एजेंसी का सेल्स CRM
मार्केटिंग एजेंसियों के लिए बना एक CRM
कई पाइपलाइन, एडिटेबल लीड रिकॉर्ड, ड्रैग-एंड-ड्रॉप कानबान बोर्ड, हर लीड की पूरी एक्टिविटी और जीत/हार ट्रैकिंग — सब हर क्लाइंट के दायरे में, यानी एजेंसी के लिए CRM सॉफ़्टवेयर। नीचे देखें कि यह कैसे काम करता है, या अपना वर्कस्पेस शुरू करें।
क्या आपके पास पहले से वर्कस्पेस है? साइन इन करें
- प्लान $99 प्रति माह से
- मल्टी-क्लाइंट एजेंसियों के लिए बना
- पूरे कंसोल में आपका ब्रांड
एजेंसी का सेल्स CRM
एजेंसी के लिए CRM सॉफ़्टवेयर, लीड और पाइपलाइन के इर्द-गिर्द बनाया गया
एक मार्केटिंग एजेंसी अपनी पाइपलाइन पर जीती और मरती है, फिर भी ज़्यादातर टीमें डील को स्प्रेडशीट में ट्रैक करती हैं या ऐसा जेनेरिक CRM लगा लेती हैं जिसे यह पता ही नहीं होता कि कोई एजेंसी कैसे काम करती है। AI Marketing Dashboard का एजेंसी के लिए CRM सॉफ़्टवेयर आपके कंसोल में ही बना है, कई पाइपलाइन, पूरी तरह एडिटेबल लीड रिकॉर्ड, एक ड्रैग-एंड-ड्रॉप बोर्ड और हर डील के पीछे एक पूरी एक्टिविटी ट्रेल के साथ — यह सब उसी क्लाइंट के दायरे में जिस पर आप काम कर रहे हैं। यही वह जगह है जहां नया बिज़नेस पहली बातचीत से साइन हुए रिटेनर तक पहुंचता है, वह वर्कस्पेस छोड़े बिना जिस पर आपकी टीम पहले से चलती है।
पाइपलाइन
हर डील एक ही बोर्ड पर
एजेंसी की अपनी सेल्स और हर क्लाइंट की पाइपलाइन एक ही CRM में रहती हैं। डील को उसके अगले स्टेज पर खींचें और रिकॉर्ड हिस्ट्री संभालकर रखता है।
पाइपलाइन चुनें
एक क्लाइंट कई चला सकता है, हर एक के अपने स्टेज और फ़ील्ड के साथ। सेल्स, ऑनबोर्डिंग, विन-बैक, सपोर्ट या हायरिंग के टेम्पलेट से शुरू करें।डील को सबूत के आधार पर आगे बढ़ाएं
हर स्टेज को खुला, जीता या हारा मार्क करें, फिर घटना हो जाने के बाद ही कार्ड को आगे खींचें। यही प्रकार विन रेट तय करते हैं।उसे बंद करें
जीती हुई डील को कन्वर्ट करें या हारी हुई मार्क करें। फ़ील्ड का हर बदलाव लीड पर एक ऑडिट लाइन छोड़ता है, इसलिए हर एडिट किसी व्यक्ति तक पहुंचता है।
कैप्चर करें और फ़ॉलो-अप करें
पहली पूछताछ से अगली कॉल तक
लीड जिस भी रास्ते से आए, वह अपने सोर्स, नोट और एक्टिविटी के साथ पहले से रिकॉर्ड पर होकर पाइपलाइन में पहुंचता है।
लीड कैप्चर
हर बुकिंग एक लीड और एक मीटिंग दर्ज करती है
- बुकिंग पेज, Agency और उससे ऊपर के प्लान पर, विज़िटर का ब्योरा और चुना हुआ समय लीड में ले आते हैं
- वापस आने वाला ईमेल अपने मौजूदा लीड को ताज़ा करता है, इसलिए पाइपलाइन में डुप्लिकेट नहीं भरते
- CSV इंपोर्ट करें, डायलॉग में लीड जोड़ें, या अपने ही टूल से एक सीमित-दायरे वाली API कुंजी को लीड दर्ज करने दें
रिकॉर्ड पर
हर कदम और हर बातचीत, लीड पर संभालकर रखी हुई
- Schedule टैब पर बुक की गई कॉल टीम कैलेंडर पर पहुंचती हैं
- अपॉइंटमेंट उस टाइम ज़ोन को याद रखते हैं जिसमें वे तय हुए थे
- रिमाइंडर उस व्यक्ति को बजता है जिसने उसे सेट किया, उसके अपने डिवाइस पर
फ़ॉलो-अप
लीड से ही ईमेल करें, कॉल करें और रिमाइंड करें
- क्लाइंट के वेरिफ़ाइड सेंडर से लिखें और फ़ाइल अटैच करें
- हर जवाब उस डील के नोट और कॉल के बगल में थ्रेड होता है
