Checklist de SMS marketing para agências

Depois das verificações do plano, seis linhas leem a mensagem e o público. “Message” falha quando não há nada a enviar. Um texto sem nenhuma frase no estilo STOP mostra “No opt-out language” (sem texto de opt-out) como “Warning”, e um que nunca diz de quem é mostra “Brand name missing” (falta o nome da marca). “Message length” (tamanho da mensagem) passa em um segmento, avisa até o limite e vira “Message too long” (mensagem longa demais) além dele, e um público sem nenhum número válido mostra “Nobody to text” (ninguém para receber a mensagem) como “Problem”.

A sexta linha, “Quiet hours” (horário de silêncio), aparece em todo lançamento de SMS como um “Warning”, um lembrete da janela das 8 da manhã às 9 da noite, e não um teste. As verificações que pedem uma ação levam ao lugar que as resolve, em geral o plano, e “Run checks again” (verificar de novo) lê o resultado do zero. Ao lado delas, um “Warning” intitulado “SMS sending isn't connected yet” (o envio de SMS ainda não está conectado) diz com clareza que um lançamento só pode ser manual.

Um lead é contado quando o campo de telefone tem um número que pode ser transformado em um número internacional completo. Espaços, pontos, traços e parênteses são tolerados, e um ramal é descartado, já que uma mensagem de texto não consegue discá-lo. Sem um código de país, só um número norte-americano é aceito; qualquer outro número precisa começar com um sinal de mais ou com 00 e o código do país, ou fica de fora como ilegível. Válido aqui quer dizer bem formado: o produto não distingue um celular de um telefone fixo.

Entre os leads que o seu público seleciona, o lançamento conta quem entra e quem fica de fora, com um motivo para cada um: sem telefone, um número ilegível, um repetido, uma marca “Do Not Disturb” (não perturbe) ou um lead que chega por uma lista salva de uma lista restrita do CRM. Um filtro que cita uma lista que a pessoa que lança não pode usar é recusado de imediato. O total é uma contagem de números bem formados, e não de mensagens entregues nem de permissão, e os cancelamentos de inscrição de e-mail não são lidos, então um contato que cancelou a inscrição nos e-mails continua em um público de SMS até ser marcado como “Do Not Disturb”.

Em vez de filtrar o CRM uma segunda vez, o plano pode citar um público já salvo na Biblioteca do cliente, seja um segmento, seja uma lista. A contagem dele passa pelas mesmas regras de qualquer outro público, com o acesso de quem lança, e o lançamento guarda o público salvo como a aprovação o viu: o nome, o tipo e uma impressão digital da definição.

Se esse público for editado depois de o plano ser aprovado, a aprovação deixa de corresponder, e o plano volta para uma nova decisão antes de qualquer lançamento poder ser criado. Quem não pode ver a lista do CRM de um contato não consegue contá-lo nem lançar para ele.

Nenhuma mensagem de texto sai deste produto. Quem tem acesso de edição à Biblioteca, a permissão “Publish” (publicar) e acesso ao CRM escolhe “Create launch task” (criar tarefa de lançamento), que abre uma tarefa no projeto “Marketing Plans” (Planos de marketing) do cliente, em Projetos, e coloca o lançamento em “Waiting for manual launch” (aguardando lançamento manual). “Export spec (JSON)” (exportar especificação em JSON) baixa a mensagem congelada com a codificação, a contagem de caracteres e a contagem de segmentos, e o público que ela cita, para que quem envia trabalhe a partir do texto aprovado, e não de uma lembrança dele.

Quem tem acesso de edição à Biblioteca e acesso ao CRM, mas não a permissão “Publish”, escolhe “Request launch approval” (pedir aprovação do lançamento), e um publicador (quem tem a permissão “Publish”) com acesso ao CRM aprova o lançamento manual pela caixa de entrada de aprovações. A especificação não guarda números de telefone, então quem envia traz as pessoas. Para um público de filtro, filtre cada pipeline do CRM como o público filtrou e exporte essa visão como CSV; para um público salvo, refaça as mesmas pessoas com um filtro do CRM. A exportação não aplica as exclusões do lançamento, então tire quem não tem telefone, quem tem um número ilegível ou repetido ou uma marca “Do Not Disturb”, e carregue o resto na ferramenta.

A linha “Quiet hours” é um lembrete, e não um teste, porque um número de telefone bem formado não diz onde o dono dele está. O lançamento não guarda um horário de envio, então quem envia aplica a janela. A regra é das 8 da manhã às 9 da noite no relógio de cada destinatário, e um público misto a estreita. Com destinatários em Nova York e em Los Angeles, 8 da manhã em Los Angeles são 11 da manhã em Nova York, então um único envio precisa sair entre 11 da manhã e 9 da noite no horário do leste dos EUA, ou seja, das 8 da manhã às 6 da tarde no horário do Pacífico.

Quando a janela em comum fica curta, divida o público. Duplique o plano, dê a cada cópia os leads de um fuso horário por meio de uma tag do CRM ou de um segmento salvo por estado ou região e faça cada cópia ser aprovada e enviada em um bom horário para aquele fuso. Diga na nota em que horário as mensagens saíram, já que a linha do tempo mostra quando alguém marcou o lançamento, e não quando as mensagens chegaram. Um estado ou país com horários mais curtos estreita a janela de novo. Nada disso é aconselhamento jurídico.

O registro não é algo que este produto faz. Nos Estados Unidos, espera-se em geral que uma empresa que envia mensagens de números de telefone comuns registre a marca e a campanha no provedor de mensagens antes de enviar, uma etapa conhecida como registro 10DLC, e outros países têm as próprias regras para remetentes. O lançamento procura na mensagem o nome da marca e um texto do tipo STOP, opt out ou unsubscribe, e lembra você da janela das 8 da manhã às 9 da noite, medida pelo relógio do destinatário.

Ele não guarda prova de consentimento e não processa respostas STOP. Guarde o registro do consentimento em um lugar que você controla, como uma nota ou um campo personalizado do CRM ou a ferramenta de SMS, confirme que o provedor responde ao STOP no seu número de envio e marque como “Do Not Disturb” quem pedir para sair, para que o próximo público o descarte. Nada disso é aconselhamento jurídico.

Quando as mensagens saem, um publicador escolhe “Mark as sent” (marcar como enviado), com um link opcional para a mensagem no ar ou para o relatório de envio e uma nota. A linha do tempo passa então a mostrar “Marked as sent” (marcado como enviado), com o nome da pessoa e o horário no fuso horário de quem está vendo, ao lado dos passos anteriores: “Launch requested” (lançamento pedido) ou “Manual launch set up” (lançamento manual preparado), e a aprovação. A lista mostra o lançamento como “Sent” (enviado), e a tarefa em Projetos acompanha o trabalho.

Marque só depois que as mensagens saírem, porque outras pessoas vão ler o registro como um fato. Um lançamento que precisa parar pode ser cancelado em vez disso. Um plano cujo lançamento foi marcado como enviado não pode ser lançado de novo, então duplique-o para enviar uma nova versão.