Software für E-Mail-Drip-Kampagnen in Agenturen

Die Versanddomain des Kunden wird in seinen Dateneinstellungen hinzugefügt, ihre DNS-Einträge werden veröffentlicht, und der Bereich zeigt die Domain als aktiv, sobald sie verifiziert sind. Ein Launch startet nicht von einer Adresse, die weder auf der Liste der Absenderadressen einer verifizierten Domain steht noch eine für sich verifizierte Einzeladresse ist, und die Prüfung läuft vor jedem Stapel erneut, sodass ein zwischenzeitlich entfernter Absender den Launch stoppt, statt dass E-Mails von irgendwo anders rausgehen.

Die E-Mails werden über Einträge im eigenen DNS des Kunden für dessen Domain DKIM-signiert, und Bounces kehren an eine Subdomain davon zurück, sodass der Absender, den ein Empfänger sieht, der des Kunden ist und nicht der der Agentur oder der Plattform. Für Kunden, die das DNS nicht bearbeiten können, wird eine einzelne verifizierte Adresse akzeptiert; sie hat jedoch keine DKIM-Signatur, und der Bereich selbst warnt vor schlechterer Platzierung im Posteingang. Der Domain-Bereich weist Freemail-Domains wie Gmail zurück, und wenn eine Hauptdomain hinzugefügt wird, schlägt er eine eigene Subdomain für Marketing-Mails vor, die den Ruf der Kampagnen vom alltäglichen E-Mail-Verkehr des Kunden trennt.

Die Planung zählt, wer die E-Mail erhalten könnte. Der Versand ermittelt die Zielgruppe noch einmal, wenn die erste E-Mail tatsächlich rausgeht; ein geplanter Launch erreicht also die Personen, die am Versandtag in Frage kommen, nicht die, die in Frage kamen, als jemand ein Datum wählte. Jede Folge-E-Mail geht dann an die Personen, die die E-Mail davor erreicht hat, erneut geprüft auf Abmeldungen und auf eine „Do Not Disturb“-Markierung am Lead selbst. Für die Launch-Prüfungen, die Zielgruppenzahl und den Versand gilt ein einziger Satz Regeln, sodass die freigegebene und die tatsächlich versendete Zahl auf einem Weg berechnet werden.

Jeder Kontakt, den die Zielgruppe auswählt, den der Versand aber überspringen muss, wird unter einem Grund gezählt: keine E-Mail-Adresse, eine ungültige Adresse, ein Duplikat einer schon gezählten, eine Abmeldung von den E-Mails dieses Kunden (harte Bounces und Beschwerden kommen auf diese Liste, wo Zustellbelege erfasst werden), eine „Do Not Disturb“-Markierung am Lead oder an einem anderen Lead mit derselben Adresse oder ein Lead auf einer gespeicherten Liste, die die startende Person nicht sehen darf. Ein Filter oder Segment, das eine eingeschränkte CRM-Liste nennt, scheitert stattdessen an den Prüfungen. Der Launch gibt die Bilanz in einer Zeile aus, etwa „37 ausgeschlossen (abgemeldet 21, nicht kontaktieren 9, ungültig 7)“.

Vorlagen nehmen Merge-Tags für Vorname, Nachname, vollständigen Namen, Unternehmen, Stadt und den eigenen Abmeldelink des Empfängers auf. Sie werden für jeden Empfänger auf dem Server gefüllt und für den Ort, an dem sie landen, abgesichert, Links eingeschlossen, sodass ein Name nie ändern kann, wohin ein Link führt. Ein Tag, das das Produkt nicht kennt, wird mit nichts gefüllt und vorab in einer Prüfung „Unbekannte Merge-Tags“ gemeldet, die aus einem Tippfehler eine Warnung macht statt eines verirrten Tags im Posteingang.

Die erste E-Mail kann bis zu drei Betreffzeilen tragen, was einen A/B-Split ergibt. Eine feste Berechnung auf der Adresse des Empfängers wählt die Zeile, sodass die Anteile ungefähr gleich groß ausfallen und dieselbe Person immer dieselbe Zeile bekommt, egal wie viele Durchgänge der Versand braucht. Folge-E-Mails tragen je eine Betreffzeile. Die Aufteilung ist durch Arithmetik festgelegt statt durch Zufall, und einen Gewinner ermittelt das System nicht für Sie, denn die Launch-Seite meldet weder Öffnungen noch Klicks.

Jede E-Mail bekommt ihren eigenen Abmeldelink, auf bis zu drei Wegen hinzugefügt: als sichtbare Zeile in der Fußzeile des HTML, als Zeile im Nur-Text-Teil und als die Standard-Header List-Unsubscribe und List-Unsubscribe-Post, mit denen eine Mail-App eine Schaltfläche für die Abmeldung mit einem Klick anbieten kann. Eine Vorlage, die als reiner Text geschrieben ist, hat keinen HTML-Teil und bekommt daher die Textzeile und die Header. In einer gestalteten Vorlage wird ein Link „Abmelden“ in der Fußzeile, der leer gelassen oder auf # gesetzt ist, auf den eigenen Link des Empfängers umgelenkt, und jeder andere auf # gesetzte Link löst in den Prüfungen eine Warnung aus.

