Phần mềm phân khúc khách hàng cho agency, xây ngay trên CRM của từng khách hàng

Một khách hàng tiềm năng được ghi nhận qua biểu mẫu hoặc trang đặt lịch đã xuất bản mang thông tin chiến dịch của liên kết mà khách truy cập đã đến từ đó: nguồn, phương tiện và chiến dịch UTM, cùng một mã nhấp Google hoặc Meta khi liên kết có. Trên biểu mẫu, một trường “Hidden” (ẩn) có nhãn utm_campaign lưu giá trị bạn đặt cho nó, và giá trị đó thắng giá trị của liên kết. Một quy tắc phân khúc có thể kiểm tra các trường UTM đó, các trường “Source”, “Channel” và “Campaign” của chính CRM, và một điều kiện “Ad click” (lượt nhấp quảng cáo) cho Google, Meta, một trong hai hoặc không có. Khách hàng tiềm năng từ một chiến dịch mà chưa từng đặt lịch, khách hàng tiềm năng đã nhấp một quảng cáo Google mà vẫn còn một deal đang mở, và các deal thắng từ quảng cáo Meta, mỗi nhóm chỉ cách một hoặc hai quy tắc.

“Ad click” chỉ bao gồm Google và Meta, nên tìm các nền tảng khác qua các trường UTM. Một khách hàng tiềm năng thêm bằng tay chỉ giữ những gì ai đó đã gõ, còn một lần nhập CSV hoặc API tiếp nhận khách hàng tiềm năng có thể mang cùng các cột, nên đọc con số và mở một mẫu trước khi một kế hoạch dùng phân khúc. Để giữ những người đã mua ra khỏi một chiến dịch tìm khách mới, xuất nhóm đã thắng thành một file danh sách khách hàng đã băm và tự tải lên nền tảng quảng cáo.

Thanh đếm của trình chỉnh sửa cập nhật sau lần sửa cuối của bạn khoảng nửa giây. Nó hiện tổng số, rồi số liên hệ có thể tiếp cận qua email và qua SMS, vốn là một con số nhỏ hơn và riêng biệt: liên hệ không có địa chỉ, có địa chỉ không hợp lệ hoặc trùng lặp, hay bị đánh dấu không liên hệ đều bị loại, email còn loại thêm những người đã hủy đăng ký, và thanh đếm liệt kê từng lý do. Tối đa mười liên hệ mẫu hiện kèm tên, email được che dạng j•••@acme.com và số điện thoại chỉ hiện bốn chữ số cuối, mỗi liên hệ có một liên kết để mở khách hàng tiềm năng đó trong CRM.

Quá 25.000 khách hàng tiềm năng trong CRM, con số trở thành một mức sàn, và thanh đếm nói rõ điều đó thay vì trình bày nó như chính xác. Một lần triển khai từ chối một đối tượng mà nó không kiểm tra đầy đủ được, vì một câu trả lời không đầy đủ không phải là danh sách để gửi. Việc đếm cần quyền truy cập CRM, nên một đồng nghiệp không có quyền đó chỉ thấy các nhóm nhắm mục tiêu paid, và màn hình giải thích vì sao.

Một danh sách tĩnh chỉ chứa các liên hệ trong CRM và không gì khác. Thêm họ bằng cách tìm trong CRM của khách hàng theo tên, email hoặc công ty, dán email hoặc số điện thoại, hay nhập một file CSV. File CSV được đọc ngay trong trình duyệt của bạn và cột bạn chọn được gửi đi để đối chiếu với CRM; chỉ những liên hệ đã tồn tại mới vào danh sách, và không gì bạn dán được lưu lại. Một danh sách chứa tối đa 25.000 liên hệ.

“Freeze” (chốt) sao chép tất cả những ai một phân khúc khớp hôm nay vào một danh sách mới và để nguyên phân khúc, nên danh sách đứng yên khi CRM thay đổi. Nếu có hơn 25.000 người khớp, hoặc không đếm được đầy đủ, việc chốt bị từ chối chứ không bị cắt bớt, và các mục loại trừ thông thường vẫn áp dụng khi danh sách được đếm hoặc được gửi tới. Đó là công cụ cho nhật ký kiểm toán, một nhóm VIP cố định hay một lần gửi mà người duyệt đã duyệt. Danh sách thành viên chia trang năm mươi người một lần, kèm tìm kiếm; bạn có thể gỡ các liên hệ đã chọn hoặc xóa sạch danh sách, và việc xóa sạch không bao giờ gỡ một liên hệ mà bạn không được phép thấy.

Một nhóm paid chỉ mang phần nhắm mục tiêu. Địa điểm có thể bao gồm và loại trừ tối đa 50 nơi mỗi chiều, ngôn ngữ tới 20, còn nhân khẩu học gồm các nhóm tuổi từ 18 đến 65 trở lên, giới tính và, với Google, các loại trừ về thu nhập hộ gia đình và tình trạng làm cha mẹ, vốn kèm một cảnh báo vì các chiến dịch Tìm kiếm chưa xác nhận chúng. Một trường “Special ad category” (hạng mục quảng cáo đặc biệt) đánh dấu quảng cáo về nhà ở, việc làm, tín dụng hoặc chính trị, và các bước kiểm tra áp dụng quy tắc nghiêm hơn của nền tảng cho ba hạng mục đầu: trên Google, không nhắm theo nhân khẩu học hay mã bưu chính với quảng cáo có thể tới Hoa Kỳ hoặc Canada; trên Meta, các quảng cáo đó phải tiếp cận mọi độ tuổi từ 18 và mọi giới tính, không dùng mã bưu chính. Quảng cáo chính trị nhận một lời nhắc xác nhận việc xác minh nhà quảng cáo.

