Checklist de campañas de SMS para agencias: del mensaje aprobado al lanzamiento

Después de las comprobaciones del plan, seis filas leen el mensaje y la audiencia. «Message» falla cuando no hay nada que enviar. Un mensaje sin ningún texto de baja del tipo STOP muestra «No opt-out language» (sin texto de baja) como «Warning», y uno que nunca dice de quién viene muestra «Brand name missing» (falta el nombre de marca). «Message length» (longitud del mensaje) pasa con un segmento, avisa hasta el límite y se convierte en «Message too long» (mensaje demasiado largo) más allá de él, y una audiencia sin ningún número válido muestra «Nobody to text» (nadie a quien escribir) como «Problem».

La sexta fila, «Quiet hours» (horas de silencio), aparece en todos los lanzamientos de texto como un «Warning», un recordatorio de la franja de 8 a. m. a 9 p. m. más que una prueba. Las comprobaciones que requieren acción enlazan con el lugar que las arregla, normalmente el plan, y «Run checks again» (volver a ejecutar las comprobaciones) lee el resultado de nuevo. Junto a ellas, un «Warning» titulado «SMS sending isn't connected yet» (el envío de SMS aún no está conectado) dice sin rodeos que un lanzamiento solo puede ser manual.

Un lead se cuenta cuando su campo de teléfono contiene un número que puede convertirse en uno internacional completo. Se toleran los espacios, los puntos, los guiones y los paréntesis, y se descarta una extensión, porque un mensaje de texto no puede marcarla. Sin prefijo de país solo se acepta un número norteamericano; cualquier otro número debe empezar por un signo más o por 00 y su prefijo de país, o se deja fuera por ilegible. Válido aquí significa bien formado: el producto no distingue un móvil de un fijo.

Entre los leads que selecciona tu audiencia, el lanzamiento cuenta quién entra y quién queda fuera, con un motivo para cada uno: sin teléfono, un número ilegible, un repetido, una marca «Do Not Disturb», o un lead que llega por una lista guardada procedente de una lista restringida del CRM. Un filtro que nombra una lista que quien lanza no puede usar se rechaza de plano. El total es un recuento de números bien formados, no de mensajes entregados ni de permiso, y las bajas de email no se leen, así que un contacto que se dio de baja del email sigue en una audiencia de SMS hasta que se marca como «Do Not Disturb».

En lugar de filtrar el CRM una segunda vez, el plan puede nombrar una audiencia ya guardada en la Biblioteca del cliente, ya sea un segmento o una lista. Su recuento pasa por las mismas reglas que cualquier otra audiencia, con el acceso de quien lanza, y el lanzamiento conserva la audiencia guardada tal como la vio la aprobación: su nombre, su tipo y una huella de su definición.

Si esa audiencia se edita después de la aprobación, la aprobación deja de coincidir y el plan vuelve a pedir una decisión nueva antes de poder crear ningún lanzamiento. Quien no puede ver la lista del CRM de un contacto no puede contarla ni lanzar a ella.

Ningún mensaje de texto sale de este producto. Quien tiene acceso de edición de la Biblioteca, el permiso «Publish» y acceso al CRM elige «Create launch task» (crear la tarea de lanzamiento), que abre una tarea en el proyecto «Marketing Plans» del cliente en Proyectos y deja el lanzamiento en «Waiting for manual launch» (a la espera del lanzamiento manual). «Export spec (JSON)» descarga el mensaje congelado con su codificación, su recuento de caracteres y su recuento de segmentos, y la audiencia que nombra, de modo que quien envía trabaja con el texto aprobado y no con el recuerdo que tiene de él.

Quien tiene acceso de edición de la Biblioteca y acceso al CRM pero no el permiso «Publish» elige en su lugar «Request launch approval» (solicitar la aprobación del lanzamiento), y quien tiene permiso de publicación y acceso al CRM aprueba el lanzamiento manual desde la bandeja de aprobaciones. La especificación no contiene números de teléfono, así que quien envía aporta a las personas. Para una audiencia de filtro, filtra cada pipeline del CRM como lo hizo la audiencia y exporta esa vista como CSV; para una audiencia guardada, reconstruye a las mismas personas con un filtro del CRM. La exportación no aplica las exclusiones del lanzamiento, así que quita a quien no tenga teléfono, tenga un número ilegible o repetido o lleve una marca «Do Not Disturb», y carga el resto en la herramienta.

La fila «Quiet hours» es un recordatorio, no una prueba, porque un número de teléfono bien formado no dice dónde está su dueño. El lanzamiento no guarda ninguna hora de envío, así que quien envía aplica la ventana. La regla es de 8 a. m. a 9 p. m. en el reloj de cada destinatario, y una audiencia mixta la estrecha. Con destinatarios en Nueva York y en Los Ángeles, las 8 a. m. en Los Ángeles son las 11 a. m. en Nueva York, así que un envío tiene que salir entre las 11 a. m. y las 9 p. m. hora del Este, que son de 8 a. m. a 6 p. m. hora del Pacífico.

Cuando la ventana común se queda corta, divide la audiencia. Duplica el plan, dale a cada copia los leads de una zona horaria mediante una etiqueta del CRM o un segmento guardado por estado o región, y haz que cada copia se apruebe y se envíe a una buena hora para esa zona. Di en la nota a qué horas salieron los mensajes, porque la cronología muestra cuándo alguien marcó el lanzamiento, no cuándo llegaron los mensajes. Un estado o un país con horarios más cortos estrecha de nuevo la ventana. Nada de esto es asesoramiento jurídico.

El registro no es algo que haga este producto. En Estados Unidos, de una empresa que envía mensajes desde números de teléfono corrientes se espera, por lo general, que registre su marca y su campaña ante el proveedor de mensajería antes de enviar, un paso conocido como registro 10DLC, y otros países fijan sus propias reglas para los remitentes. El lanzamiento busca en el mensaje el nombre de la marca y un texto de baja con STOP, «opt out» o «unsubscribe», y te recuerda la franja de 8 a. m. a 9 p. m., juzgada por el reloj del destinatario.

No conserva pruebas del consentimiento ni procesa las respuestas STOP. Guarda el registro del consentimiento en un sitio que controles, como una nota o un campo personalizado del CRM o la herramienta de SMS, confirma que el proveedor responde a STOP en tu número de envío y marca como «Do Not Disturb» a quien se dé de baja, para que la siguiente audiencia lo excluya. Nada de esto es asesoramiento jurídico.

Cuando los mensajes han salido, quien tiene permiso de publicación elige «Mark as sent» (marcar como enviado), con un enlace opcional al mensaje en vivo o al informe de envío y una nota. La cronología dice entonces «Marked as sent» (marcado como enviado), con el nombre de la persona y la hora en la zona horaria de quien mira, junto a los movimientos anteriores: «Launch requested» (lanzamiento solicitado) o «Manual launch set up» (lanzamiento manual preparado), y la aprobación. La lista muestra el lanzamiento como «Sent» (enviado), y la tarea de Proyectos acompaña al trabajo.

Márcalo solo cuando los mensajes ya hayan salido, porque otras personas leerán el registro como un hecho. Un lanzamiento que tiene que detenerse puede cancelarse en su lugar. Un plan cuyo lanzamiento se ha marcado como enviado no puede lanzarse de nuevo, así que duplícalo para enviar una versión nueva.