Software de segmentación de audiencias para agencias, basado en el CRM de cada cliente

Un lead registrado desde un formulario o una página de reserva publicados lleva los datos de campaña del enlace por el que llegó la persona: la fuente, el medio y la campaña UTM, y un identificador de clic de Google o de Meta cuando el enlace lo tenía. En un formulario, un campo «Hidden» (oculto) con la etiqueta utm_campaign guarda el valor que le des, y ese valor prevalece sobre el del enlace. Una regla de segmento puede comprobar esos campos UTM, los campos propios del CRM «Source», «Channel» y «Campaign» (fuente, canal y campaña) y una condición «Ad click» (clic en anuncio) para Google, Meta, cualquiera de los dos o ninguno. Los leads de una campaña que nunca reservaron, los leads que hicieron clic en un anuncio de Google y siguen con un trato abierto y los tratos ganados desde anuncios de Meta están cada uno a una o dos reglas de distancia.

«Ad click» cubre Google y Meta, así que para otras redes recurre a los campos UTM. Un lead añadido a mano solo contiene lo que alguien escribió, mientras que una importación CSV o la API de entrada de leads pueden traer las mismas columnas, así que mira el recuento y abre una muestra antes de que un plan use el segmento. Para mantener a los compradores fuera de una campaña de prospección, exporta el grupo de ganados como un archivo de lista de clientes con hash y súbelo tú mismo a la plataforma publicitaria.

El panel de recuento del editor se actualiza medio segundo después de tu última edición. Muestra el total y, a continuación, a cuántos contactos se puede llegar por email y por SMS, que es una cifra menor y aparte: se dejan fuera los contactos sin dirección, con una dirección no válida o repetida o con una marca de no contactar, el email descarta además las bajas, y el panel detalla los motivos. Aparecen hasta diez contactos de muestra con su nombre, un email enmascarado como j•••@acme.com y un teléfono mostrado por sus cuatro últimas cifras, cada uno con un enlace para abrir el lead en el CRM.

Por encima de 25.000 leads del CRM, el recuento pasa a ser un mínimo, y el panel lo dice en lugar de presentarlo como exacto. Un lanzamiento rechaza una audiencia que no puede comprobar por completo, porque una respuesta parcial no es una lista de envío. Contar requiere acceso al CRM, así que quien no lo tiene solo ve grupos de segmentación de pago, y la pantalla explica por qué.

Una lista estática contiene contactos del CRM y nada más. Los añades buscando en el CRM del cliente por nombre, email o empresa, pegando emails o números de teléfono, o importando un archivo CSV. El CSV se lee en tu navegador y la columna que elijas se envía para cotejarla con el CRM; solo se incorporan a la lista los contactos que ya existen, y nada de lo que pegas se guarda. Una lista admite hasta 25.000 contactos.

«Freeze» (congelar) copia a todas las personas que un segmento incluye hoy en una lista nueva y deja el segmento como estaba, de modo que la lista se queda quieta cuando el CRM cambia. Si coinciden más de 25.000 personas, o el recuento no puede hacerse por completo, la congelación se rechaza en lugar de recortarse, y las exclusiones habituales siguen aplicándose cuando la lista se cuenta o se usa para un envío. Es la herramienta para dejar un rastro de auditoría, un grupo VIP fijo o un envío que quien aprueba ya ha dado por bueno. Los miembros se paginan de cincuenta en cincuenta con búsqueda, puedes quitar contactos seleccionados o vaciar la lista, y vaciarla nunca elimina a un contacto que no tienes permiso para ver.

Un grupo de pago lleva solo segmentación. Las ubicaciones pueden incluir y excluir hasta 50 lugares en cada sentido, los idiomas llegan a 20, y los datos demográficos abarcan tramos de edad de 18 a 65 años o más, el género y, para Google, las exclusiones por ingresos del hogar y por situación parental, que llevan un aviso porque las campañas de Search no las han confirmado. Un campo de categoría de anuncio especial marca los anuncios de vivienda, empleo, crédito o política, y las comprobaciones aplican las reglas más estrictas de las plataformas a los tres primeros: en Google, ninguna segmentación demográfica ni por código postal para anuncios que puedan llegar a Estados Unidos o Canadá; en Meta, esos anuncios deben llegar a todas las edades desde los 18 años y a todos los géneros, sin códigos postales. A los anuncios de política se les recuerda que confirmen la verificación del anunciante.