Các phân khúc Google đến từ chính tài khoản Google Ads của khách hàng: khi một quản trị viên agency kết nối nó trong Báo cáo, một lần làm mới sẽ kéo về các danh sách và phân khúc của tài khoản, và một nhóm lưu được tối đa 25 trong số đó. Trình chỉnh sửa kiểm tra từng cái với dữ liệu đã làm mới của tài khoản, và những cái chạy trên Tìm kiếm được thêm ở chế độ “Quan sát” (observation), điều chỉnh giá thầu và báo cáo mà không thu hẹp người thấy quảng cáo. Sở thích, hành vi và đối tượng tùy chỉnh của Meta được nhập bằng mã Meta của chúng: tối đa 50 mục cho mỗi loại, sở thích và hành vi, cùng 25 đối tượng tùy chỉnh để bao gồm và 25 để loại trừ. Các nhóm này cung cấp cho công cụ lập kế hoạch paid, vốn có từ gói Agency trở lên; kết nối Google Ads mà chúng dựa vào cũng cần gói đó.

Kế hoạch email và SMS chọn “Saved audience” (đối tượng đã lưu) thay vì dựng một bộ lọc, còn kế hoạch paid chọn một nhóm nhắm mục tiêu ở bước “Targeting” (nhắm mục tiêu). Kế hoạch lưu một tham chiếu chứ không phải một bản sao, nên chỉ có một định nghĩa cho đối tượng. Danh sách Đối tượng cho thấy kế hoạch nào dùng từng đối tượng, có bao nhiêu đối tượng đang được dùng, và mọi lần triển khai đang chạy trên một đối tượng.

Một bản duyệt gắn với định nghĩa của đối tượng: các điều kiện của một phân khúc hoặc các thành viên của một danh sách. Đổi một trong hai thì các kế hoạch đã duyệt dùng nó quay lại để duyệt, và trình chỉnh sửa nêu tên chúng trước khi bạn lưu. Đổi tên hoặc thêm mô tả mới thì không bao giờ như vậy. Khi một lần triển khai dùng nó còn mở, không thể đổi người mà đối tượng tiếp cận, lưu trữ hay xóa nó, và lần triển khai chốt một ảnh chụp của đối tượng để thứ được duyệt chính là thứ được kiểm tra lúc gửi.

Để dùng các liên hệ trong Google Ads hoặc Meta, xuất một phân khúc hoặc danh sách thành một file danh sách khách hàng. Chọn “Google Customer Match” (So khớp khách hàng) hoặc “Meta Custom Audience” (đối tượng tùy chỉnh), rồi chọn địa chỉ email, số điện thoại hoặc cả hai. Mỗi giá trị được chuẩn hóa và băm bằng SHA-256 trước khi rời máy chủ, nên file không chứa tên nào và không chứa địa chỉ hay số ở dạng văn bản thuần. Các mục đã hủy đăng ký, không liên hệ, không hợp lệ hoặc trùng lặp bị loại, và một email đã hủy đăng ký cũng giữ số điện thoại của liên hệ đó ra khỏi file.

Xuất file là một hành động có chủ ý. Trước hết bạn xác nhận một tuyên bố về sự đồng ý, bản xuất được ghi cùng tên bạn trước khi file được phát hành, và các quản trị viên agency khác của không gian làm việc, tối đa năm người và trong phạm vi cài đặt thông báo của họ, được gửi email. Nó cần quyền xuất dữ liệu CRM và việc được phân công cho khách hàng, kể cả quản trị viên agency, với giới hạn 10 lần xuất mỗi người mỗi giờ và 50 lần mỗi khách hàng mỗi ngày. Một đối tượng sẽ đưa hơn 25.000 liên hệ vào file, hoặc không đếm được đầy đủ, bị từ chối chứ không bị cắt. Ứng dụng không bao giờ tải lên bất cứ thứ gì: bạn tự nạp file vào Google Ads hoặc Trình quản lý quảng cáo của Meta.

Danh sách người được hiển thị nằm ngoài phần thu thập dữ liệu phân tích, và giá trị liên hệ được giữ ngoài URL, dòng nhật ký và bộ nhớ trình duyệt. Liên hệ mẫu hiện email và điện thoại đã che, các phản hồi được đánh dấu no-store (không lưu bộ nhớ đệm), và biên nhận cho một thay đổi mang mã định danh và số lượng chứ không mang con người. Các pipeline CRM hạn chế nằm sau vai trò quản trị viên agency: ai không có vai trò đó mà nêu tên một pipeline thì bị từ chối, và một phân khúc nêu tên một pipeline hạn chế, hay một pipeline mà quyền CRM của đồng nghiệp loại ra, hiện với họ là “Hidden pipeline” (pipeline bị ẩn).

Dấu không liên hệ được đọc trên mọi khách hàng tiềm năng trong CRM của khách hàng, kể cả những người bị ẩn với người xem, nên một địa chỉ bị gắn cờ vẫn bị chặn ngay cả khi một liên hệ khác dùng chung nó. Phân khúc và danh sách cần quyền truy cập CRM. Đối tượng là công cụ của agency: nó không có màn hình trong cổng khách hàng và không có API cho nhà phát triển, nên khách hàng không bao giờ thấy họ được phân khúc ra sao.