CRM bán hàng cho agency
Một CRM được xây riêng cho agency marketing
Nhiều pipeline, hồ sơ khách hàng tiềm năng chỉnh sửa trực tiếp, một bảng kanban kéo thả, lịch sử hoạt động đầy đủ trên mỗi khách hàng tiềm năng và theo dõi thắng hay thua, tất cả trong một CRM cho agency marketing được tách riêng theo từng khách hàng. Tạo không gian làm việc của riêng bạn, hoặc xem cách hoạt động.
Bạn đã có không gian làm việc? Đăng nhập
- Các gói từ 99 USD mỗi tháng
- Thiết kế cho agency có nhiều khách hàng
- Thương hiệu của bạn trên toàn bộ console
CRM bán hàng cho agency
CRM cho agency marketing, xây quanh khách hàng tiềm năng và pipeline
Một agency marketing sống chết theo pipeline của mình, vậy mà phần lớn đội ngũ vẫn theo dõi deal trên một bảng tính hoặc gắn thêm một CRM chung chung không hiểu gì về cách một agency vận hành. CRM cho agency marketing trong AI Marketing Dashboard được tích hợp ngay trong console của bạn với nhiều pipeline, hồ sơ khách hàng tiềm năng chỉnh sửa toàn diện, một bảng kéo thả và một dòng hoạt động trọn vẹn đứng sau mỗi deal, tất cả tách riêng theo đúng khách hàng bạn đang làm việc. Đây là nơi cơ hội mới đi từ cuộc trò chuyện đầu tiên đến hợp đồng retainer đã ký, mà không cần rời khỏi không gian làm việc đội ngũ bạn vẫn dùng hằng ngày.
Pipeline
Mọi deal trên một bảng
Doanh số của chính agency và các pipeline của từng khách hàng nằm trong một CRM. Kéo một deal sang giai đoạn kế tiếp và hồ sơ giữ lại lịch sử.
Chọn pipeline
Một khách hàng có thể chạy nhiều pipeline, mỗi pipeline có giai đoạn và trường riêng. Bắt đầu từ một mẫu cho bán hàng, onboarding, win-back, hỗ trợ hoặc tuyển dụng.Di chuyển deal theo bằng chứng
Đánh dấu mỗi giai đoạn là đang mở, thắng hoặc thua, rồi kéo thẻ qua khi sự kiện đã xảy ra. Các loại đó quyết định tỷ lệ thắng.Khép lại
Chuyển đổi một deal thắng hoặc đánh dấu thua. Mỗi thay đổi trường để lại một dòng kiểm tra trên khách hàng tiềm năng, nên các chỉnh sửa truy được về một người.
Thu thập và theo dõi
Từ lần hỏi đầu tiên đến cuộc gọi tiếp theo
Dù vào bằng cách nào, một khách hàng tiềm năng cũng rơi vào một pipeline với nguồn, ghi chú và hoạt động đã có sẵn trong hồ sơ.
Thu thập khách hàng tiềm năng
Mỗi lượt đặt lịch tạo một khách hàng tiềm năng và một cuộc họp
- Trang đặt lịch, từ gói Agency trở lên, mang thông tin của khách truy cập và giờ đã chọn vào khách hàng tiềm năng
- Một email quay lại làm mới khách hàng tiềm năng sẵn có của nó, nên pipeline không bao giờ đầy bản trùng
- Nhập một file CSV, thêm khách hàng tiềm năng trong một hộp thoại, hoặc để một khóa API có phạm vi riêng tạo khách hàng tiềm năng từ công cụ của chính bạn
Trên hồ sơ
Mỗi bước chuyển và mỗi cuộc trò chuyện, được giữ trên khách hàng tiềm năng
- Các cuộc gọi đặt trên tab “Schedule” rơi vào lịch của đội ngũ
- Lịch hẹn nhớ múi giờ mà nó được thống nhất
- Một lời nhắc đổ chuông cho người đặt nó, trên chính thiết bị của họ
Bài đăng nối tiếp
Email, gọi và nhắc từ khách hàng tiềm năng
- Viết từ người gửi đã xác minh của khách hàng và đính kèm file
- Mỗi thư trả lời nối vào chuỗi cạnh ghi chú và cuộc gọi của deal đó
- Một follow-up bạn đặt hiện trên dòng thời gian
Trong cổng khách hàng
Để khách hàng theo dõi pipeline của chính họ
Chia sẻ một pipeline và nó xuất hiện trong cổng của khách hàng với tên “Pipeline”. Quản trị viên của khách hàng có thể sửa thông tin của một khách hàng tiềm năng và ghi nhận việc chuyển giai đoạn khi một sự kiện bán hàng thật đã xảy ra.
