướng mắc được nêu ra ngay buổi sáng nó xảy ra, không phải đến buổi review thứ Sáu
Một cờ có hoặc không kèm chi tiết đi cùng
Câu hỏi về vướng mắc là một cờ, và một cờ được bật lên luôn mang theo lời giải thích của riêng nó: người viết trả lời có, rồi nói rõ điều gì đang cản đường. Trên luồng tin, những câu trả lời đó được đánh dấu, được đếm trong thanh số liệu của ngày, và có thể xem riêng qua một bộ lọc chỉ vướng mắc, rút gọn cả ngày xuống còn những người đang cần một thứ gì đó từ người khác.
Một khách hàng đang chờ tài sản thương hiệu, một tài khoản quảng cáo chưa ai được cấp quyền truy cập, một developer bị kẹt vì thiếu mật khẩu staging: đó là những giờ chết thường không ai để ý cho đến khi deadline phải dời lại. Được ghi lại ngay buổi sáng chúng xuất hiện và gửi tới các quản trị viên và trưởng nhóm phụ trách khách hàng có thể gỡ vướng, chúng chỉ tốn một email thay vì cả một tuần.
Một chỉ số khối lượng công việc bạn có được trước khi ai đó âm thầm đuối sức
Tự đánh giá theo thang 1 đến 5, lấy trung bình theo ngày
Mỗi check-in mang theo một câu trả lời về khối lượng công việc trên một thang điểm do chính bạn đặt nhãn: từ nhẹ nhàng đến quá tải, và thanh số liệu của ngày hiển thị mức trung bình của cả đội bên cạnh số lượng đã nộp và số vướng mắc. Đó là một cảm nhận, không phải một chỉ số đo lường, và điều đó được giữ nguyên có chủ đích: con số là điều một người tự nói về tuần làm việc của chính họ, đúng là tín hiệu mà một báo cáo mức sử dụng không thể cho bạn biết.
Đọc liên tục trong hai tuần, nó cho chủ agency biết hai điều mà bảng tính năng lực không bao giờ cho biết: ai đang tiến gần đến kiệt sức trong khi vẫn hoàn thành công việc, và tài khoản nào đang chiếm nhiều thời gian trong tuần của ai đó hơn dự tính ban đầu. Giờ công thuộc về bảng chấm công; còn đây là góc đọc mang tính con người đi bên cạnh nó.
Mỗi check-in cho biết nó dành cho những khách hàng nào
Gắn nhãn các tài khoản, rồi lọc luồng tin về một khách hàng
Một ngày làm việc của một người hiếm khi chỉ có một tài khoản, nên một check-in được gắn nhãn với mọi khách hàng nó chạm tới, kể cả công việc nội bộ của chính agency, được coi là một phạm vi chính thức chứ không phải một ý nghĩ thêm vào sau. Luồng tin sau đó có thể lọc về một khách hàng duy nhất, biến báo cáo công việc hằng ngày thành một bản ghi ở cấp tài khoản: hôm nay khách hàng này có gì tiến triển, ai làm việc đó, và điều gì đang bị đình lại.
Đó là góc nhìn một account manager mang theo vào cuộc gọi với khách hàng, và cũng là góc nhìn một người phụ trách mới đọc để bắt kịp một tài khoản vừa được bàn giao lại. Nó có sẵn miễn phí từ việc gắn nhãn mà mọi người vẫn làm ngay khi nộp check-in.
Xem ai đã nộp, ai bạn còn đang chờ, và ai chưa từng bỏ lỡ một ngày
Số lượng đã nộp, chip đang chờ và chuỗi ngày làm việc
Thanh số liệu của ngày đếm xem trong số những người bạn trông đợi đã có bao nhiêu người nộp check-in, và một dòng đang chờ hiển thị gương mặt của những người chưa nộp, để việc thúc giục một buổi stand-up chỉ cần một cái nhìn thay vì một tin nhắn gửi cho cả đội. Khi người cuối cùng nộp xong, dòng đó tự báo, thay vì để bạn phải tự đếm.
