Software de régua de e-mails para agências

O domínio de envio do cliente é acrescentado nas configurações de dados dele, os registros DNS são publicados, e o painel mostra o domínio como ativo quando eles são verificados. Um lançamento não começa a partir de um endereço que não esteja na lista de endereços de remetente de um domínio verificado nem seja um endereço único verificado por conta própria, e a verificação roda de novo antes de cada lote, então um remetente removido nesse meio-tempo interrompe o lançamento em vez de o e-mail sair de outro lugar.

O e-mail é assinado com DKIM para o domínio do cliente, por meio de registros publicados no DNS dele, e as devoluções (bounces) voltam para um subdomínio dele, então o remetente que o destinatário vê é o do cliente, e não o da agência nem o da plataforma. Um único endereço verificado é aceito para clientes que não conseguem editar o DNS, mas ele não tem assinatura DKIM, e o próprio painel avisa de uma entrega pior na caixa de entrada. O painel de domínios recusa domínios de e-mail gratuito, como o Gmail, e, quando um domínio raiz é acrescentado, sugere um subdomínio dedicado ao e-mail de marketing, o que mantém a reputação das campanhas separada da do e-mail do dia a dia do cliente.

O planejamento conta quem poderia receber o e-mail. O envio calcula o público de novo quando o primeiro e-mail realmente sai, então um lançamento agendado alcança as pessoas que se qualificam no dia, e não as que se qualificavam quando alguém escolheu uma data. Cada follow-up vai então para as pessoas que o e-mail anterior alcançou, conferidas de novo quanto a cancelamentos de inscrição e a uma marca “Do Not Disturb” no próprio lead. Um único conjunto de regras roda para as verificações do lançamento, a contagem do público e o envio, de modo que o número aprovado e o número que sai são calculados de uma só maneira.

Todo contato que o público seleciona e que o envio precisa pular é contado sob um motivo: sem endereço de e-mail, um endereço que não é válido, um duplicado de outro já contado, um cancelamento de inscrição nos e-mails deste cliente (devoluções permanentes e reclamações de spam entram nessa lista onde os recibos de entrega são registrados), uma marca “Do Not Disturb” no lead ou em outro lead que compartilha o endereço, ou um lead em uma lista salva que a pessoa que lança não pode ver. Um filtro ou segmento que cita uma lista restrita do CRM falha nas verificações. O lançamento imprime o total em uma linha, como “37 left out (unsubscribed 21, do not contact 9, invalid 7)”, ou seja, o número de contatos que ficaram de fora e quantos saíram por cada motivo.

Os modelos aceitam tags de mesclagem para o nome, o sobrenome, o nome completo, a empresa, a cidade e o link de cancelamento de inscrição do próprio destinatário. Elas são preenchidas para cada destinatário no servidor e protegidas para o lugar onde entram, links inclusive, de modo que um nome nunca pode mudar para onde um link leva. Uma tag que o produto não conhece sai em branco e é sinalizada antes, em uma verificação chamada “Unknown merge tags” (tags de mesclagem desconhecidas), que transforma um erro de digitação em um aviso, e não em uma tag solta na caixa de entrada de alguém.

O primeiro e-mail pode levar até três assuntos, o que cria uma divisão A/B. Um cálculo fixo sobre o endereço do destinatário escolhe o assunto, então as fatias saem mais ou menos iguais e a mesma pessoa sempre recebe o mesmo assunto, não importa quantas passadas o envio leve. Os follow-ups levam um assunto cada. A divisão é fixada por aritmética, e não por sorteio, e nenhum vencedor é declarado para você, porque a página de lançamento não informa aberturas nem cliques.

Cada e-mail recebe o próprio link de cancelamento de inscrição, acrescentado de até três formas: como uma linha visível no rodapé do HTML, como uma linha na parte em texto puro e como os cabeçalhos padrão List-Unsubscribe e List-Unsubscribe-Post, que permitem a um aplicativo de e-mail oferecer um botão de um clique. Um modelo escrito em texto puro não tem parte em HTML, então recebe a linha de texto e os cabeçalhos. Em um modelo desenhado, um link “Unsubscribe” no rodapé deixado em branco ou definido como # é redirecionado para o link do próprio destinatário, e qualquer outro link definido como # gera um aviso nas verificações.