Das Öffnen des Links zeigt eine Bestätigungsseite mit teilweise verborgener Adresse. Erst das Drücken ihrer Schaltfläche oder der Klick der Mail-App erfasst die Abmeldung; ein Sicherheitsscanner, der den Link abruft, entfernt also niemanden versehentlich. Der Eintrag wird je Kunde und Adresse geführt und gilt für jede spätere Kampagne dieses Kunden, und der nächste Schritt eines Drips prüft ihn erneut, bevor etwas gesendet wird.

Gmail und Yahoo verlangen von Massenversendern, dass sie ihre E-Mails mit SPF, DKIM und DMARC authentifizieren, die Abmeldung mit einem Klick anbieten und die Spam-Beschwerden niedrig halten. Für eine verifizierte Versanddomain deckt der Bereich den ersten Teil ab. Er liefert die DKIM-Einträge, mit denen jede Nachricht für die eigene Domain des Kunden signiert wird, eine Bounce-Subdomain mit eigenen MX- und SPF-Einträgen und einen DMARC-Eintrag, der mit p=none beginnt. Dieser letzte Eintrag ist als empfohlen markiert statt als erforderlich, eine Domain wird also auch ohne ihn verifiziert. Von Massenversendern wird erwartet, einen zu haben; veröffentlichen Sie ihn daher trotzdem.

Der zweite Teil ist in jeden Versand eingebaut. Jede E-Mail trägt die Header für den Klick und einen Abmeldelink im Text, und die Liste wird vor jedem Stapel erneut gelesen, sodass eine Abmeldung beim nächsten Stapel und in jedem späteren Schritt beachtet wird. Drei Aufgaben bleiben bei Ihnen: den Nachweis aufzubewahren, dass Menschen zugestimmt haben, vom Kunden zu hören, den DMARC-Eintrag zu veröffentlichen und später zu verschärfen und die Beschwerden zu beobachten. Die Launch-Seite zählt Schritt für Schritt, was rausging, was fehlschlug und was wartet, und zeigt keine Beschwerderate. Wo Zustellbelege erfasst werden, setzt eine Beschwerde die Adresse außerdem auf die Abmeldeliste des Kunden, die Rate selbst aber lesen Sie in den eigenen Tools des E-Mail-Anbieters ab. Halten Sie den nächsten Launch zurück, wenn sie steigt.

Jeder Schritt wird als eine Liste mit einer Zeile pro Person eingereiht, und der Versandnachweis nimmt nie zwei Zeilen für dieselbe Person und denselben Schritt auf. Ein Stapel von bis zu 100 Zeilen wird als „unterwegs“ markiert, bevor er den Mail-Dienst erreicht, geht dann in gleichmäßigem Tempo zu je zehn raus, und alles Ungesendete kehrt in die Warteschlange zurück, wenn der Dienst drosselt oder ausfällt.

Wird ein Versand auf halbem Weg unterbrochen, werden die Zeilen, die unterwegs waren, nicht erneut gesendet. Sie zählen als fehlgeschlagen, mit dem Hinweis, dass der Versand nicht bestätigt werden konnte, und alle anderen machen aus der Warteschlange weiter. Das ist eine bewusste Abwägung: Ein Empfänger, dessen Zeile als fehlgeschlagen markiert ist, verpasst diese E-Mail und die Folge-E-Mails danach, aber niemand bekommt dieselbe E-Mail zweimal. Fünf Durchgänge in Folge, die der Dienst ablehnt, stoppen den Launch und melden, wie viele rausgingen und wie viele nicht.

Wählen Sie „Jetzt senden“ oder „Planen“ und legen Sie die Zeit der ersten E-Mail in Ihrer eigenen Zeitzone fest, ab einer Minute in der Zukunft bis zu 90 Tage im Voraus. Wer Bearbeitungsrechte in der Bibliothek und die Berechtigung „Publish“ hat, startet den Launch. Wer nur Bearbeitungsrechte hat, fragt ihn an, und ein Publisher gibt ihn in Team > Freigaben frei, wobei die Prüfungen zuvor mit dem Zugriff des Publishers erneut laufen. Beide Wege setzen Zugriff auf das CRM des Kunden voraus, weil die Zielgruppe aus dessen Kontakten besteht.

Solange ein E-Mail-Launch läuft und die Seite sichtbar ist, aktualisiert sie sich alle 20 Sekunden selbst und zeigt den Schritt, wie viele schon rausgingen und wann die nächste E-Mail fällig ist. „Abbrechen“, wofür die Berechtigung „Publish“ nötig ist, stoppt ihn vor der nächsten Zehnergruppe, und bereits gesendete E-Mails bleiben gesendet. Eine Pause gibt es nicht: Ein Launch wird abgeschlossen, schlägt fehl oder wird abgebrochen, und ein abgebrochener Plan lässt sich erneut starten, mit einer Warnung, wie viele Personen der frühere Launch schon erreicht hat.