- Chia sẻ mỗi lần một pipeline
- Chỉ quản trị viên của khách hàng mới sửa được khách hàng tiềm năng
- Ghi chú do khách hàng thêm sẽ đến dòng hoạt động của đội ngũ bạn
Cho deal tiếp theo của bạn một pipeline riêng
Mở không gian làm việc của bạn, chọn một khách hàng và xây pipeline đầu tiên của họ.
Các gói bắt đầu từ 99 USD mỗi tháng.
Trong trang này
CRM cho agency marketing với nhiều pipeline cho mỗi khách hàng
Mô hình hóa cơ hội mới đúng theo cách agency của bạn thực sự bán hàng
Agency hiếm khi bán một thứ qua một quy trình duy nhất. Một deal retainer, một dự án đơn lẻ và một lượt giới thiệu di chuyển theo những cách khác nhau, vì vậy CRM cho phép bạn chạy song song nhiều pipeline, một cho mỗi mảng dịch vụ, loại deal hoặc khách hàng, thay vì ép mọi cơ hội qua một phễu cứng nhắc duy nhất. Mỗi pipeline mang các giai đoạn riêng và khách hàng tiềm năng riêng, nên đường đi của một deal khớp với cách công việc đó thực sự được thắng.
Điều hướng được xây cho một thực tế nhiều pipeline. Bạn bắt đầu ở bảng tổng quan mọi khách hàng, đi sâu vào một khách hàng cụ thể để chọn pipeline mong muốn, rồi vào chế độ xem danh sách hoặc bảng của pipeline đó trước khi mở một khách hàng tiềm năng ở độ chi tiết đầy đủ. Tạo, đổi tên, nhân bản hoặc lưu trữ một pipeline bất cứ khi nào cách bán hàng của bạn thay đổi, cấu trúc uốn theo quy trình của bạn thay vì ngược lại.
Hồ sơ khách hàng tiềm năng và liên hệ với trường tùy chỉnh, chỉnh sửa ngay tại chỗ
Mọi trường, mọi trường tùy chỉnh, trên một khung nhìn chi tiết
Mở một khách hàng tiềm năng và mọi thứ về nó đều chỉnh sửa được tại chỗ: tên, chức danh và công ty trên phần đầu, cùng các thẻ Liên hệ, Công ty và Deal bên dưới. Gán lại người phụ trách, sửa một số điện thoại hoặc cập nhật giá trị deal mà không cần rời khỏi hồ sơ, và ghi nhận một cơ hội hoàn toàn mới qua một hộp thoại thêm và sửa tập trung, đưa nó thẳng vào đúng pipeline và giai đoạn.
Vì không có hai agency nào đánh giá deal giống nhau, bạn tự định nghĩa các trường tùy chỉnh dùng chung cho cả không gian làm việc, văn bản, số, ngày hoặc chọn một, và chúng tự động xuất hiện trên mọi khách hàng tiềm năng. Ghi lại mức ngân sách, nguồn giới thiệu, thời hạn hợp đồng hoặc bất kỳ tín hiệu nào thực sự dự đoán được một deal chốt thành công đối với công việc của bạn, để CRM của bạn giữ đúng dữ liệu bạn dùng để bán hàng thay vì một tập trường cố định do ai khác chọn sẵn.