Mỗi người cũng mang theo một chuỗi ngày làm việc liên tiếp có check-in, kèm một khoảng ân hạn cho ngày vẫn đang diễn ra, để một buổi sáng chưa nộp xong không bao giờ làm chuỗi đó về 0. Cuối tuần không làm đứt chuỗi, vì một buổi stand-up là thói quen của ngày làm việc, và bộ đếm cần đồng nhất với điều đó.
Một bản ghi bằng văn bản của cả tuần không bao giờ tự viết lại chính nó
Ảnh chụp câu trả lời, lịch tháng, báo cáo và xuất CSV
Câu trả lời được lưu dưới dạng ảnh chụp tự mô tả: mỗi câu trả lời giữ lại đúng câu hỏi nó đang trả lời và đúng cách diễn đạt câu hỏi đó có vào ngày hôm ấy. Đổi biểu mẫu vào quý sau, các check-in của quý trước vẫn đọc đúng y như lúc được viết ra, thay vì bị gắn lại nhãn theo một câu hỏi chưa từng ai được hỏi. Một báo cáo công việc hằng ngày mà bạn không thể tin là luôn đúng sự thật thì không phải là một bản ghi.
Một lịch tháng và một báo cáo theo thành viên và theo ngày cho phép lùi lại qua lịch sử, luồng tin của một ngày lọc được theo khách hàng hoặc thu hẹp về chỉ các vướng mắc, và báo cáo xuất ra CSV khi ai đó muốn có cả tháng trong một bảng tính, cho một buổi nhìn lại, một lượt xem xét năng lực hoặc một cuộc trao đổi về phạm vi công việc. Stand Up được thiết kế có chủ đích là một bề mặt chỉ dành cho nội bộ agency: không có gì ở đây lọt vào cổng khách hàng.
Chuyển từ cuộc gọi hằng ngày sang báo cáo công việc hằng ngày dạng viết trong hai tuần
Thay đổi một nghi thức hằng ngày hiệu quả khi được làm theo từng giai đoạn. Lộ trình này giữ lại cuộc gọi trong một tuần để thói quen kịp hình thành, rồi mới bỏ hẳn.
Thống nhất các câu hỏi
Bắt đầu với bốn câu hỏi mặc định: bạn đã hoàn thành gì, hôm nay bạn đang làm gì, bạn đang tải bao nhiêu việc và có gì đang cản trở bạn không. Thêm một hoặc hai câu mà agency của bạn thực sự cần, rồi dừng lại ở đó.
Nói rõ ai được kỳ vọng nộp
Một quản trị viên chọn những người được kỳ vọng nộp check-in. Lựa chọn đó định hình con số “Submitted” (đã nộp), dòng “Waiting on” (đang chờ) và lịch, và không bao giờ ngăn người khác nộp.
Chọn giờ nộp và nói to ra
Dòng “Waiting on” cho thấy ai còn nợ check-in, nên đội chỉ cần một thói quen chung, chẳng hạn nộp trước cuộc họp đầu tiên trong ngày. Chốt giờ cụ thể và để dòng đó lo việc thúc giục.
Chạy song song cả hai trong một tuần
Giữ cuộc gọi, nhưng mở đầu bằng việc đọc luồng tin thay vì đi vòng quanh phòng. Bất cứ điều gì mọi người vẫn nói mà không có trong check-in sẽ cho bạn thấy biểu mẫu còn thiếu gì.
Bỏ cuộc gọi hằng ngày
Sang tuần thứ hai, bỏ cuộc gọi, hoặc giữ một khung giờ mỗi tuần trên lịch Cuộc họp cho những cuộc trao đổi cần nghe giọng nói. Check-in đảm nhiệm các thông tin hằng ngày.
Viết một check-in mà đồng nghiệp dùng được
Một check-in tốt trả lời sẵn những câu hỏi mà người đọc nếu không sẽ phải hỏi trong một cuộc gọi.
