Checklist gửi SMS marketing cho agency, từ tin nhắn đã duyệt đến bản ghi đã gửi

Sau các bước kiểm tra kế hoạch, sáu dòng đọc tin nhắn và đối tượng. “Message” không đạt khi không có gì để gửi. Một tin nhắn không có câu chữ kiểu STOP hiện “No opt-out language” (không có nội dung hủy nhận tin) ở mức “Warning” (cảnh báo), và tin không bao giờ nói mình đến từ ai hiện “Brand name missing” (thiếu tên thương hiệu). “Message length” (độ dài tin nhắn) đạt khi chỉ một đoạn, cảnh báo cho đến giới hạn và chuyển thành “Message too long” (tin nhắn quá dài) vượt giới hạn, và một đối tượng không có số hợp lệ nào hiện “Nobody to text” (không có ai để nhắn) ở mức “Problem” (lỗi chặn).

Dòng thứ sáu, “Quiet hours” (giờ yên lặng), xuất hiện trên mọi lần triển khai tin nhắn ở mức “Warning”, như một lời nhắc về khung giờ từ 8 giờ sáng đến 9 giờ tối chứ không phải một phép thử. Các bước kiểm tra cần hành động liên kết tới nơi sửa chúng, thường là kế hoạch, và “Run checks again” đọc lại kết quả. Bên cạnh đó, một cảnh báo có tiêu đề “SMS sending isn't connected yet” (chưa kết nối việc gửi SMS) nói thẳng rằng một lần triển khai chỉ có thể làm thủ công.

Một khách hàng tiềm năng được đếm khi trường điện thoại của họ chứa một số có thể chuyển thành số quốc tế đầy đủ. Dấu cách, dấu chấm, dấu gạch ngang và dấu ngoặc đơn được bỏ qua, còn số máy lẻ thì bị bỏ vì một tin nhắn không quay số nội bộ được. Khi không có mã quốc gia, chỉ số Bắc Mỹ được chấp nhận; mọi số khác phải bắt đầu bằng dấu cộng hoặc 00 và mã quốc gia của nó, nếu không sẽ bị loại vì không đọc được. “Hợp lệ” ở đây nghĩa là đúng định dạng: sản phẩm không phân biệt được số di động với số máy bàn.

Trong số các khách hàng tiềm năng mà đối tượng của bạn chọn, lần triển khai đếm ai nằm trong và ai nằm ngoài, kèm lý do cho từng trường hợp: không có điện thoại, số không đọc được, số lặp lại, dấu “Do Not Disturb”, hoặc một khách hàng tiềm năng đến qua một danh sách đã lưu từ một danh sách CRM hạn chế. Một bộ lọc nêu tên một danh sách mà người triển khai không được dùng thì bị từ chối thẳng. Tổng là số người có số điện thoại đúng định dạng, không phải số tin đã giao hay số người đã cho phép, và việc hủy đăng ký email không được đọc, nên một liên hệ đã từ chối email vẫn nằm trong một đối tượng nhắn tin cho đến khi được đánh dấu “Do Not Disturb”.

Thay vì lọc CRM lần thứ hai, kế hoạch có thể nêu tên một đối tượng đã lưu trong Thư viện của khách hàng, một phân khúc hay một danh sách. Số đếm của nó chạy qua cùng các quy tắc như mọi đối tượng khác, theo quyền truy cập của người triển khai, và lần triển khai giữ đối tượng đã lưu đúng như bản duyệt đã thấy: tên của nó, loại của nó và dấu vân tay của định nghĩa.

Nếu đối tượng đó bị sửa sau khi duyệt, bản duyệt không còn khớp, và kế hoạch quay lại để quyết định mới trước khi có thể tạo bất kỳ lần triển khai nào. Người không được phép thấy danh sách CRM của một liên hệ thì không đếm hay triển khai tới liên hệ đó được.

Không tin nhắn nào rời khỏi sản phẩm này. Người có quyền chỉnh sửa Thư viện, quyền Publish và quyền truy cập CRM chọn “Create launch task” (tạo công việc triển khai), mở một công việc trong dự án “Marketing Plans” (kế hoạch marketing) của khách hàng trong Dự án và đặt lần triển khai ở “Waiting for manual launch” (chờ triển khai thủ công). “Export spec (JSON)” (xuất thông số JSON) tải về tin nhắn đã chốt cùng bảng mã, số ký tự, số đoạn tin và đối tượng mà nó nêu tên, để người gửi làm việc từ văn bản đã duyệt chứ không từ trí nhớ về nó.