Một bảng kéo thả và luồng theo giai đoạn do chính bạn kiểm soát
Di chuyển deal qua các giai đoạn và tự định hình chính các giai đoạn đó
Xem một pipeline dưới dạng bảng kanban và kéo một khách hàng tiềm năng từ cột giai đoạn này sang cột kế tiếp khi deal tiến triển, cách làm việc trực quan, chạm được mà phần lớn đội ngũ muốn dùng cho một pipeline. Chuyển sang chế độ xem danh sách khi bạn muốn lướt hoặc sắp xếp, và vẫn tiếp cận được đúng những khách hàng tiềm năng đó theo cả hai cách. Bảng khiến tình trạng cơ hội mới của bạn đọc được chỉ trong một lượt nhìn: cái nào đang mắc kẹt, cái nào đang di chuyển và cái nào sắp chốt.
Các giai đoạn do chính bạn thiết kế. Trong Cài đặt CRM, bạn thêm, đổi tên, xóa và sắp xếp lại giai đoạn, đồng thời gán cho mỗi giai đoạn một màu và một kiểu, mở, thắng hoặc thua, để luồng công việc phản ánh đúng các bước bán hàng thật của bạn. Những kiểu này không chỉ để trang trí: chúng cho CRM biết cột nào nghĩa là deal vẫn đang sống, cột nào nghĩa là đã chốt, và cột nào nghĩa là đã trượt, đúng thứ vận hành việc theo dõi thắng hay thua và các nút chuyển đổi.
Hoạt động, ghi chú, cuộc gọi và tin nhắn trên mỗi hồ sơ, không sót một bước
Ghi chú, tin nhắn, cuộc gọi đã lên lịch và file, tất cả đều được ghi lại
Mỗi khung nhìn chi tiết khách hàng tiềm năng mở ra các tab làm việc riêng: một nhật ký hoạt động, Tin nhắn cho email và các cuộc trò chuyện SMS đã ghi, Lịch hẹn cho cuộc gọi, và File. Ghi lại một ghi chú từ cuộc trò chuyện gần nhất, gửi một tin nhắn, đặt lịch một cuộc gọi tiếp theo hoặc đính kèm một báo giá, tất cả nằm cùng đúng deal mà nó thuộc về thay vì rải rác giữa các hộp thư và trí nhớ của một ai đó. Khi một đồng nghiệp tiếp nhận khách hàng tiềm năng đó, toàn bộ lịch sử đã sẵn ở đó.
Mọi hành động có ý nghĩa, một ghi chú được thêm, một tin nhắn được gửi, một cuộc gọi được lên lịch, một file được tải lên, một lần chuyển giai đoạn, một lượt chuyển đổi, đều được ghi vào dòng hoạt động và gán cho đúng người thật sự đang đăng nhập, nên hồ sơ đọc như một dòng thời gian trung thực về việc ai đã làm gì và khi nào. Lịch sử này tồn tại lâu dài, nên nó sống sót qua một lần tải lại và vẫn ở đó vào sáng hôm sau. Câu chuyện của deal chính là hồ sơ, không phải một bản dựng lại.
Tách dữ liệu CRM theo từng khách hàng: pipeline của mỗi khách hàng đứng riêng
Chuyển khách hàng, và cả CRM đi theo
Một agency quản lý cơ hội mới cho cả một danh sách khách hàng, không phải một công ty duy nhất, nên CRM mặc định tách theo khách hàng đang hoạt động. Chọn một khách hàng và bạn thấy pipeline cùng khách hàng tiềm năng của đúng tài khoản đó; chuyển sang bảng tổng quan mọi khách hàng để đọc toàn bộ sổ cơ hội mới trong một lần. Đội ngũ của bạn không bao giờ phải lội qua mười hai tài khoản khác chỉ để tập trung vào đúng một tài khoản đang cần.
Làm việc trên khối lượng lớn cũng được tích hợp sẵn. Chọn nhiều dòng để chuyển hàng loạt khách hàng tiềm năng sang một giai đoạn mới, sao chép hoặc xóa chúng trong một thao tác, và sao chép, dán khách hàng tiềm năng giữa các pipeline khi một cơ hội thuộc về nơi khác. Chính kiểu tách dữ liệu theo từng khách hàng mà phần còn lại của console dùng là thứ cho phép một không gian làm việc phục vụ nhiều khách hàng mà deal của tài khoản này không lẫn sang tài khoản khác.