- आपका सेट किया फ़ॉलो-अप टाइमलाइन पर दिखता है
क्लाइंट पोर्टल में
क्लाइंट को अपनी पाइपलाइन पर नज़र रखने दें
पाइपलाइन शेयर करते ही वह क्लाइंट के पोर्टल में “Pipeline” के नाम से दिखने लगती है। उनका क्लाइंट एडमिन लीड की जानकारी सुधार सकता है और असली सेल्स घटना होने के बाद स्टेज का बदलाव दर्ज कर सकता है।
- एक बार में एक पाइपलाइन शेयर करें
- लीड सिर्फ़ क्लाइंट एडमिन ही एडिट करते हैं
- क्लाइंट का जोड़ा गया नोट आपकी टीम की एक्टिविटी फ़ीड तक पहुंचता है
अपनी अगली डील को उसकी अपनी पाइपलाइन दें
अपना वर्कस्पेस खोलें, कोई क्लाइंट चुनें और उसकी पहली पाइपलाइन बनाएं।
प्लान $99 प्रति माह से शुरू होते हैं।
इस पेज पर
एजेंसी के लिए CRM सॉफ़्टवेयर में हर क्लाइंट की कई सेल्स पाइपलाइन, हर सर्विस लाइन या क्लाइंट के लिए एक
नए बिज़नेस को उसी तरह मॉडल करें जिस तरह आपकी एजेंसी सच में बेचती है
एजेंसियां शायद ही कभी एक ही चीज़ एक ही प्रोसेस से बेचती हैं। एक रिटेनर डील, एक अकेला प्रोजेक्ट और एक रेफ़रल — तीनों अलग-अलग तरह से आगे बढ़ते हैं, इसलिए यह CRM आपको एक कड़े फ़नल से हर मौके को गुज़ारने की बजाय कई पाइपलाइन साथ-साथ चलाने देता है, हर सर्विस लाइन, डील टाइप या क्लाइंट के लिए एक। हर पाइपलाइन अपने स्टेज और अपनी लीड लेकर चलती है, ताकि किसी डील का रास्ता उससे मेल खाए जिस तरह वह काम सच में जीता जाता है।
नेविगेशन कई-पाइपलाइन वाली असलियत के लिए बनाया गया है। आप एक ऑल-क्लाइंट ओवरव्यू से शुरू करते हैं, किसी खास क्लाइंट में जाकर वह पाइपलाइन चुनते हैं जो आपको चाहिए, फिर किसी एक लीड को पूरी डिटेल में खोलने से पहले उस पाइपलाइन के लिस्ट या बोर्ड व्यू में उतरते हैं। जब भी आपकी सेल्स की चाल बदले, किसी पाइपलाइन को बनाएं, उसका नाम बदलें, डुप्लिकेट करें या आर्काइव करें — ढांचा आपके प्रोसेस के हिसाब से मुड़ता है, न कि इसका उल्टा।
लीड और कॉन्टैक्ट रिकॉर्ड + कस्टम फ़ील्ड, जिन्हें आप इनलाइन एडिट कर सकते हैं
हर फ़ील्ड, हर कस्टम फ़ील्ड, एक ही डिटेल व्यू पर
कोई लीड खोलें, और उसके बारे में सब कुछ वहीं एडिट हो सकता है — हेडर पर नाम, पद और कंपनी, और उसके नीचे Contact, Company और Deal कार्ड। रिकॉर्ड छोड़े बिना ओनर बदलें, फ़ोन नंबर ठीक करें या डील वैल्यू अपडेट करें, और एक बिल्कुल नया मौका एक फ़ोकस्ड Add/Edit Lead डायलॉग के ज़रिए दर्ज करें जो उसे सीधे सही पाइपलाइन और स्टेज में डाल देता है।
क्योंकि कोई भी दो एजेंसियां डील को एक जैसे तरीके से क्वालिफ़ाई नहीं करतीं, आप अपने खुद के वर्कस्पेस-भर के कस्टम फ़ील्ड तय करते हैं — टेक्स्ट, नंबर, डेट या सिंगल-सिलेक्ट — और वे अपने-आप हर लीड पर दिखने लगते हैं। बजट बैंड, रेफ़रल सोर्स, कॉन्ट्रैक्ट की लंबाई, या जो भी सिग्नल आपके बिज़नेस के लिए किसी डील के बंद होने का असली अंदाज़ा देता है, उसे ट्रैक करें, ताकि आपका CRM वह डेटा रखे जिस पर आप बेचते हैं, न कि किसी और का चुना हुआ एक तय सेट।
एक ड्रैग-एंड-ड्रॉप कानबान बोर्ड, और एक स्टेज वर्कफ़्लो जिसे आप कंट्रोल करते हैं
डील को स्टेज के आर-पार ले जाएं, और स्टेज खुद भी अपने हिसाब से बनाएं
