एजेंसी के लिए CRM सॉफ़्टवेयर, लीड और पाइपलाइन के इर्द-गिर्द बनाया गया

कोई लीड खोलें, और उसके बारे में सब कुछ वहीं एडिट हो सकता है — हेडर पर नाम, पद और कंपनी, और उसके नीचे Contact, Company और Deal कार्ड। रिकॉर्ड छोड़े बिना ओनर बदलें, फ़ोन नंबर ठीक करें या डील वैल्यू अपडेट करें, और एक बिल्कुल नया मौका एक फ़ोकस्ड Add/Edit Lead मॉडल के ज़रिए दर्ज करें जो उसे सीधे सही पाइपलाइन और स्टेज में डाल देता है।

क्योंकि कोई भी दो एजेंसियां डील को एक जैसे तरीके से क्वालिफ़ाई नहीं करतीं, आप अपने खुद के वर्कस्पेस-भर के कस्टम फ़ील्ड तय करते हैं — टेक्स्ट, नंबर, डेट या सिंगल-सिलेक्ट — और वे अपने-आप हर लीड पर दिखने लगते हैं। बजट बैंड, रेफ़रल सोर्स, कॉन्ट्रैक्ट की लंबाई, या जो भी सिग्नल आपके बिज़नेस के लिए किसी डील के बंद होने का असली अंदाज़ा देता है, उसे ट्रैक करें, ताकि आपका CRM वह डेटा रखे जिस पर आप बेचते हैं, न कि किसी और का चुना हुआ एक तय सेट।

किसी पाइपलाइन को एक कानबान बोर्ड की तरह देखें और डील आगे बढ़ने पर एक लीड को एक स्टेज कॉलम से अगले में खींच दें — वह विज़ुअल, हाथों-हाथ तरीका जिसमें ज़्यादातर टीमें पाइपलाइन पर काम करना चाहती हैं। जब स्कैन या सॉर्ट करना हो, लिस्ट व्यू पर स्विच करें, और दोनों तरीकों से वही लीड मिलते हैं। बोर्ड आपके नए बिज़नेस की स्थिति को एक नज़र में पढ़ने लायक बना देता है: क्या अटका है, क्या हिल रहा है और क्या बंद होने के करीब है।

स्टेज बनाना आपके हाथ में है। CRM Settings पैनल आपको स्टेज जोड़ने, नाम बदलने, हटाने और फिर से क्रम में लगाने देता है, और हर एक को एक रंग और एक तरह — open, won या lost — दे सकते हैं, ताकि वर्कफ़्लो आपके असली सेल्स कदमों को दिखाए। ये तरह सिर्फ़ सजावट नहीं हैं: ये CRM को बताते हैं कि कौन-सा कॉलम कहता है कि डील अब भी ज़िंदा है, कौन-सा कहता है कि वह बंद हो गई, और कौन-सा कहता है कि वह चली गई — और यही जीत/हार ट्रैकिंग और कन्वर्ट कंट्रोल को चलाता है।

हर लीड डिटेल अपने काम के टैब पर खुलती है — एक Activity लॉग, ईमेल और SMS के लिए Messages, कॉल के लिए Schedule, और Files। पिछली बातचीत से एक नोट लॉग करें, एक मैसेज भेजें, एक फ़ॉलो-अप कॉल तय करें या एक प्रपोज़ल अटैच करें, और यह सब उसी डील के साथ रहता है जिसकी वह है, न कि इनबॉक्स और किसी की याददाश्त में बिखरा हुआ। जब कोई साथी लीड उठाता है, पूरी हिस्ट्री वहीं मौजूद रहती है।

हर काम की बात — जोड़ा गया नोट, भेजा गया मैसेज, तय किया गया कॉल, अपलोड की गई फ़ाइल, स्टेज बदलना, एक कन्वर्ज़न — एक्टिविटी फ़ीड में लिखी जाती है और उस असली साइन-इन यूज़र के नाम दर्ज होती है, ताकि रिकॉर्ड एक ईमानदार टाइमलाइन जैसा पढ़ा जाए कि किसने क्या किया और कब। यह हिस्ट्री हर मोड में टिकाऊ है, इसलिए यह रीलोड के बाद भी बनी रहती है और अगली सुबह भी वहीं मिलती है। डील की कहानी यही रिकॉर्ड है, कोई दोबारा जोड़ी गई बात नहीं।

एक एजेंसी एक पूरे रोस्टर के लिए नया बिज़नेस संभालती है, किसी एक कंपनी के लिए नहीं, इसलिए यह CRM डिफ़ॉल्ट रूप से एक्टिव क्लाइंट के दायरे में रहता है। कोई क्लाइंट चुनें और आपको उसी अकाउंट की पाइपलाइन और लीड दिखेंगी; एक बार में पूरा नया बिज़नेस पढ़ने के लिए ऑल-क्लाइंट ओवरव्यू पर स्विच करें। आपकी टीम को कभी एक दर्जन दूसरे अकाउंट से गुज़रकर उस एक पर फ़ोकस नहीं करना पड़ता जो सामने है।

बड़ी मात्रा में काम करना भी इसी में बना हुआ है। कई रो को बल्क-सिलेक्ट करके एक साथ नए स्टेज में ले जाएं, उन्हें एक ही ऐक्शन में कॉपी या डिलीट करें, और जब कोई मौका कहीं और का हो, तो लीड को एक पाइपलाइन से दूसरी में कॉपी-पेस्ट करें। वही पर-क्लाइंट दायरा जो बाकी कंसोल इस्तेमाल करता है, यहां भी एक वर्कस्पेस को कई क्लाइंट संभालने देता है, बिना किसी अकाउंट की डील को दूसरे में मिलाए।

क्योंकि हर स्टेज के साथ उसका एक टाइप जुड़ा होता है, CRM को ठीक-ठीक पता होता है कि कोई डील कब जीती या हारी। किसी लीड को एक won स्टेज में डालें और कन्वर्ट ऐक्शन उसे कन्वर्टेड मार्क कर देता है; उसे किसी lost स्टेज में ले जाएं और वह क्लोज़्ड-लॉस्ट दर्ज हो जाती है। जीत और हार के CTA खुद लीड पर दिखते हैं, इसलिए डील बंद करना एक जान-बूझकर लिया गया, ट्रैक किया गया कदम है, न कि कोई एडिट जो चुपचाप गायब हो जाए।

ये नतीजे हर पाइपलाइन में जुड़कर सामने आते हैं, ताकि आप अंदाज़ा लगाने की बजाय यह देख सकें कि नया बिज़नेस हर सर्विस लाइन या डील टाइप में असल में कितना कन्वर्ट हो रहा है। पाइपलाइन के हिसाब से अपनी विन रेट जानना ही मौकों की एक लिस्ट को एक ऐसी सेल्स तस्वीर में बदल देता है जिस पर आप योजना बना सकते हैं — कौन-सी डील का पीछा करें, कौन-सा तरीका काम कर रहा है, और पाइपलाइन कहां लीक हो रही है, इससे पहले कि वह आपकी तिमाही ले डूबे।