業務通知の一元管理、CRMやタスク、会議の更新と承認を一つのフィードに集約

業務通知の一元管理を日課にする、アクティビティセンターの仕分け手順

フィードは、空にできてはじめて役に立ちます。次の手順を踏めば、判断が必要なことの流れであるアクティビティセンターが、順番に片づけていける待ち行列になります。

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   「未読」から始める

   「未読」フィルターを選びます。時間が数分しかないときは、「メンション」フィルターを選びます。カテゴリタブにはそれぞれ件数が表示されるため、項目をひとつも開かないうちに、いちばん多く待っているタブが分かります。

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   対象範囲を選ぶ

   ヘッダーのクライアント切り替えで、フィードが絞り込まれます。ほかのクライアントに未読の作業があるときは、通知でその件数が示され、「全クライアントを表示」が現れるため、絞り込んだ表示で何かが黙って隠れることはありません。

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   対応が必要なレコードを開く

   項目を選ぶと、その種類に合わせた表示が開きます。詳細ペインに内容が表示され、「元のレコードを開く」を押すと、判断を下すリード、タスク、会議、プランへ移動します。その際、正しいクライアントがすでに選択された状態になります。

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   チャットへの返信はチャットに任せる

   詳細ペイン自体は閲覧専用です。チャットの項目には、会話のある場所で返信できる「チャットで返信」が表示され、それ以外の項目には「元のレコードを開く」が表示されます。

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   確認が必要なら、元のレコードを開く

   「元のレコードを開く」で、もとになっているリード、タスク、会議、プランへ直接移動できます。正しいクライアントが自動で選択されるため、入力し直す必要も、検索する必要もありません。

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   「未読にする」で、あとから戻れるようにする

   開いたものの終えられない項目は、もう一度未読にできます。そうすれば、記憶に頼らなくても、明日また同じ「未読」フィルターから戻ってこられます。

自分宛て、フォロー中、周辺の動き、スケジュール：通知の種類ごとの振り分け方

イベントの種類ごとに区分がひとつ登録されているため、通知ベル、デバイス通知、メールのすべてが同じルールで決まります。

デバイス通知は、通知ベルの内容をそのまま反映します。同じイベントがその人の通知ベルを鳴らす場合に限り、同じ権限チェックを経たうえで、デバイスに通知されます。ダイレクトメッセージとプライベートな会話は参加者だけのもので、管理者にも例外はありません。そのため、それらに関する通知が届くのも参加者だけです。

すぐに届かなくてよいメール：配信モードごとの送信タイミング

すべてのメールが、起きた瞬間に届く必要はありません。カテゴリごとに、通常の緊急度に合ったモードが選ばれます。

設定では、カテゴリごとに「アプリ内」「デバイス」「メール」のスイッチが一行に並び、メールの欄にはそのモードが示されます。一括スイッチで、すべてのメール通知を一度にオフにできます。朝のまとめには、期限のあるものと期限切れのもの、今日の会議、自分の対応待ち、そしてクライアント別にまとめた最近の更新が並びます。

勤務時間、一時停止、まとめメール

通知がもっとも役に立つのは、対応できるタイミングで届いたときです。次の設定が、そのタイミングを決めます。

勤務時間

自分で選ぶ曜日、開始と終了の時刻、タイムゾーンです。この時間外は、デバイス通知が送られず、まとめて届くメールと不在時のメールは、一通のまとめメールで後から届きます。

一時停止

デバイス通知を送らず、まとめて届くメールと不在時のメールを、一時間、二時間、明日の勤務開始まで、または指定した日時まで保留します。通知ベルには、すべて表示され続けます。

まとめメール

一時停止中や勤務時間外に届いた分を集めた一通のメールで、次に通知を受け取れる時間帯が始まったときに送られます。

会議のリマインダー

参加する会議の 5〜30 分前に届くように設定するか、オフにします。メールではなく、デバイス通知と通知ベルの項目として届きます。

通知音

コンソールのタブが開いている間に届く通知に鳴らす音を、五種類から選ぶか、なしにします。

クライアントがポータルで行うことと、通知の量の調整方法

クライアントが操作したとき、チームへの通知は適切な場所に一度だけ届くのが理想で、ログインのたびに届くものではありません。

「クライアント」タブに届く内容はすべて、クライアントポータルで起きたことです。クライアントポータルは、ScaleとEnterpriseのプランで利用できる機能です。ポータルには、クライアント自身の通知設定の画面があり、デバイスとメールの選択肢は同じで、通知を控える時間も別に設定できます。代理店側では、クライアントごとに、そのクライアントのメンバーへのポータルからのメールを止めるスイッチがあり、自社の通知には影響しません。そのスイッチの場所はクライアント管理で、クライアントが追加できるリードのメモはクライアントポータルのパイプラインで、それぞれ確認できます。

ひとつのフィード、二つの見え方：通知ベル、センター、保存される既読状態

通知ベルは同じフィードのコンパクトな表示なので、何が新しいかについて、二つの表示が食い違うことはありません。

ヘッダーの通知ベルは、すべてのクライアントを通した未読の項目を数えます。締め切りは、どのアカウントが選ばれているかを気にしてくれないためです。アクティビティセンターは、選んでいるクライアントの分を数え、ほかの場所に未読の作業があるときはそれを知らせます。どちらにも通知設定が反映されるため、オフにしたカテゴリは、どちらにも表示されなくなります。

既読状態は、ワークスペースごとにブラウザーに保存され、通知ベルとセンターで共有されます。どちらか一方で項目を読めば、もう一方でも既読になり、ページを再読み込みしても保たれます。別のブラウザーでは別の記録から始まるため、項目は終わらせるか、意図して未読に戻すのが確実です。各イベントは、そのイベントを扱うツール自身が発行するので、会議への招待、プロジェクトのタスクの変更、Stand Upのブロッカーは、リードや承認の項目と同じ場所に届きます。