किसी पाइपलाइन को एक कानबान बोर्ड की तरह देखें और डील आगे बढ़ने पर एक लीड को एक स्टेज कॉलम से अगले में खींच दें — वह विज़ुअल, छूकर-खींचकर काम करने वाला तरीका जिसमें ज़्यादातर टीमें पाइपलाइन पर काम करना चाहती हैं। जब स्कैन या सॉर्ट करना हो, लिस्ट व्यू पर स्विच करें, और दोनों तरीकों से वही लीड मिलते हैं। बोर्ड आपके नए बिज़नेस की स्थिति को एक नज़र में पढ़ने लायक बना देता है: क्या अटका है, क्या हिल रहा है और क्या बंद होने के करीब है।
स्टेज बनाना आपके हाथ में है। CRM Settings पैनल आपको स्टेज जोड़ने, नाम बदलने, हटाने और फिर से क्रम में लगाने देता है, और हर एक को एक रंग और एक तरह — open, won या lost — दे सकते हैं, ताकि वर्कफ़्लो आपके असली सेल्स कदमों को दिखाए। ये तरह सिर्फ़ सजावट नहीं हैं: ये CRM को बताते हैं कि कौन-सा कॉलम कहता है कि डील अब भी ज़िंदा है, कौन-सा कहता है कि वह बंद हो गई, और कौन-सा कहता है कि वह चली गई — और यही जीत/हार ट्रैकिंग और कन्वर्ट कंट्रोल को चलाता है।
हर लीड की गतिविधि, नोट, कॉल और मैसेज — एक पूरी एक्टिविटी ट्रेल
नोट, मैसेज, तय की गई कॉल और फ़ाइलें, सब लॉग किए गए
हर लीड डिटेल अपने काम के टैब पर खुलती है — एक Activity लॉग, ईमेल और लॉग की गई SMS बातचीत के लिए Messages, कॉल के लिए Schedule, और Files। पिछली बातचीत से एक नोट लॉग करें, एक मैसेज भेजें, एक फ़ॉलो-अप कॉल तय करें या एक प्रपोज़ल अटैच करें, और यह सब उसी डील के साथ रहता है जिसकी वह है, न कि इनबॉक्स और किसी की याददाश्त में बिखरा हुआ। जब कोई साथी लीड उठाता है, पूरी हिस्ट्री वहीं मौजूद रहती है।
हर काम की बात — जोड़ा गया नोट, भेजा गया मैसेज, तय की गई कॉल, अपलोड की गई फ़ाइल, स्टेज बदलना, एक कन्वर्ज़न — एक्टिविटी फ़ीड में लिखी जाती है और उस असली साइन-इन यूज़र के नाम दर्ज होती है, ताकि रिकॉर्ड एक ईमानदार टाइमलाइन जैसा पढ़ा जाए कि किसने क्या किया और कब। यह हिस्ट्री स्थायी है, इसलिए यह रीलोड के बाद भी बनी रहती है और अगली सुबह भी वहीं मिलती है। डील की कहानी यही रिकॉर्ड है, कोई दोबारा जोड़ी गई बात नहीं।
कई क्लाइंट का दायरा हर अकाउंट की पाइपलाइन को अलग रखता है
क्लाइंट बदलें, और पूरा CRM साथ चलता है
एक एजेंसी एक पूरे रोस्टर के लिए नया बिज़नेस संभालती है, किसी एक कंपनी के लिए नहीं, इसलिए यह CRM डिफ़ॉल्ट रूप से एक्टिव क्लाइंट के दायरे में रहता है। कोई क्लाइंट चुनें और आपको उसी अकाउंट की पाइपलाइन और लीड दिखेंगी; एक बार में पूरा नया बिज़नेस पढ़ने के लिए ऑल-क्लाइंट ओवरव्यू पर स्विच करें। आपकी टीम को कभी एक दर्जन दूसरे अकाउंट से गुज़रकर उस एक पर फ़ोकस नहीं करना पड़ता जो सामने है।
बड़ी मात्रा में काम करना भी इसी में बना हुआ है। कई रो को बल्क-सिलेक्ट करके एक साथ नए स्टेज में ले जाएं, उन्हें एक ही ऐक्शन में कॉपी या डिलीट करें, और जब कोई मौका कहीं और का हो, तो लीड को एक पाइपलाइन से दूसरी में कॉपी-पेस्ट करें। वही क्लाइंट-वार दायरा जो बाकी कंसोल इस्तेमाल करता है, यहां भी एक वर्कस्पेस को कई क्लाइंट संभालने देता है, बिना किसी अकाउंट की डील को दूसरे में मिलाए।
डील कन्वर्ट करें और हर पाइपलाइन में जीत और हार ट्रैक करें