| Câu hỏi | Yếu | Tốt hơn | Vì sao hữu ích |
|---|---|---|---|
| Bạn đã làm gì gần nhất? | Làm việc trên website | Đã gửi bản nội dung trang chủ đã chỉnh sửa để duyệt và hoàn thành bản nháp báo cáo tháng Tư | Nêu kết quả mà đồng nghiệp có thể dựa vào |
| Hôm nay bạn đang làm gì? | Thêm vài việc cho website | Dựng trang đặt lịch cho ưu đãi mùa xuân, rồi duyệt các bản thử quảng cáo | Cho trưởng nhóm biết nên kỳ vọng gì và nên hỏi gì |
| Có vướng mắc nào không? | Có, đang chờ vài thứ | Có: tôi cần lời mời vào tài khoản quảng cáo từ khách hàng trước đợt chạy vào thứ Năm | Nêu rõ vật cản, ai gỡ được và điều gì đang gặp rủi ro |
| Công việc này dành cho những khách hàng nào? | Không gắn nhãn | Đã gắn nhãn hai khách hàng mà công việc dành cho | Cho phép trưởng nhóm phụ trách các khách hàng đó đọc, và giữ cho luồng tin lọc được |
Viết vướng mắc đúng chỗ biểu mẫu yêu cầu. Một vướng mắc được nêu ra kèm lời giải thích của nó, được tính vào tổng của ngày và báo cho các quản trị viên cùng các trưởng nhóm phụ trách những khách hàng được gắn nhãn, nên một câu rõ ràng có thể tiết kiệm cả một ngày. Gắn nhãn mọi khách hàng mà công việc đã chạm tới. Một check-in không có nhãn, hoặc chỉ gắn nhãn tài khoản riêng của agency, chỉ nằm giữa người viết và các quản trị viên.
Chọn kiểu câu hỏi cho biểu mẫu của riêng bạn
Biểu mẫu mặc định phù hợp với hầu hết các đội. Khi đội bạn cần nhiều hơn, chọn kiểu câu hỏi khớp với câu trả lời bạn muốn nhận về.
| Kiểu | Dùng để | Ví dụ |
|---|---|---|
| Short text (văn bản ngắn) | Một thông tin, trong một dòng | Bạn đang test trên môi trường nào? |
| Long text (văn bản dài) | Một đoạn tường thuật mà người đọc sẽ lướt qua | Hôm qua bạn đã hoàn thành việc gì? |
| 1 to 5 scale (thang điểm) | Một cảm nhận hoặc một mức đánh giá, với chữ do bạn tự đặt ở hai đầu | Bạn tự tin đến mức nào về đợt ra mắt hôm thứ Sáu, từ Chưa chắc đến Chắc chắn? |
| Yes-no with detail (có/không kèm chi tiết) | Một cờ cần lời giải thích khi được bật | Có việc nào đang chờ khách hàng không? |
| Multiple choice (nhiều lựa chọn) | Một câu trả lời từ một danh sách cố định | Hôm nay bạn làm việc ở đâu? |
Quản trị viên chỉnh sửa biểu mẫu: một dòng giới thiệu và tối đa mười hai câu hỏi tất cả. Chỉ đánh dấu một câu hỏi là bắt buộc khi check-in không đầy đủ nếu thiếu câu đó, vì mỗi câu bắt buộc thêm vào là một lý do nữa để bỏ thói quen. Thay đổi áp dụng từ check-in kế tiếp trở đi.
Ai đọc được một check-in, và vì sao đó chính là mấu chốt
Riêng tư theo mặc định là điều khiến câu trả lời trung thực. Quy tắc gói gọn trong một câu cho mỗi kiểu người đọc.
| Người đọc | Đọc được | Thấy gì trên trang |
|---|---|---|
| Một quản trị viên | Mọi check-in trong không gian làm việc | Ai đã nộp so với ai được kỳ vọng nộp, ai còn đang chờ, mọi vướng mắc, khối lượng công việc của đội, “Calendar” và “Report”, bản xuất CSV và trình chỉnh sửa biểu mẫu |
| Trưởng nhóm phụ trách khách hàng | Check-in của chính họ, cùng mọi check-in gắn nhãn một khách hàng mà họ phụ trách | Chế độ xem “Your clients” (khách hàng của bạn) của luồng tin, vướng mắc và khối lượng công việc của các tài khoản đó |
| Mọi người còn lại | Chỉ check-in của chính mình | Chuỗi ngày, tuần của họ và lịch của riêng họ |
Trưởng nhóm phụ trách khách hàng là người được ghi là “Account Manager”, “Marketing Lead”, “Design Lead” hoặc “Development Lead” trên tab “Team & Roles” (đội ngũ và vai trò) của một khách hàng, nên việc phân công nhân sự cho một khách hàng cũng quyết định ai đọc được các check-in của khách hàng đó. Stand Up là bản ghi nội bộ và không bao giờ xuất hiện trong cổng khách hàng.
