Trung tâm thông báo và phê duyệt cho toàn bộ console của agency

Quy trình phân loại lặp lại được cho Trung tâm hoạt động

Một dòng tin chỉ có ích khi bạn dọn sạch được nó. Các bước này biến Trung tâm hoạt động, một trung tâm thông báo gom những việc cần quyết định, thành một hàng chờ mà bạn xử lý cho hết.

1. 1

   Bắt đầu từ “Chưa đọc”

   Chọn nút lọc “Chưa đọc”, hoặc “Nhắc tên” khi bạn chỉ có vài phút. Mỗi tab danh mục mang số đếm riêng, nên tab có nhiều mục chờ nhất hiện rõ trước khi bạn mở bất kỳ mục nào.

2. 2

   Chọn phạm vi

   Bộ chọn khách hàng ở phần đầu trang thu hẹp dòng tin. Khi công việc chưa đọc nằm ở các khách hàng khác, một thông báo đếm số đó và đưa ra nút “Xem tất cả khách hàng”, để một góc nhìn hẹp không bao giờ âm thầm che mất điều gì.

3. 3

   Mở bản ghi cần đến bạn

   Chọn một mục để xem giao diện dựng riêng cho loại của nó. Khung chi tiết hiển thị các thông tin, và “Mở bản ghi gốc” đưa bạn tới khách hàng tiềm năng, công việc, cuộc họp hoặc kế hoạch, nơi quyết định được đưa ra, với đúng khách hàng đã được chọn sẵn.

4. 4

   Chuyển câu trả lời chat sang Chat

   Bản thân khung chi tiết chỉ để đọc. Một mục chat có nút “Trả lời trong Chat”, nơi cuộc hội thoại diễn ra, còn mọi mục khác có “Mở bản ghi gốc”.

5. 5

   Mở bản ghi gốc khi cần thêm

   Dùng “Mở bản ghi gốc” để nhảy thẳng tới khách hàng tiềm năng, công việc, cuộc họp hoặc kế hoạch đứng sau. Khách hàng đúng đã được chọn sẵn cho bạn, nên không phải gõ lại gì và không cần tìm kiếm.

6. 6

   Đánh dấu chưa đọc để quay lại sau

   Một mục bạn đã mở nhưng chưa xử lý xong có thể được đánh dấu chưa đọc trở lại, để ngày mai nó quay về qua cùng nút lọc “Chưa đọc” thay vì nằm trong trí nhớ của bạn.

Gửi riêng, theo dõi, nền và theo lịch: cách mỗi thông báo được quyết định

Mỗi loại sự kiện được đăng ký một lần với một tầng, nên cùng một quy tắc quyết định chuông thông báo, thông báo trên thiết bị và email.

Thông báo trên thiết bị phản chiếu chuông thông báo. Một thiết bị chỉ được báo khi chính sự kiện đó cũng làm chuông reo với người ấy, sau cùng những bước kiểm tra quyền. Một tin nhắn trực tiếp hay cuộc trò chuyện riêng tư chỉ thuộc về những người tham gia, không có ngoại lệ cho quản trị viên, nên thông báo về chúng chỉ đến với đúng những người tham gia đó.

Email chờ bạn: mỗi chế độ gửi vào thời điểm nào

Không phải email nào cũng nên đến ngay giây phút sự việc xảy ra. Mỗi danh mục chọn chế độ phù hợp với mức khẩn cấp thường thấy của nó.

Trong Cài đặt, mỗi danh mục hiển thị các công tắc “Trong ứng dụng”, “Thiết bị” và “Email” trên cùng một dòng, và ô email nêu tên chế độ của nó. Một công tắc tổng tắt toàn bộ thông báo email cùng lúc. Bản tóm tắt liệt kê những gì đến hạn và quá hạn, các cuộc họp hôm nay, những gì đang chờ bạn và các cập nhật gần đây được nhóm theo khách hàng.

Giờ làm việc, tạm dừng và email tổng hợp

Thông báo hữu ích nhất khi đến vào lúc bạn có thể hành động. Các điều khiển này quyết định lúc đó.

Giờ làm việc

Các ngày, giờ bắt đầu, giờ kết thúc và múi giờ bạn chọn. Ngoài khung giờ này, thông báo trên thiết bị bị bỏ qua, còn email gộp hoặc email gửi khi bạn vắng mặt chờ để gom thành một email tổng hợp.

Tạm dừng

Bỏ qua thông báo trên thiết bị và giữ lại email gộp cùng email gửi khi bạn vắng mặt trong một giờ, hai giờ, đến khi ngày làm việc của bạn bắt đầu vào ngày mai, hoặc đến một thời điểm bạn đặt. Chuông thông báo vẫn hiển thị mọi thứ.

Email tổng hợp

Một email duy nhất gom những gì đã đến trong lúc bạn tạm dừng hoặc ngoài giờ làm việc, được gửi khi khung giờ tiếp theo của bạn mở ra.

Nhắc lịch họp

Khoảng thời gian báo trước từ 5 đến 30 phút trước một cuộc họp bạn tham dự, hoặc tắt. Nó đến dưới dạng thông báo trên thiết bị và một mục trên chuông thay vì một email.

Âm báo

Một trong năm âm báo, hoặc không có, cho các thông báo đến khi một thẻ của console đang mở.

Khách hàng làm gì trong cổng, và cách kiểm soát thông báo gây nhiễu

Khi khách hàng hành động, đội ngũ của bạn nên được biết một lần, ở đúng chỗ, chứ không phải mỗi lần khách hàng đăng nhập.

Mọi thứ trên tab “Khách hàng” đều bắt nguồn từ cổng khách hàng, vốn là tính năng của các gói Scale và Enterprise. Khách hàng có bảng thiết lập thông báo riêng ở đó, với cùng các lựa chọn thiết bị và email cùng giờ yên tĩnh của riêng họ. Ở phía agency, mỗi khách hàng có một công tắc ngăn email của cổng gửi tới những người của khách hàng đó mà không đụng đến thông báo của chính bạn. Xem quản lý khách hàng để biết công tắc đó nằm ở đâu, và pipeline trong cổng khách hàng để biết các ghi chú về khách hàng tiềm năng mà khách hàng có thể thêm.

Một dòng tin, hai cách xem: chuông thông báo, Trung tâm và những gì được ghi nhớ

Chuông thông báo là bộ mặt gọn của cùng một dòng tin, nên hai bên không bao giờ bất đồng về điều gì là mới.

Chuông thông báo ở phần đầu trang đếm số mục chưa đọc ở mọi khách hàng, vì một hạn chót không quan tâm tài khoản nào đang được chọn. Trung tâm hoạt động đếm theo khách hàng bạn đã chọn và cho bạn biết khi có việc chưa đọc ở nơi khác. Cả hai đều áp dụng tùy chọn thông báo của bạn, nên một danh mục bạn tắt sẽ ngừng xuất hiện ở cả hai nơi.

Trạng thái đã đọc được lưu trong trình duyệt của bạn cho không gian làm việc và được chuông cùng Trung tâm dùng chung. Đọc một mục ở bên này sẽ xóa nó ở bên kia, và tải lại trang vẫn giữ nguyên. Chủ ý đánh dấu chưa đọc một mục khi nó cần xem lại lần nữa, để nó quay lại qua nút “Unread”. Vì mỗi sự kiện do chính công cụ sở hữu nó phát ra, lời mời họp, thay đổi công việc trong dự án và vướng mắc trong Stand Up đều đổ về cùng một nơi với các mục khách hàng tiềm năng và phê duyệt.