क्लोज़्ड-वॉन, क्लोज़्ड-लॉस्ट, और उनसे निकलने वाले मेट्रिक
क्योंकि हर स्टेज के साथ उसका एक टाइप जुड़ा होता है, CRM को ठीक-ठीक पता होता है कि कोई डील कब जीती या हारी। किसी लीड को एक won स्टेज में डालें और कन्वर्ट ऐक्शन उसे कन्वर्टेड मार्क कर देता है; उसे किसी lost स्टेज में ले जाएं और वह क्लोज़्ड-लॉस्ट दर्ज हो जाती है। जीत और हार के CTA खुद लीड पर दिखते हैं, इसलिए डील बंद करना एक जान-बूझकर लिया गया, ट्रैक किया गया कदम है, न कि कोई एडिट जो चुपचाप गायब हो जाए।
ये नतीजे हर पाइपलाइन में जुड़कर सामने आते हैं, ताकि आप अंदाज़ा लगाने की बजाय यह देख सकें कि नया बिज़नेस हर सर्विस लाइन या डील टाइप में असल में कितना कन्वर्ट हो रहा है। पाइपलाइन के हिसाब से अपनी विन रेट जानना ही मौकों की एक लिस्ट को एक ऐसी सेल्स तस्वीर में बदल देता है जिस पर आप योजना बना सकते हैं — कौन-सी डील का पीछा करें, कौन-सा तरीका काम कर रहा है, और पाइपलाइन कहां लीक हो रही है, इससे पहले कि वह आपकी तिमाही ले डूबे।
मार्केटिंग एजेंसी के लिए CRM सॉफ़्टवेयर को क्या-क्या संभालना चाहिए
एजेंसी के CRM के दो काम होते हैं: वह आपका अपना नया बिज़नेस संभालता है, और हर क्लाइंट के लिए आपके जुटाए हुए लीड भी।
आम तौर पर CRM या लीड मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर यह मानकर बनता है कि एक कंपनी अपना ही प्रोडक्ट बेच रही है। एजेंसी अपनी सर्विस बेचती है और साथ ही उन क्लाइंट के लिए इन्क्वायरी भी जुटाती है जिनके लिए वह काम करती है, इसलिए हर रिकॉर्ड में यह दर्ज होना चाहिए कि लीड किसका है। यहां हर लीड या तो किसी क्लाइंट अकाउंट का होता है या आपकी एजेंसी के अपने अकाउंट का, जो लिस्ट में सबसे ऊपर “Agency” बैज के साथ रहता है। दोनों के लिए वही पाइपलाइन, स्टेज, कस्टम फ़ील्ड और लीड टैब काम करते हैं।
इससे उन सवालों का जवाब मिल जाता है जो एजेंसी बार-बार पूछती है। यह इन्क्वायरी किस क्लाइंट के फ़ॉर्म से आई? इसका ओनर कौन है? क्या यह क्लाइंट के साथ शेयर है? CRM उसी वर्कस्पेस में चलता है जिसमें क्लाइंट प्रोफ़ाइल और ऑनबोर्डिंग रिकॉर्ड, कैलेंडर, फ़ाइलें और चैट हैं, इसलिए लीड का क्लाइंट, उसकी मीटिंग और फ़ाइलें, सब कुछ एक ही कंसोल में मिल जाता है।
| ज़रूरत | एजेंसी को इसकी ज़रूरत क्यों है | इस CRM में यह कैसे काम करता है |
|---|---|---|
| क्लाइंट के हिसाब से अलग-अलग पाइपलाइन | हर क्लाइंट अलग तरीके से बेचता है, और अलग-अलग अकाउंट के लीड कभी आपस में नहीं मिलने चाहिए | हर क्लाइंट की अपनी लिस्ट होती हैं, और सभी क्लाइंट का ओवरव्यू उन सबका जोड़ दिखाता है |
| तय मतलब वाले स्टेज | विन रेट पर भरोसा उतना ही किया जा सकता है, जितनी साफ़ जीत और हार की परिभाषा हो | हर स्टेज “open”, “won” या “lost” में से एक तरह का होता है, और विन रेट इन्हीं से निकलता है |
| रिकॉर्ड पर ही एट्रिब्यूशन | क्लाइंट पूछते हैं कि इन्क्वायरी किस कैंपेन से आई | UTM वैल्यू, रेफ़रर, लैंडिंग पेज और विज्ञापन क्लिक ID लीड पर ही सेव रहते हैं |
| क्लाइंट के लिए सुरक्षित व्यू | क्लाइंट को नतीजे चाहिए, आपके अंदरूनी नोट नहीं | शेयर की गई पाइपलाइन में क्लाइंट को कम फ़ील्ड वाला रिकॉर्ड दिखता है |