Lưu ý
Vì sao quyền đọc được giới hạn hẹp
Trong một đội thật, có người bắt buộc phải nộp và có người thì không, và một luồng tin ai cũng đọc được biến một công cụ phối hợp thành bảng điểm danh. Giới hạn quyền đọc cho những người chịu trách nhiệm về công việc giúp lời viết thẳng thắn. Cảnh báo về một vướng mắc có thể đến với mọi người qua email, thông báo trên thiết bị và chuông thông báo, tùy theo cài đặt của chính họ, và email cùng thông báo trên thiết bị không nêu tên khách hàng.
Đọc luồng tin để tìm tín hiệu, không phải điểm số
Chỉ số khối lượng công việc do chính mỗi người tự báo, và không con số nào đo giá trị của bất kỳ ai. Coi chúng là gợi ý để mở một cuộc trao đổi.
- Blocker (vướng mắc)
- Một câu trả lời “có” cho câu hỏi về vướng mắc, kèm chi tiết điều gì đang cản đường viết ngay bên cạnh.
- Workload (khối lượng công việc)
- Câu trả lời từ 1 đến 5 của chính một người về việc họ đang gánh bao nhiêu việc, được lấy trung bình trong ngày cho những người đọc.
- Streak (chuỗi ngày)
- Số ngày làm việc liên tiếp có check-in. Cuối tuần không làm đứt chuỗi, và ngày đang diễn ra không bao giờ bị tính là vắng.
- Waiting on (đang chờ)
- Những người mà quản trị viên kỳ vọng sẽ nộp check-in nhưng hôm nay chưa nộp.
- Expected to post (được kỳ vọng nộp)
- Danh sách mà quản trị viên giữ để tính các con số tham gia. Nó định hình các con số đếm và không bao giờ quyết định ai được phép nộp.
| Mẫu hình | Có thể có nghĩa là | Cách phản ứng hợp lý |
|---|---|---|
| Cùng một khách hàng xuất hiện trong vướng mắc nhiều ngày liền | Vật cản nằm ngoài đội: một câu trả lời, một yêu cầu cấp quyền truy cập hoặc một quyết định | Đưa việc này tới trưởng nhóm phụ trách khách hàng đó và thống nhất ai sẽ theo đuổi, thay vì để mỗi người viết lại một lần |
| Khối lượng công việc của một người ở mức nặng trong nhiều ngày | Lên kế hoạch quá nhiều, hoặc một công việc lớn hơn vẻ ngoài của nó | Hỏi họ trước, rồi cân đối lại trong Dự án trước khi lỡ hạn |
| Một cái tên liên tục xuất hiện dưới “Waiting on” | Thói quen chưa hình thành, hoặc người đó không được kỳ vọng nộp | Kiểm tra “Who's expected” (ai được kỳ vọng nộp) trước khi thúc giục |
| Phần lớn check-in nhắc tới cùng một khách hàng | Tài khoản đó đang chiếm nhiều thời gian trong tuần hơn dự kiến | So sánh với giờ công trong Chấm công, rồi đặt lại phạm vi hoặc nhân sự |
“Daily” (theo ngày) hiển thị từng ngày một, kèm bộ lọc khách hàng và công tắc “Blockers only” (chỉ vướng mắc) dành cho quản trị viên và trưởng nhóm phụ trách khách hàng. Với quản trị viên, “Calendar” (lịch) tô màu mỗi ngày theo số người được kỳ vọng đã nộp. “Report” (báo cáo), mở cho quản trị viên và trưởng nhóm phụ trách khách hàng, xếp thành viên theo ngày với các ô đã nộp và, với quản trị viên, cả ô bỏ lỡ và ô đang chờ, cùng bảng phân tích “By client” (theo khách hàng) và nút “Export CSV” (xuất CSV) cho khoảng thời gian đó. Mỗi con số đều mở ra ngày đằng sau nó.