Chuyển đổi deal và theo dõi thắng hay thua theo từng pipeline
Đã thắng, đã thua, và các chỉ số theo sau đó
Vì mỗi giai đoạn mang một kiểu, CRM biết chính xác khi nào một deal thắng hay thua. Đặt một khách hàng tiềm năng vào một giai đoạn thắng, và hành động chuyển đổi đánh dấu nó là đã chuyển đổi; chuyển nó sang một giai đoạn thua, và nó được ghi nhận là đã đóng vì thua. Các nút thắng và thua xuất hiện ngay trên khách hàng tiềm năng, nên việc chốt một deal là một bước có chủ đích, có ghi lại, chứ không phải một chỉnh sửa lặng lẽ biến mất.
Các kết quả này tổng hợp theo từng pipeline, để bạn thấy cơ hội mới thực sự đang chuyển đổi ra sao trên mỗi mảng dịch vụ hay loại deal thay vì phải đoán. Biết tỷ lệ thắng theo từng pipeline là điều biến một danh sách cơ hội thành một bức tranh bán hàng có thể lập kế hoạch xoay quanh, deal nào nên theo đuổi, cách tiếp cận nào đang hiệu quả, và pipeline đang rò rỉ ở đâu trước khi nó khiến bạn mất cả quý.
CRM cho agency marketing cần xử lý những gì
Một CRM của agency có hai việc: giữ các cơ hội bán hàng mới của chính bạn và giữ những khách hàng tiềm năng bạn tạo ra cho từng khách hàng.
Một CRM thông thường giả định chỉ có một công ty đang bán sản phẩm của riêng mình. Agency thì vừa bán dịch vụ của mình, vừa tạo ra các yêu cầu liên hệ cho những khách hàng mà họ phục vụ, nên mỗi hồ sơ phải cho biết khách hàng tiềm năng đó là của ai. Ở đây, mỗi khách hàng tiềm năng thuộc về một tài khoản khách hàng hoặc tài khoản riêng của agency bạn, tài khoản này nằm đầu danh sách với huy hiệu “Agency”. Cùng các pipeline, giai đoạn, trường tùy chỉnh và tab của khách hàng tiềm năng dùng được cho cả hai.
Cách tổ chức này trả lời những câu hỏi mà agency nào cũng phải hỏi đi hỏi lại. Biểu mẫu của khách hàng nào đã tạo ra yêu cầu này? Ai phụ trách? Nó đã chia sẻ với khách hàng chưa? CRM dùng chung một không gian làm việc với hồ sơ khách hàng và onboarding, lịch, file và chat, nên khách hàng, cuộc họp và file của một khách hàng tiềm năng đều nằm trong cùng một console.
| Yêu cầu | Vì sao agency cần | Cách hoạt động trong CRM này |
|---|---|---|
| Pipeline tách riêng theo từng khách hàng | Mỗi khách hàng bán hàng một kiểu, và khách hàng tiềm năng không bao giờ được lẫn giữa các tài khoản | Mỗi khách hàng có danh sách riêng, và bảng tổng quan mọi khách hàng cộng dồn tất cả lại |
| Giai đoạn có ý nghĩa xác định | Tỷ lệ thắng chỉ trung thực khi định nghĩa thắng và thua rõ ràng | Mỗi giai đoạn thuộc kiểu mở, thắng hoặc thua, và các kiểu này quyết định tỷ lệ thắng |
| Nguồn gốc ghi ngay trên hồ sơ | Khách hàng hay hỏi chiến dịch nào đã tạo ra yêu cầu liên hệ | Giá trị UTM, trang giới thiệu (referrer), landing page và mã nhấp quảng cáo được lưu ngay trên khách hàng tiềm năng |
| Chế độ xem an toàn cho khách hàng | Khách hàng muốn thấy kết quả mà không phải thấy ghi chú nội bộ của bạn | Pipeline được chia sẻ chỉ hiển thị cho khách hàng một tập trường rút gọn |
| Quyền truy cập giới hạn theo tài khoản | Một cộng tác viên chỉ nên truy cập đúng những khách hàng mà họ làm việc cùng | Thành viên đội ngũ có quyền CRM truy cập các khách hàng được phân công cho mình, còn quản trị viên truy cập tất cả |
Thiết lập một pipeline agency chạy tốt trong sáu bước
Pipeline vẫn hữu ích khi các giai đoạn của nó mô tả những việc đã xảy ra, chứ không phải những việc ai đó hy vọng sẽ xảy ra.