Los segmentos de Google proceden de la propia cuenta de Google Ads del cliente: cuando un administrador de la agencia la conecta en Informes, una actualización trae las listas y los segmentos de la cuenta, y un grupo puede guardar hasta 25 de ellos. El editor comprueba cada uno con los datos actualizados de la cuenta, y los que funcionan en Search se añaden en observación, ajustando pujas e informes sin acotar quién ve el anuncio. Los intereses, comportamientos y públicos personalizados de Meta se introducen por su identificador de Meta: hasta 50 de cada interés y comportamiento, y 25 públicos personalizados para incluir y 25 para excluir. Estos grupos alimentan el planificador de pago, que viene con el plan Agency y superiores; la conexión con Google Ads de la que se nutren también requiere ese plan.

Los planes de email y de SMS eligen «Saved audience» (audiencia guardada) en lugar de construir un filtro, y un plan de pago elige un grupo de segmentación en su paso «Targeting» (segmentación). El plan guarda una referencia, no una copia, así que la audiencia tiene una sola definición. La lista de Audiencias muestra, para cada audiencia, qué planes la usan, cuántas audiencias están en uso y cualquier lanzamiento que se esté ejecutando contra una de ellas.

Una aprobación va vinculada a la definición de la audiencia: las condiciones de un segmento o los miembros de una lista. Si cambias cualquiera de las dos, los planes aprobados que la usan vuelven a aprobación, y el editor los nombra antes de que guardes. Cambiar el nombre o la descripción nunca lo provoca. Mientras hay abierto un lanzamiento que la usa, se rechaza cambiar a quién llega una audiencia, archivarla o eliminarla, y el lanzamiento congela una instantánea de la audiencia para que lo aprobado sea lo que se comprueba en el envío.

Para usar contactos en Google Ads o en Meta, exporta un segmento o una lista como archivo de lista de clientes. Elige «Google Customer Match» (segmentación por lista de clientes de Google) o «Meta Custom Audience» (público personalizado de Meta) y después direcciones de email, números de teléfono o ambos. Cada valor se normaliza y se convierte en un hash SHA-256 antes de salir del servidor, de modo que el archivo no contiene nombres ni direcciones o números en texto plano. Se dejan fuera las entradas dadas de baja, de no contactar, no válidas y repetidas, y un email dado de baja deja fuera del archivo también el teléfono de ese contacto.

Exportar es un acto deliberado. Primero confirmas una declaración de consentimiento, la exportación se registra con tu nombre antes de entregar el archivo y los demás administradores de la agencia del espacio de trabajo, hasta cinco y según sus ajustes de notificación, reciben un email. Hace falta el permiso de exportación del CRM y tener una asignación al cliente, también los administradores de la agencia, con límites de 10 exportaciones por persona y hora y de 50 por cliente y día. Una audiencia que pondría más de 25.000 contactos en el archivo, o que no puede contarse por completo, se rechaza en lugar de recortarse. La aplicación nunca sube nada: el archivo lo cargas tú mismo en Google Ads o en el Administrador de anuncios de Meta.

Las listas de personas se muestran fuera de la captura de analítica, y los valores de los contactos se mantienen fuera de las URL, de los registros y del almacenamiento del navegador. Los contactos de muestra enseñan el email y el teléfono enmascarados, las respuestas se marcan como «no-store» y el recibo de un cambio lleva identificadores y recuentos, no personas. Los pipelines restringidos del CRM quedan reservados al rol de administrador de la agencia: quien no lo tiene y nombra uno recibe un rechazo, y un segmento que nombra un pipeline restringido, o uno que el acceso al CRM de un compañero deja fuera, aparece para esa persona como «Hidden pipeline» (pipeline oculto).

Una marca de no contactar se lee en todos los leads del CRM del cliente, incluidos los que quedan ocultos para quien mira, de modo que una dirección marcada sigue suprimida aunque la comparta otro contacto. Los segmentos y las listas requieren acceso al CRM. Audiencias es una herramienta de la agencia: no tiene pantalla en el portal de cliente ni API para desarrolladores, así que un cliente nunca ve cómo se le ha segmentado.