Stand Up dừng ở đâu và các công cụ khác bắt đầu từ đâu
Một check-in cố ý nhỏ gọn. Nó trỏ tới các bản ghi lớn hơn thay vì sao chép chúng.
- Giờ công thuộc về Chấm công. Stand Up giữ phần đọc mang tính con người bên cạnh đó: một người cảm thấy mình đang tải bao nhiêu việc và điều gì đang cản đường họ.
- Vướng mắc cần một cuộc trao đổi thì thuộc về Chat. Check-in nói rằng nó tồn tại, còn luồng chat sẽ giải quyết nó.
- Công việc cần được theo dõi thì thuộc về Dự án dưới dạng một công việc. Nếu chính vật cản đó đang giữ một công việc, chuyển nó sang cột “Issues” (vướng mắc) để bảng hiển thị đúng điều check-in nói.
Stand Up có trong mọi gói, từ Studio trở lên, và nằm trong nhóm Đội ngũ của thanh bên, giữa Chấm công và Cuộc họp.
Câu hỏi thường gặp
Một bản stand-up dạng viết nên mất bao lâu để hoàn thành?
Đủ ngắn để viết xong trước công việc đầu tiên trong ngày, thường nghĩa là một hai câu cho mỗi câu hỏi dài. Nếu mọi người cần nhiều hơn hẳn, biểu mẫu có quá nhiều câu hỏi hoặc công việc có quá nhiều đầu mối. Một check-in gọn cũng là check-in mà trưởng nhóm sẽ thực sự đọc đến hết.
Làm sao tôi nhắc những người chưa nộp check-in?
Quản trị viên thấy một dòng “Waiting on” nêu tên những người còn được kỳ vọng nộp, và “Report” đánh dấu các ngày bỏ lỡ và đang chờ, nên bạn biết ai còn nợ check-in mà không phải nhắn cả đội. Thống nhất một giờ nộp như thói quen chung của đội và để dòng đó cho thấy ai còn thiếu.
Tôi có thể nộp hoặc sửa check-in của hôm qua không?
Có. Lùi lại bằng mũi tên ngày trước, rồi nộp hoặc sửa bản ghi của ngày đó. Các stand-up cũ hơn một tháng chỉ để đọc, và mũi tên ngày kế tiếp dừng ở hôm nay. Mỗi người chỉ có một check-in mỗi ngày, nên một ngày bạn đã viết thì được sửa chứ không viết lại.
Ai được báo khi có người nêu một vướng mắc?
Các quản trị viên và các trưởng nhóm phụ trách những khách hàng mà check-in được gắn nhãn, không bao giờ là người viết. Họ nhận tin qua chuông thông báo, email và thông báo trên thiết bị, tùy theo cài đặt của từng người, và cảnh báo mở ra bản ghi của ngày hôm đó. Email và thông báo trên thiết bị không nêu tên khách hàng.
Đồng nghiệp có sửa được check-in của người khác không?
Không. Chỉ người viết một check-in mới sửa được nó. Quản trị viên có thể xóa bất kỳ bản ghi nào, chẳng hạn bản nộp nhầm, nhưng không thể viết lại điều một đồng nghiệp đã nói. Nhờ vậy mỗi check-in luôn là bản ghi trung thực của chính lời người viết.
Ai thấy con số khối lượng công việc tôi nhập?
Bất kỳ ai đọc được check-in chứa nó: bạn, các quản trị viên và các trưởng nhóm phụ trách mọi khách hàng bạn đã gắn nhãn. Đồng nghiệp không thấy được. Quản trị viên và trưởng nhóm thấy mức trung bình trên các check-in mà họ được phép đọc, đó là gợi ý để hỏi thăm mọi việc đang ra sao chứ không phải thước đo hiệu suất.
Khách hàng có thấy các stand-up của chúng tôi không?
Không. Stand Up là bản ghi nội bộ và không bao giờ hiển thị trong cổng khách hàng. Những người duy nhất đọc được một check-in gắn nhãn một khách hàng là các quản trị viên và các đồng nghiệp của agency được phân công làm trưởng nhóm phụ trách khách hàng đó. Người phía khách hàng không bao giờ thấy nó.