Software de campañas de goteo por email para agencias

El dominio de envío del cliente se añade en sus ajustes de datos, se publican sus registros DNS y el panel muestra el dominio como activo en cuanto se verifican. Un lanzamiento no arranca desde una dirección que no figure en la lista de direcciones «From» de un dominio verificado ni sea una dirección individual verificada por sí sola, y la comprobación se repite antes de cada lote, de modo que un remitente retirado entretanto detiene el lanzamiento en lugar de que el correo salga desde otro sitio.

El correo se firma con DKIM para el dominio del cliente mediante registros publicados en su propio DNS, y los rebotes vuelven a un subdominio suyo, de modo que el remitente que ve el destinatario es el del cliente, no el de la agencia ni el de la plataforma. Se acepta una dirección individual verificada para los clientes que no pueden editar el DNS, pero no lleva firma DKIM y el propio panel advierte de una peor ubicación en la bandeja de entrada. El panel de dominios rechaza los dominios de correo gratuito, como Gmail, y cuando se añade un dominio raíz sugiere un subdominio exclusivo para el correo de marketing, que mantiene la reputación de las campañas separada del correo diario del cliente.

La planificación cuenta quién podría recibir el email. El envío vuelve a calcular la audiencia cuando el primer email sale de verdad, de modo que un lanzamiento programado llega a las personas que cumplen los criterios ese día, no a las que los cumplían cuando alguien eligió una fecha. Cada seguimiento va después a las personas a las que llegó el email anterior, comprobadas de nuevo frente a las bajas y a una marca «Do Not Disturb» en el propio lead. Un único conjunto de reglas se aplica a las comprobaciones del lanzamiento, al recuento de audiencia y al envío, así que la cifra que se aprobó y la cifra que sale se calculan de una sola manera.

Cada contacto que la audiencia selecciona pero que el envío debe omitir se cuenta bajo un motivo: sin dirección de email, una dirección no válida, un duplicado de otra ya contada, una baja de los emails de este cliente (los rebotes duros y las quejas se suman a esa lista cuando se registran las notificaciones de entrega), una marca «Do Not Disturb» en el lead o en otro lead que comparta su dirección, o un lead de una lista guardada que quien lanza no puede ver. Un filtro o segmento que nombra una lista restringida del CRM no supera las comprobaciones. El lanzamiento muestra el recuento en una sola línea, como «37 left out (unsubscribed 21, do not contact 9, invalid 7)» (37 excluidos: 21 dados de baja, 9 de no contactar y 7 no válidos).

Las plantillas admiten etiquetas de combinación para el nombre, el apellido, el nombre completo, la empresa, la ciudad y el enlace de baja propio del destinatario. Se rellenan para cada destinatario en el servidor y se hacen seguras para el lugar donde aterrizan, enlaces incluidos, de modo que un nombre nunca puede cambiar adónde lleva un enlace. Una etiqueta que el producto no conoce se rellena con nada y se señala de antemano en una comprobación llamada «Unknown merge tags» (etiquetas de combinación desconocidas), que convierte una errata en un aviso en lugar de una etiqueta suelta en la bandeja de alguien.

El primer email puede llevar hasta tres asuntos, lo que forma una prueba A/B. Un cálculo fijo sobre la dirección del destinatario elige el asunto, de modo que los repartos salen aproximadamente iguales y la misma persona recibe siempre el mismo asunto, por muchas pasadas que necesite el envío. Los seguimientos llevan un asunto cada uno. El reparto lo fija la aritmética y no el azar, y no se declara ningún ganador por ti, porque la página de lanzamiento no informa de aperturas ni de clics.

Cada email recibe su propio enlace de baja, añadido de hasta tres maneras: como una línea visible en el pie del HTML, como una línea en la parte de texto plano y como las cabeceras estándar List-Unsubscribe y List-Unsubscribe-Post que permiten a una aplicación de correo ofrecer un botón de un clic. Una plantilla escrita en texto plano no tiene parte HTML, así que recibe la línea de texto y las cabeceras. En una plantilla diseñada, un enlace «Unsubscribe» (darse de baja) del pie que se deja en blanco o con # se redirige al enlace propio del destinatario, y cualquier otro enlace con # genera un aviso en las comprobaciones.