Chọn tài khoản trước
Chọn một khách hàng ở bộ chọn khách hàng trên thanh đầu trang, hoặc tài khoản riêng của agency, rồi mở pipeline bạn dùng hằng ngày. Một khách hàng có thể có nhiều pipeline, nên các deal retainer và yêu cầu liên hệ inbound không bao giờ dùng chung một bảng.
Đặt tên giai đoạn theo sự kiện
Viết mỗi giai đoạn như một thời điểm bạn có thể chỉ ra được, chẳng hạn “Đã đặt lịch gọi tìm hiểu nhu cầu” hoặc “Đã gửi báo giá”. Đánh dấu giai đoạn nào nghĩa là thắng và giai đoạn nào nghĩa là thua, vì các kiểu này quyết định tỷ lệ thắng.
Đưa khách hàng tiềm năng vào từ mọi nguồn
Để các biểu mẫu và trang đặt lịch đã xuất bản tự tạo khách hàng tiềm năng, thêm các trường hợp khác qua một hộp thoại, hoặc nhập từ một bảng tính. Phần nhập hiện bước ghép cột trước, và hệ thống chỉ tạo hồ sơ sau khi bạn xác nhận.
Hoàn thiện hồ sơ một lần
Mở một khách hàng tiềm năng để kiểm tra thông tin liên hệ, giá trị deal, người phụ trách và giai đoạn trong cùng một chỗ. Thêm các trường tùy chỉnh mà quy trình bán hàng của bạn dựa vào, và giao cho nhiều hơn một đồng nghiệp khi một deal cần hai người.
Chuyển giai đoạn khi đã có bằng chứng
Đổi giai đoạn sau khi sự kiện đã xảy ra, không phải trước đó. Một bảng chạy trước thực tế sẽ khiến tỷ lệ thắng mất ý nghĩa, và khách hàng được xem bảng đó sẽ nhận ra.
Ghi lại những gì đã thống nhất
Thêm một ghi chú sau mỗi cuộc gọi để người tiếp theo biết deal đang ở đâu. Mỗi thay đổi trên một trường cũng ghi một dòng nhật ký vào hoạt động của khách hàng tiềm năng, nên có thể lần ra người đã chỉnh sửa.
Mẹo
Đổi giai đoạn về sau vẫn an toàn
Đổi tên hoặc đổi màu một giai đoạn vẫn giữ nguyên các khách hàng tiềm năng trong đó. Khi bạn xóa một giai đoạn còn chứa khách hàng tiềm năng, CRM sẽ hỏi chuyển chúng đi đâu và ghi lần chuyển đó vào dòng thời gian của từng khách hàng tiềm năng. Nếu thiếu giai đoạn thắng và giai đoạn thua, tỷ lệ thắng cùng các hành động chuyển đổi và đánh dấu thua sẽ không bật.
Mẫu giai đoạn khởi đầu cho bán hàng, onboarding, kích hoạt lại, hỗ trợ và tuyển dụng
Pipeline không chỉ dành cho bán hàng. Bảng theo dõi các báo giá cũng có thể theo dõi tháng đầu tiên của một khách hàng mới hoặc một chiến dịch kích hoạt lại khách hàng cũ.