| अकाउंट के हिसाब से सीमित ऐक्सेस | कॉन्ट्रैक्टर को सिर्फ़ उन्हीं क्लाइंट तक पहुंचना चाहिए जिन पर वह काम करता है | CRM की अनुमति वाले टीम मेंबर को वही क्लाइंट दिखते हैं जो उन्हें असाइन किए गए हैं, और एडमिन को सभी |
छह स्टेप में एक काम करने वाली एजेंसी पाइपलाइन सेट करें
पाइपलाइन तब तक काम की रहती है जब तक उसके स्टेज उन बातों को बताएं जो हो चुकी हैं, उन्हें नहीं जिनके होने की किसी को उम्मीद है।
पहले अकाउंट चुनें
हेडर के स्विचर में कोई क्लाइंट चुनें, या अपनी एजेंसी का अपना अकाउंट, और वह पाइपलाइन खोलें जिसका आप रोज़ इस्तेमाल करते हैं। एक क्लाइंट की कई पाइपलाइन हो सकती हैं, इसलिए रिटेनर और इनबाउंड इन्क्वायरी को कभी एक ही बोर्ड पर नहीं रखना पड़ता।
स्टेज के नाम घटनाओं पर रखें
स्टेज को ऐसे पलों के रूप में लिखें जिन पर आप उंगली रख सकें, जैसे “डिस्कवरी कॉल बुक हुई” या “प्रपोज़ल भेजा गया”। तय करें कि कौन-सा स्टेज जीत का है और कौन-सा हार का, क्योंकि विन रेट इन्हीं से बनता है।
हर सोर्स से लीड लाएं
पब्लिश किए गए फ़ॉर्म और बुकिंग पेज को लीड खुद दर्ज करने दें, बाकी लीड एक डायलॉग में जोड़ें, या स्प्रेडशीट इंपोर्ट करें। इंपोर्ट पहले कॉलम-मैपिंग का स्टेप दिखाता है, और आपके कन्फ़र्म किए बिना कुछ भी नहीं बनता।
रिकॉर्ड एक बार में पूरा करें
कोई लीड खोलकर कॉन्टैक्ट की जानकारी, डील वैल्यू, ओनर और स्टेज एक साथ जांच लें। आपका सेल्स प्रोसेस जिन कस्टम फ़ील्ड पर टिका है, उन्हें जोड़ें, और जब किसी डील को दो लोग चाहिए हों तो एक से ज़्यादा साथी असाइन करें।
लीड को सबूत देखकर ही आगे बढ़ाएं
स्टेज तब बदलें जब घटना हो चुकी हो, उससे पहले नहीं। हकीकत से आगे भागता बोर्ड विन रेट को बेमतलब बना देता है, और जिस क्लाइंट को वह दिखाया जाएगा, वह इसे भांप लेगा।
जो तय हुआ, उसे लिख लें
हर कॉल के बाद एक नोट जोड़ें ताकि अगला व्यक्ति जान सके कि डील कहां तक पहुंची है। फ़ील्ड में हर बदलाव लीड की एक्टिविटी में एक ऑडिट एंट्री भी लिखता है, इसलिए हर एडिट को किसी व्यक्ति तक पहुंचाया जा सकता है।
टिप
बाद में स्टेज बदलना सुरक्षित है
किसी स्टेज का नाम या रंग बदलने से उसके लीड अपनी जगह बने रहते हैं। जिस स्टेज में अब भी लीड हैं, उसे हटाने पर CRM पूछता है कि उन्हें कहां भेजना है, और हर लीड की टाइमलाइन में यह बदलाव दर्ज हो जाता है। जीत और हार वाले स्टेज के बिना विन रेट बंद रहता है, और कन्वर्ट व लॉस्ट मार्क करने वाले ऐक्शन भी।
सेल्स, ऑनबोर्डिंग, विन-बैक, सपोर्ट और हायरिंग के लिए स्टार्टर स्टेज टेम्पलेट
पाइपलाइन सिर्फ़ सेल्स के लिए नहीं होती। जो बोर्ड प्रपोज़ल ट्रैक करता है, वही नए क्लाइंट का पहला महीना या विन-बैक कैंपेन भी ट्रैक कर सकता है।
| स्टेज टेम्पलेट | स्टेज, क्रम से | जीत में गिना जाता है | हार में गिना जाता है |
|---|---|---|---|
| “Sales Pipeline” | “New”, “Contacted”, “Qualified”, “Proposal”, “Won”, “Lost” | “Won” | “Lost” |
| “Client Onboarding” | “Kickoff”, “Discovery”, “Setup”, “Review”, “Live”, “Churned” | “Live” | “Churned” |