Abrir o link mostra uma página de confirmação com o endereço parcialmente oculto. Só apertar o botão dela, ou o clique único do aplicativo de e-mail, registra o cancelamento, de modo que um scanner de segurança que busca o link não remove ninguém por acidente. O registro é guardado por cliente e por endereço e vale para toda campanha seguinte daquele cliente, e a próxima etapa de uma régua o confere de novo antes de qualquer envio.

O Gmail e o Yahoo exigem que remetentes em massa autentiquem os e-mails com SPF, DKIM e DMARC, ofereçam o cancelamento de inscrição em um clique e mantenham baixas as reclamações de spam. Para um domínio de envio verificado, o painel cobre a primeira parte. Ele devolve os registros DKIM que permitem assinar cada mensagem para o domínio do próprio cliente, um subdomínio de devoluções com registros MX e SPF próprios e um registro DMARC que começa em p=none. Esse último registro é marcado como recomendado, e não como obrigatório, então um domínio é verificado sem ele. Espera-se que remetentes em massa tenham um, então publique-o de qualquer forma.

A segunda parte é embutida em todo envio. Cada e-mail leva os cabeçalhos de um clique e um link de cancelamento de inscrição no corpo, e a lista é lida de novo antes de cada lote, então um cancelamento é respeitado no lote seguinte e em todas as etapas posteriores. Três tarefas ficam com você: guardar a prova de que as pessoas concordaram em ouvir o cliente, publicar o registro DMARC e depois torná-lo mais rígido, e acompanhar as reclamações. A página de lançamento conta o que saiu, o que falhou e o que espera, etapa por etapa, e não mostra uma taxa de reclamações. Onde os recibos de entrega são registrados, uma reclamação também coloca o endereço na lista de cancelamentos do cliente, mas a taxa em si é lida nas ferramentas do próprio provedor de caixa de entrada. Segure o próximo lançamento se ela subir.

Cada etapa é colocada na fila como uma lista com uma linha por pessoa, e o registro de envio não aceita duas linhas para a mesma pessoa e a mesma etapa. Um lote de até 100 linhas é marcado como em andamento antes de chegar ao serviço de e-mail, depois sai de dez em dez em um ritmo constante, e tudo o que não foi enviado volta para a fila se o serviço limitar o ritmo ou cair.

Se um envio é interrompido no meio, as linhas que estavam em andamento não são enviadas de novo. Elas contam como falhas, com uma nota de que o envio não pôde ser confirmado, e todo o resto segue a partir da fila. A troca é deliberada: um destinatário cuja linha é marcada como falha perde aquele e-mail e os follow-ups seguintes, mas ninguém recebe o mesmo e-mail duas vezes. Cinco passadas seguidas que o serviço recusa interrompem o lançamento e informam quantos saíram e quantos não.

Escolha “Send now” (enviar agora) ou “Schedule” (agendar) e defina o horário do primeiro e-mail no seu próprio fuso, de um minuto à frente a 90 dias adiante. Quem tem acesso de edição à Biblioteca e a permissão “Publish” (publicar) inicia o lançamento. Quem tem só o acesso de edição à Biblioteca o pede, e um publicador (quem tem a permissão “Publish”) o aprova em Equipe > Aprovações, depois de as verificações rodarem de novo com o acesso do publicador. Os dois caminhos exigem acesso ao CRM do cliente, porque o público são os contatos dele.

Enquanto um lançamento de e-mail está em andamento e a página está à vista, ela se atualiza sozinha a cada 20 segundos e mostra a etapa, quantos já saíram e quando o próximo e-mail está previsto. “Cancel” (cancelar), que exige a permissão “Publish”, interrompe o envio antes do próximo grupo de dez, e os e-mails já enviados continuam enviados. Não existe pausa: um lançamento termina, falha ou é cancelado, e um plano cancelado pode ser lançado de novo, com um aviso de quantas pessoas o lançamento anterior já alcançou.