| Mẫu giai đoạn | Các giai đoạn, theo thứ tự | Tính là thắng | Tính là thua |
|---|---|---|---|
| Sales Pipeline (bán hàng) | New (mới), Contacted (đã liên hệ), Qualified (đủ điều kiện), Proposal (báo giá), Won (thắng), Lost (thua) | Won | Lost |
| Client Onboarding (onboarding khách hàng) | Kickoff (khởi động), Discovery (tìm hiểu nhu cầu), Setup (thiết lập), Review (rà soát), Live (đã vận hành), Churned (đã rời bỏ) | Live | Churned |
| Reactivation / Win-back (kích hoạt lại) | Dormant (ngừng hoạt động), Outreach (tiếp cận), Re-engaged (đã tương tác lại), Offer sent (đã gửi ưu đãi), Won back (đã giành lại), Unresponsive (không phản hồi) | Won back | Unresponsive |
| Support / Tickets (hỗ trợ) | New (mới), Triaged (đã phân loại), In progress (đang xử lý), Waiting on client (chờ khách hàng), Resolved (đã giải quyết) và một giai đoạn đóng cuối cùng cho trường hợp không xử lý được | Resolved | Giai đoạn không xử lý được |
| Recruiting (tuyển dụng) | Applied (đã ứng tuyển), Screening (sàng lọc), Interview (phỏng vấn), Offer (đề nghị), Hired (đã tuyển), Declined (đã từ chối) | Hired | Declined |
Khi tạo pipeline, chọn một mẫu ở mục “Start from a stage template” (bắt đầu từ mẫu giai đoạn), rồi đổi tên, đổi màu hoặc sắp xếp lại bất kỳ giai đoạn nào cho khớp cách bạn làm việc. Dùng “Save as template” (lưu thành mẫu) trong phần cài đặt CRM, ở tab “Stages” (giai đoạn), để giữ lại cách sắp xếp bạn thích và dùng lại cho khách hàng tiếp theo. Mẫu “Client Onboarding” phù hợp với những tuần sau khi chốt deal, từ khởi động đến khi vận hành.
Theo dõi quảng cáo, trang hoặc biểu mẫu nào đã tạo ra từng khách hàng tiềm năng
Nguồn gốc được lưu ngay trên khách hàng tiềm năng lúc họ đến, nên câu trả lời cho việc họ đến từ đâu không bao giờ phụ thuộc vào trí nhớ của ai.
Hệ thống ghi lại gì khi khách truy cập gửi biểu mẫu hoặc đặt lịch
Các biểu mẫu và trang đặt lịch đã xuất bản ghi lại UTM source, medium, campaign, term và content của lượt truy cập, referrer, landing page, cùng biểu mẫu hoặc trang đặt lịch đã tạo ra khách hàng tiềm năng. Lượt truy cập đầu tiên được ghi nhận của khách nằm trong các trường first-touch riêng và được nhớ tối đa một năm khi khách đồng ý cho phép.
Mã nhận diện lượt nhấp quảng cáo cũng được lưu, cho các lượt nhấp từ Google, Meta, Microsoft, LinkedIn, TikTok, X, Snapchat, Pinterest và Reddit. Với khách hàng tiềm năng đến từ biểu mẫu đã xuất bản, trường “Channel” (kênh) chuyển các giá trị đó thành tên một mạng như Google Ads hoặc Meta Ads, hoặc thành Email, Organic (tự nhiên) và Direct (trực tiếp), còn khách hàng tiềm năng từ trang đặt lịch giữ UTM source của mình ở đó.
Đọc nguồn gốc trên toàn danh sách
Nhóm danh sách theo giai đoạn, người phụ trách, nguồn, thẻ, điểm số, giá trị deal, ngày dự kiến chốt, lịch hẹn hoặc hoạt động gần nhất, và lọc theo giá trị hoặc theo điểm số “Hot”, “Warm” hay “Cold” (nóng, ấm, lạnh). Nhóm theo nguồn để so sánh khách hàng tiềm năng đến từ đâu, rồi mở một khách hàng tiềm năng và đọc “Channel” trên thẻ “Marketing attribution” (nguồn gốc marketing), hoặc xuất CSV, trong đó “Channel” là một cột.
Lưu ý
CRM ghi lại nguồn gốc, không ghi chi phí
Một khách hàng tiềm năng mang theo thông tin họ đến từ đâu, nhưng không mang chi phí của lượt nhấp. Chi tiêu quảng cáo và chi phí mỗi lead nằm trong báo cáo quảng cáo của bạn, và trung tâm báo cáo là nơi các con số đó nằm cạnh kết quả của từng khách hàng.