| “Reactivation / Win-back” | “Dormant”, “Outreach”, “Re-engaged”, “Offer sent”, “Won back”, “Unresponsive” | “Won back” | “Unresponsive” |
| “Support / Tickets” | “New”, “Triaged”, “In progress”, “Waiting on client”, “Resolved” और आखिर में नो-फ़िक्स वाला एक स्टेज | “Resolved” | नो-फ़िक्स वाला स्टेज |
| “Recruiting” | “Applied”, “Screening”, “Interview”, “Offer”, “Hired”, “Declined” | “Hired” | “Declined” |
पाइपलाइन बनाते समय “Start from a stage template” (स्टेज टेम्पलेट से शुरू करें) के तहत इनमें से कोई एक चुनें, फिर अपने काम के तरीके के हिसाब से किसी भी स्टेज का नाम, रंग या क्रम बदल दें। कोई ढांचा पसंद आए तो CRM सेटिंग्स में “Stages” टैब पर “Save as template” (टेम्पलेट के रूप में सेव करें) इस्तेमाल करें और उसे अगले क्लाइंट के लिए दोबारा काम में लें। “Client Onboarding” डील जीतने के बाद के हफ़्तों के लिए ठीक बैठता है, किकऑफ़ से लेकर लाइव होने तक।
ट्रैक करें कि हर लीड किस विज्ञापन, पेज या फ़ॉर्म से आया
एट्रिब्यूशन लीड के आते ही उसी पर सेव हो जाता है, इसलिए वह कहां से आया, इसका जवाब किसी की याददाश्त पर निर्भर नहीं रहता।
विज़िटर के सबमिट या बुक करने पर क्या कैप्चर होता है
पब्लिश किए गए फ़ॉर्म और बुकिंग पेज उस विज़िट का UTM सोर्स, मीडियम, कैंपेन, टर्म और कंटेंट, रेफ़रर, लैंडिंग पेज, और वह फ़ॉर्म या बुकिंग पेज दर्ज करते हैं जिससे लीड आया। विज़िटर की सबसे पहली दर्ज विज़िट अलग फ़र्स्ट-टच फ़ील्ड में रखी जाती है, और जहां सहमति मिली हो वहां उसे एक साल तक याद रखा जाता है।
विज्ञापन क्लिक ID भी सेव होती हैं, Google, Meta, Microsoft, LinkedIn, TikTok, X, Snapchat, Pinterest और Reddit के क्लिक के लिए। पब्लिश किए गए फ़ॉर्म से आए लीड में “Channel” फ़ील्ड इन वैल्यू को Google Ads या Meta Ads जैसे नेटवर्क के नाम में, या “Email”, “Organic” और “Direct” में बदल देता है, जबकि बुकिंग पेज से आए लीड में वहां उसका UTM सोर्स ही रहता है।
पूरी लिस्ट में एट्रिब्यूशन पढ़ना
लिस्ट को स्टेज, ओनर, सोर्स, टैग, स्कोर, डील वैल्यू, अनुमानित क्लोज़, अपॉइंटमेंट या आखिरी एक्टिविटी के हिसाब से ग्रुप करें, और वैल्यू या “Hot”, “Warm” और “Cold” स्कोर से फ़िल्टर करें। लीड कहां से आए, इसकी तुलना के लिए सोर्स के हिसाब से ग्रुप करें, फिर कोई लीड खोलकर उसके “Marketing attribution” कार्ड पर “Channel” पढ़ें, या CSV एक्सपोर्ट करें, जिसमें “Channel” एक कॉलम है।
नोट
CRM सोर्स दर्ज करता है, लागत नहीं
लीड के साथ यह दर्ज रहता है कि वह कहां से आया, पर यह नहीं कि क्लिक की लागत क्या थी। खर्च और कॉस्ट पर लीड आपकी विज्ञापन रिपोर्ट में मिलते हैं, और रिपोर्टिंग हब वह जगह है जहां ये हर क्लाइंट के नतीजों के साथ रहते हैं।
लीड की ताज़गी, अपॉइंटमेंट और रिमाइंडर से फ़ॉलो-अप की सही तस्वीर रखें
पाइपलाइन चुपचाप बिगड़ती जाती है। CRM दिखाता है कि हर लीड कितने समय से अछूता है, और अगले कदम का वादा करने के दो अलग तरीके देता है।
| आखिरी अपडेट के बाद के दिन | लीड रिकॉर्ड आपको क्या बताता है |
|---|---|