Al abrir el enlace aparece una página de confirmación con la dirección parcialmente oculta. Solo pulsar su botón, o el clic único de la aplicación de correo, registra la baja, de modo que un escáner de seguridad que descargue el enlace no da de baja a nadie por accidente. El registro se guarda por cliente y dirección y se aplica a todas las campañas posteriores de ese cliente, y el siguiente paso de un goteo lo vuelve a comprobar antes de enviar nada.

Gmail y Yahoo exigen a los remitentes de correo masivo que autentiquen su correo con SPF, DKIM y DMARC, que ofrezcan la baja con un clic y que mantengan bajas las quejas de spam. Para un dominio de envío verificado, el panel cubre la primera parte. Entrega los registros DKIM que permiten firmar cada mensaje para el dominio propio del cliente, un subdominio de rebotes con sus propios registros MX y SPF y un registro DMARC que empieza en p=none. Ese último registro está marcado como recomendado y no como obligatorio, así que un dominio se verifica sin él. De los remitentes masivos se espera que tengan uno, así que publícalo igualmente.

La segunda parte está integrada en cada envío. Cada email lleva las cabeceras de un clic y un enlace de baja en el cuerpo, y la lista se vuelve a leer antes de cada lote, de modo que una baja se respeta en el siguiente lote y en cada paso posterior. Tres tareas se quedan de tu parte: conservar la prueba de que las personas aceptaron recibir mensajes del cliente, publicar y más adelante endurecer el registro DMARC, y vigilar las quejas. La página de lanzamiento cuenta lo que salió, lo que falló y lo que espera, paso a paso, y no muestra ninguna tasa de quejas. Donde se registran las notificaciones de entrega, una queja también pone la dirección en la lista de bajas del cliente, pero la tasa en sí se lee en las herramientas del propio proveedor de correo. Si sube, retén el siguiente lanzamiento.

Cada paso se pone en cola como una única lista con una fila por persona, y el registro de envíos no admite dos filas para la misma persona y paso. Un lote de hasta 100 filas se marca como en curso antes de llegar al servicio de correo, y después sale de diez en diez a un ritmo constante, y lo que no se ha enviado vuelve a la cola si el servicio limita el ritmo o se cae.

Si un envío se interrumpe a medias, las filas que estaban en curso no se vuelven a enviar. Cuentan como fallidas, con una nota de que el envío no pudo confirmarse, y todas las demás siguen desde la cola. La contrapartida es deliberada: un destinatario cuya fila se marca como fallida no recibe ese email ni los seguimientos posteriores, pero nadie recibe el mismo email dos veces. Cinco pasadas seguidas que el servicio rechaza detienen el lanzamiento e informan de cuántos salieron y cuántos no.

Elige «Send now» (enviar ahora) o «Schedule» (programar) y fija la hora del primer email en tu propia zona horaria, desde un minuto más tarde hasta 90 días por delante. Quien tiene acceso de edición de la Biblioteca y el permiso «Publish» inicia el lanzamiento. Quien solo tiene acceso de edición de la Biblioteca lo solicita, y quien tiene permiso de publicación lo aprueba en Equipo > Aprobaciones, tras volver a ejecutar las comprobaciones con su acceso. Ambas vías necesitan acceso al CRM del cliente, porque la audiencia son sus contactos.

Mientras un lanzamiento de email está en curso y la página está a la vista, se actualiza sola cada 20 segundos y muestra el paso, cuántos han salido y cuándo toca el siguiente email. «Cancel» (cancelar), que requiere el permiso «Publish», lo detiene antes del siguiente grupo de diez, y los emails ya enviados quedan enviados. No hay pausa: un lanzamiento termina, falla o se cancela, y un plan cancelado puede lanzarse de nuevo, con un aviso de a cuántas personas llegó ya el lanzamiento anterior.