Giữ việc theo dõi sát thực tế nhờ độ mới của hồ sơ, lịch hẹn và lời nhắc
Pipeline xuống cấp một cách lặng lẽ. CRM cho thấy mỗi khách hàng tiềm năng đã bao lâu chưa có cập nhật, và cho bạn hai cách khác nhau để hứa một bước tiếp theo.
| Số ngày kể từ lần cập nhật gần nhất | Hồ sơ khách hàng tiềm năng cho bạn biết gì |
|---|---|
| Dưới 7 | Mới được liên hệ gần đây |
| Từ 7 đến 20 | Đang nguội dần |
| Từ 21 đến 44 | Đang cũ đi, nên theo dõi lại |
| Từ 45 trở lên | Đã nguội, hơn sáu tuần không có tác động nào |
| Chưa ghi nhận hoạt động nào | Hiển thị là “Never” (chưa từng), chứ không phải “không ngày” |
Lịch hẹn là một cam kết đặt ra cùng khách hàng tiềm năng. Nó lưu ngày, giờ và múi giờ mà hai bên đã thống nhất, nên một cuộc gọi đặt giữa các múi giờ khác nhau vẫn giữ nguyên ý nghĩa. Đặt lịch hẹn ở tab “Overview” (tổng quan), hoặc đặt từ tab “Schedule” (lịch hẹn) lên lịch họp của đội ngũ, hoặc để khách truy cập tự chọn một khung giờ trên trang đặt lịch.
Lời nhắc theo dõi là một lời tự nhắc cho chính bạn. Nó nằm trên khách hàng tiềm năng và cho thấy ai đã đặt, nhưng chỉ đổ chuông cho đúng người đó, trên thiết bị của họ, và vẫn đến hạn cho tới khi họ xóa, nên một lời nhắc bị bỏ lỡ vẫn nằm chờ chứ không lặng lẽ hết hạn. Khi một liên hệ yêu cầu đừng làm phiền, bật “Do Not Disturb” (không làm phiền): các hành động email, SMS và cuộc gọi tới liên hệ đó sẽ tạm dừng, và hồ sơ ghi rõ điều này.
Gửi email cho khách hàng tiềm năng ngay từ hồ sơ và giữ trọn chuỗi trao đổi
Email hoạt động ngay từ khách hàng tiềm năng, nên cuộc trao đổi nằm cạnh ghi chú, cuộc gọi và file của cùng một deal.
Tab “Messages” (tin nhắn) gửi từ một địa chỉ thuộc tên miền mà khách hàng của bạn đã xác minh trong “Data Settings” (cài đặt dữ liệu), và thư trả lời về cùng một chuỗi. Một tin nhắn có thể kèm file đính kèm tối đa 5 MB, có thể hẹn giờ gửi sau, và cho biết đã gửi tới nơi hay bị trả lại. Hộp thư chung cho nhiều khách hàng tiềm năng gom các chuỗi theo khách hàng tiềm năng và chủ đề, kèm bộ lọc cho các cuộc trao đổi cần trả lời, đang chờ phản hồi hoặc gặp sự cố.
Các mẫu tự điền tên của khách hàng tiềm năng, công ty của họ, tên của bạn và tên agency của bạn. Dòng tiêu đề email và đoạn văn bản đã lưu trong thư viện nội dung quảng cáo cũng hiện trong cùng bộ chọn, nên câu chữ đã duyệt được dùng lại thay vì gõ lại.
Lưu ý
Email và SMS trên khách hàng tiềm năng
Email được gửi từ một tên miền khách hàng của bạn đã xác minh, nên khách hàng tiềm năng của mỗi khách hàng nhận thư từ chính tên miền của khách hàng đó. Các cuộc trò chuyện SMS được lưu vào dòng thời gian của khách hàng tiềm năng cạnh các ghi chú và cuộc gọi của cùng deal.
Câu hỏi thường gặp
Agency marketing có cần CRM nếu hiện tại bảng tính vẫn dùng được không?
Bảng tính dùng được cho đến khi hai người cùng sửa một dòng hoặc một khách hàng hỏi khách hàng tiềm năng này đến từ đâu. CRM bổ sung các giai đoạn có ý nghĩa xác định, lịch sử ai đã đổi gì, một người phụ trách cho mỗi deal và nguồn gốc được ghi lại ngay khi khách hàng tiềm năng xuất hiện. Vì bạn nhập được file CSV, bạn giữ nguyên dữ liệu đang có và thêm cấu trúc ngay từ ngày đầu.