| 7 से कम | हाल ही में इस पर काम हुआ है |
| 7 से 20 | ठंडा पड़ रहा है |
| 21 से 44 | बासी पड़ रहा है, फ़ॉलो-अप के लायक |
| 45 या उससे ज़्यादा | ठंडा पड़ चुका है, छह हफ़्ते से ज़्यादा समय से इस पर कोई काम नहीं हुआ |
| कोई एक्टिविटी दर्ज नहीं | शून्य दिन की जगह “Never” दिखता है |
अपॉइंटमेंट वह वादा है जो लीड के साथ किया गया हो। उसमें तारीख, समय और वह टाइम ज़ोन सेव होता है जिसमें बात तय हुई, इसलिए अलग-अलग ज़ोन के बीच बुक की गई कॉल का मतलब बना रहता है। उसे “Overview” पर सेट करें, “Schedule” टैब से टीम कैलेंडर पर बुक करें, या किसी विज़िटर को बुकिंग पेज पर स्लॉट चुनने दें।
फ़ॉलो-अप रिमाइंडर खुद को याद दिलाने का एक ज़रिया है। वह लीड पर रहता है और दिखाता है कि उसे किसने सेट किया, लेकिन बजता सिर्फ़ उसी व्यक्ति के अपने डिवाइस पर है, और तब तक बकाया रहता है जब तक वह उसे क्लियर न कर दे, इसलिए छूटा हुआ रिमाइंडर चुपचाप खत्म होने के बजाय इंतज़ार करता रहता है। जब कोई कॉन्टैक्ट कहे कि उसे परेशान न किया जाए, तो “Do Not Disturb” (परेशान न करें) चालू करें: उस कॉन्टैक्ट के लिए ईमेल, SMS और कॉल ऐक्शन रुक जाते हैं, और रिकॉर्ड पर यह लिखा दिखता है।
रिकॉर्ड से ही लीड को ईमेल करें और पूरा थ्रेड साथ रखें
ईमेल सीधे लीड से चलता है, इसलिए बातचीत उसी डील के नोट, कॉल और फ़ाइलों के साथ रहती है।
“Messages” टैब से भेजा गया मेल उस पते से जाता है जो आपके क्लाइंट के ऐसे डोमेन पर हो जिसे उसने अपनी “डेटा सेटिंग्स” में वेरिफ़ाई किया है, और जवाब उसी थ्रेड में आते हैं। एक मैसेज के साथ 5 MB तक के अटैचमेंट जा सकते हैं, उसे बाद के लिए शेड्यूल किया जा सकता है, और वह दिखाता है कि डिलीवर हुआ या बाउंस हो गया। सभी लीड का एक ही इनबॉक्स थ्रेड को लीड और सब्जेक्ट के हिसाब से ग्रुप करता है, और ऐसी बातचीत के फ़िल्टर देता है जिन्हें जवाब चाहिए, जो किसी के जवाब का इंतज़ार कर रही हैं, या जिनमें कोई समस्या है।
टेम्पलेट लीड का पहला नाम, कंपनी, आपका नाम और आपकी एजेंसी का नाम अपने-आप भर देते हैं। कॉपी लाइब्रेरी में सेव की गई सब्जेक्ट लाइन और टेक्स्ट उसी पिकर में दिखते हैं, इसलिए अप्रूव किया हुआ मैसेज दोबारा टाइप करने की जगह फिर से काम आ जाता है।
नोट
लीड पर ईमेल और SMS
ईमेल उस डोमेन से जाता है जिसे आपके क्लाइंट ने वेरिफ़ाई किया है, इसलिए हर क्लाइंट के लीड को उसी क्लाइंट के अपने डोमेन से संदेश मिलता है। SMS बातचीत लीड की टाइमलाइन में उसी डील के नोट और कॉल के बगल में सेव होती हैं।
अक्सर पूछे जाने वाले सवाल
अगर आज स्प्रेडशीट से काम चल रहा है, तो क्या मार्केटिंग एजेंसियों को फिर भी CRM की ज़रूरत है?
स्प्रेडशीट तब तक चलती है जब तक दो लोग एक ही रो एडिट नहीं करते या कोई क्लाइंट यह नहीं पूछता कि लीड कहां से आया। CRM तय मतलब वाले स्टेज, किसने क्या बदला इसका इतिहास, हर डील पर एक ओनर और लीड आते ही कैप्चर हुआ एट्रिब्यूशन जोड़ता है। आप CSV इंपोर्ट कर सकते हैं, इसलिए जो आपके पास है वह बना रहता है और पहले दिन से उसमें ढांचा जुड़ जाता है।
क्या एक ही CRM में एजेंसी की अपनी सेल्स पाइपलाइन और क्लाइंट की लीड पाइपलाइन, दोनों रह सकती हैं?