Người có quyền chỉnh sửa Thư viện và quyền truy cập CRM nhưng không có quyền Publish thì chọn “Request launch approval” (đề nghị duyệt triển khai) thay vào đó, và một người có quyền Publish (publisher) cùng quyền truy cập CRM duyệt lần triển khai thủ công từ hộp thư phê duyệt. Thông số không chứa số điện thoại nào, nên người gửi phải tự có danh sách người nhận. Với đối tượng dạng bộ lọc, lọc từng pipeline CRM theo cách đối tượng đã lọc và xuất khung nhìn đó thành CSV; với đối tượng đã lưu, dựng lại cùng những người đó bằng một bộ lọc CRM. File xuất không áp dụng các mục loại trừ của lần triển khai, nên loại bỏ bất kỳ ai không có điện thoại, có số không đọc được hoặc lặp lại, hay mang dấu “Do Not Disturb”, rồi nạp phần còn lại vào công cụ.

Dòng “Quiet hours” là một lời nhắc, không phải một phép thử, vì một số điện thoại đúng định dạng không cho biết chủ nhân của nó ở đâu. Lần triển khai không giữ giờ gửi nào, nên ai gửi thì tự áp dụng khung giờ. Quy tắc là từ 8 giờ sáng đến 9 giờ tối theo đồng hồ của chính từng người nhận, và một đối tượng hỗn hợp làm khung giờ thu hẹp lại. Với người nhận ở New York và Los Angeles, 8 giờ sáng ở Los Angeles là 11 giờ sáng ở New York, nên mỗi lần gửi phải nằm trong khoảng từ 11 giờ sáng đến 9 giờ tối giờ miền Đông, tức là từ 8 giờ sáng đến 6 giờ chiều giờ Thái Bình Dương.

Khi khung giờ chung quá ngắn, chia đối tượng ra. Sao chép kế hoạch, giao cho mỗi bản sao các khách hàng tiềm năng của một múi giờ qua một thẻ CRM hoặc một phân khúc đã lưu theo bang hay vùng, và để mỗi bản sao được duyệt và gửi vào một giờ phù hợp với múi giờ đó. Ghi trong ghi chú các tin đã được gửi vào những giờ nào, vì dòng thời gian cho thấy lúc ai đó đánh dấu lần triển khai chứ không phải lúc tin nhắn tới nơi. Một bang hay quốc gia có khung giờ ngắn hơn lại thu hẹp khung giờ thêm lần nữa. Không điều nào trong số này là tư vấn pháp lý.

Đăng ký không phải việc sản phẩm này làm. Ở Hoa Kỳ, một doanh nghiệp nhắn tin từ các số điện thoại thông thường nói chung được kỳ vọng phải đăng ký thương hiệu và chiến dịch với nhà cung cấp nhắn tin trước khi gửi, một bước gọi là đăng ký 10DLC, và các quốc gia khác đặt quy tắc riêng cho người gửi. Lần triển khai tìm trong tin nhắn tên thương hiệu và câu chữ STOP, từ chối nhận tin hoặc hủy đăng ký, và nhắc bạn về khung giờ từ 8 giờ sáng đến 9 giờ tối, tính theo đồng hồ của người nhận.

Nó không giữ bằng chứng về sự đồng ý, và không xử lý các phản hồi STOP. Giữ hồ sơ đồng ý ở nơi bạn kiểm soát, chẳng hạn một ghi chú hoặc trường tùy chỉnh trong CRM hay trong công cụ SMS, xác nhận rằng nhà cung cấp trả lời STOP trên số gửi của bạn, và đánh dấu “Do Not Disturb” cho bất kỳ ai từ chối nhận tin để đối tượng kế tiếp loại họ. Không điều nào trong số này là tư vấn pháp lý.

Khi các tin đã được gửi, một publisher chọn “Mark as sent” (đánh dấu đã gửi), kèm một liên kết tùy chọn tới tin nhắn thật hoặc báo cáo gửi và một ghi chú. Dòng thời gian khi đó ghi “Marked as sent”, với tên người đó và thời gian hiển thị theo múi giờ của chính người xem, cạnh các bước trước đó: “Launch requested” hoặc “Manual launch set up”, và bản duyệt. Danh sách hiện lần triển khai là “Sent”, và công việc trong Dự án theo dõi phần việc đó.

Chỉ đánh dấu khi các tin đã được gửi đi, vì người khác sẽ đọc bản ghi như một sự thật. Một lần triển khai cần dừng thì có thể bị hủy thay vào đó. Một kế hoạch có lần triển khai đã được đánh dấu là đã gửi thì không triển khai lại được, nên sao chép nó để gửi một phiên bản mới.