Một CRM có chứa được cả pipeline bán hàng của agency lẫn pipeline khách hàng tiềm năng của các khách hàng không?
Có. Tài khoản riêng của agency là một phạm vi riêng và xuất hiện đầu tiên với huy hiệu “Agency”. Mỗi tài khoản khách hàng có các danh sách riêng bên cạnh, và bảng tổng quan mọi khách hàng cộng tổng số khách hàng tiềm năng, giá trị pipeline đang mở và tỷ lệ thắng. Một thành viên đội ngũ cần có quyền CRM và được phân công cho khách hàng, còn quản trị viên truy cập được mọi tài khoản.
Pipeline bán hàng của một agency marketing nên có những giai đoạn nào?
Bắt đầu với các giai đoạn khớp với những sự kiện bạn có thể kiểm chứng. Bộ mặc định gồm New, Contacted, Qualified, Proposal, Won và Lost (mới, đã liên hệ, đủ điều kiện, báo giá, thắng, thua). Nếu quy trình của bạn có một cuộc gọi tìm hiểu nhu cầu hoặc một buổi workshop chốt phạm vi, thêm một giai đoạn cho nó giữa Qualified và Proposal. Giữ các giai đoạn thắng và thua rõ ràng để tỷ lệ thắng có ý nghĩa.
Khách hàng của tôi có xem được khách hàng tiềm năng của họ trong CRM không?
Có, ở các gói Scale và Enterprise. Bạn chia sẻ từng pipeline một, và khách hàng thấy một hồ sơ rút gọn, không có ghi chú, tin nhắn, cuộc gọi, điểm số hay trường tùy chỉnh của bạn. Quản trị viên của khách hàng có thể đổi thông tin liên hệ và giá trị, chuyển giai đoạn và thêm ghi chú, còn các thành viên khác của cổng chỉ xem được pipeline mà không sửa.
CRM xử lý email và SMS với khách hàng tiềm năng thế nào?
Email được gửi từ tab “Messages” của khách hàng tiềm năng bằng một tên miền mà khách hàng của bạn đã xác minh, và thư trả lời về cùng một chuỗi. Các cuộc trò chuyện SMS được lưu vào dòng thời gian của khách hàng tiềm năng cạnh các ghi chú và cuộc gọi của cùng deal, nên toàn bộ cuộc trao đổi nằm trên hồ sơ.
Làm sao chuyển khách hàng tiềm năng từ một CRM khác hoặc một bảng tính sang?
Xuất từ công cụ cũ ra file CSV, mở “Import” (nhập) trong CRM và ghép các cột. Mỗi dòng cần có tên, các tiêu đề thông dụng như amount, mobile và gclid sẽ được ghép giúp bạn, còn cột chưa ghép sẽ bị bỏ qua. Một bản tóm tắt cho biết có bao nhiêu dòng sẵn sàng và bao nhiêu dòng bị bỏ qua trước khi hệ thống tạo bất cứ thứ gì.
CRM có cho biết chiến dịch hay quảng cáo nào đã tạo ra một khách hàng tiềm năng không?
CRM ghi lại khách hàng tiềm năng đến từ đâu, không ghi chi phí. Biểu mẫu và trang đặt lịch lưu giá trị UTM, referrer, landing page và mã nhấp quảng cáo ngay khi gửi, và trường “Channel” của khách hàng tiềm năng từ biểu mẫu nêu tên mạng quảng cáo. Chi tiêu và chi phí mỗi lead lấy từ báo cáo quảng cáo của bạn, không phải từ CRM.
Tôi có thể đẩy khách hàng tiềm năng vào CRM từ công cụ riêng hoặc một AI agent không?
Có, ở gói Enterprise. Khóa API có phạm vi giới hạn, tạo trong Cài đặt, cho phép một tích hợp thêm khách hàng tiềm năng, tìm kiếm và đọc chúng, cập nhật trường và đính kèm ghi chú. Phần tiếp nhận chỉ điền vào các trường còn trống, nên một webhook gửi lặp không thể ghi đè những gì một người đã chỉnh lý, và mỗi lần sửa qua API ghi cùng một dòng nhật ký như khi sửa thủ công.