हां। एजेंसी का अपना अकाउंट एक अलग दायरा है और “Agency” बैज के साथ सबसे ऊपर दिखता है। उसके साथ-साथ हर क्लाइंट अकाउंट की अपनी अलग लिस्ट होती हैं, और सभी क्लाइंट का ओवरव्यू लीड, खुली पाइपलाइन की वैल्यू और विन रेट का जोड़ दिखाता है। टीम मेंबर को CRM की अनुमति और किसी क्लाइंट पर असाइनमेंट चाहिए, जबकि एडमिन हर अकाउंट तक पहुंचते हैं।
मार्केटिंग एजेंसी की सेल्स पाइपलाइन में कौन-से स्टेज होने चाहिए?
ऐसे स्टेज से शुरू करें जो जांचे जा सकने वाली घटनाओं से मेल खाते हों। डिफ़ॉल्ट सेट में “New”, “Contacted”, “Qualified”, “Proposal”, “Won” और “Lost” हैं। अगर आपके प्रोसेस में डिस्कवरी कॉल या स्कोपिंग वर्कशॉप शामिल है, तो “Qualified” और “Proposal” के बीच उसके लिए एक स्टेज जोड़ें। जीत और हार के स्टेज साफ़ रखें ताकि विन रेट का कोई मतलब बने।
क्या क्लाइंट CRM में अपने लीड देख सकते हैं?
हां, Scale और Enterprise प्लान पर। आप एक बार में एक पाइपलाइन शेयर करते हैं, और क्लाइंट को आपके नोट, मैसेज, कॉल, स्कोर या कस्टम फ़ील्ड के बिना कम जानकारी वाला रिकॉर्ड दिखता है। क्लाइंट एडमिन कॉन्टैक्ट की जानकारी और वैल्यू बदल सकता है, स्टेज आगे बढ़ा सकता है और नोट जोड़ सकता है, जबकि पोर्टल के बाकी मेंबर पाइपलाइन देख तो सकते हैं, पर बदल नहीं सकते।
CRM लीड के साथ ईमेल और SMS को कैसे संभालता है?
ईमेल लीड के “Messages” टैब से, आपके क्लाइंट के वेरिफ़ाई किए हुए डोमेन के ज़रिए जाता है, और जवाब उसी थ्रेड में आते हैं। SMS बातचीत लीड की टाइमलाइन में उसी डील के नोट और कॉल के बगल में सेव होती हैं, इसलिए पूरा आदान-प्रदान रिकॉर्ड पर रहता है।
दूसरे CRM या स्प्रेडशीट से लीड कैसे लाए जाएं?
पुराने टूल से CSV फ़ाइल एक्सपोर्ट करें, CRM में “Import” खोलें और कॉलम मैप करें। हर रो में एक नाम होना चाहिए, amount, mobile और gclid जैसे आम हेडर अपने-आप मैच हो जाते हैं, और बिना मैप किए कॉलम छोड़ दिए जाते हैं। कुछ भी बनने से पहले एक समरी बताती है कि कितनी रो तैयार हैं और कितनी छोड़ी गईं।
क्या CRM दिखाता है कि किस कैंपेन या विज्ञापन से लीड आया?
यह दर्ज करता है कि लीड कहां से आया, यह नहीं कि उस पर कितना खर्च हुआ। फ़ॉर्म और बुकिंग पेज सबमिशन के समय UTM वैल्यू, रेफ़रर, लैंडिंग पेज और विज्ञापन क्लिक ID कैप्चर करते हैं, और फ़ॉर्म से आए लीड का “Channel” फ़ील्ड नेटवर्क का नाम बताता है। खर्च और कॉस्ट पर लीड आपकी विज्ञापन रिपोर्ट से मिलते हैं, CRM से नहीं।
क्या अपने टूल या AI एजेंट से CRM में लीड भेजे जा सकते हैं?
Enterprise प्लान पर, हां। सेटिंग्स में बनी सीमित दायरे वाली API कीज़ से कोई इंटीग्रेशन लीड जोड़ सकता है, उन्हें खोज और पढ़ सकता है, फ़ील्ड अपडेट कर सकता है और नोट जोड़ सकता है। इनटेक सिर्फ़ खाली फ़ील्ड भरता है, इसलिए बार-बार आने वाला वेबहुक किसी व्यक्ति के संवारे हुए डेटा को ओवरराइट नहीं कर सकता, और हर API एडिट मैन्युअल एडिट जैसी ही ऑडिट एंट्री लिखता है।