Checklist voor sms-campagnes die een bureau doorloopt voordat er een sms de deur uitgaat

Na de plancontroles lezen zes rijen het bericht en de doelgroep. „Message” mislukt als er niets te verzenden is. Een tekst zonder formulering in STOP-stijl toont „No opt-out language” (geen opt-outformulering) als „Warning” (waarschuwing), en een tekst die nergens zegt van wie hij komt, toont „Brand name missing” (merknaam ontbreekt). „Message length” slaagt bij één segment, waarschuwt tot aan de limiet en wordt „Message too long” (bericht te lang) daarboven, en een doelgroep zonder geldig nummer toont „Nobody to text” (niemand om te sms’en) als „Problem” (probleem).

De zesde rij, „Quiet hours” (stille uren), verschijnt bij elke sms-lancering als „Warning”, een herinnering aan het venster van 8 uur ’s ochtends tot 9 uur ’s avonds en geen test. Controles die actie vragen, linken naar de plek die ze oplost, meestal het plan, en „Run checks again” (controles opnieuw uitvoeren) leest het resultaat opnieuw. Ernaast zegt een „Warning” met de kop „SMS sending isn't connected yet” (sms-verzending is nog niet gekoppeld) duidelijk dat een lancering alleen handmatig kan zijn.

Een lead telt mee wanneer het telefoonveld een nummer bevat dat kan worden omgezet in een volledig internationaal nummer. Spaties, punten, streepjes en haakjes mogen in het nummer staan en een doorkiesnummer wordt weggelaten, omdat een sms niet kan doorkiezen. Zonder landcode wordt alleen een Noord-Amerikaans nummer geaccepteerd; elk ander nummer moet beginnen met een plusteken of 00 en de landcode, anders wordt het als onleesbaar weggelaten. Geldig betekent hier correct opgebouwd: het product kan een mobiel nummer niet van een vast nummer onderscheiden.

Onder de leads die je doelgroep selecteert, telt de lancering wie erbij zit en wie niet, met een reden voor elk: geen telefoon, een onleesbaar nummer, een herhaald nummer, een „Do Not Disturb”-markering (niet storen), of een lead die binnenkomt via een opgeslagen lijst uit een afgeschermde CRM-lijst. Een filter dat een lijst noemt die degene die lanceert niet mag gebruiken, wordt zonder meer geweigerd. Het totaal is een telling van correct opgebouwde nummers, niet van afgeleverde sms-berichten of van toestemming, en afmeldingen voor e-mail worden niet gelezen, dus een contact dat zich voor e-mail heeft afgemeld, blijft in een sms-doelgroep totdat het de markering „Do Not Disturb” krijgt.

In plaats van het CRM een tweede keer te filteren, kan het plan een doelgroep noemen die al in de bibliotheek van de klant is opgeslagen, een segment of een lijst. De telling loopt volgens dezelfde regels als bij elke andere doelgroep, met de toegang van degene die lanceert, en de lancering bewaart de opgeslagen doelgroep zoals de goedkeuring haar zag: de naam, het soort en een vingerafdruk van de definitie.

Wordt die doelgroep na de goedkeuring bewerkt, dan klopt de goedkeuring niet meer en gaat het plan terug voor een nieuwe beslissing voordat er een lancering kan worden aangemaakt. Wie de CRM-lijst van een contact niet mag zien, kan die niet tellen en er ook niet naartoe lanceren.

Vanuit dit product verlaat geen enkele sms de deur. Wie bewerkrechten voor de bibliotheek, het recht „Publish” en CRM-toegang heeft, klikt op „Create launch task” (lanceertaak aanmaken), waarmee een taak opent in het project „Marketing Plans” van de klant in Projecten en de lancering op „Waiting for manual launch” komt te staan. „Export spec (JSON)” downloadt het vastgezette bericht met zijn codering, tekenaantal en aantal segmenten, en de doelgroep die het noemt, zodat wie verstuurt, werkt vanuit de goedgekeurde tekst en niet vanuit een herinnering eraan.

Wie bewerkrechten voor de bibliotheek en CRM-toegang heeft maar niet het recht „Publish”, kiest in plaats daarvan „Request launch approval” (goedkeuring voor de lancering vragen), en een publicatiebevoegde met CRM-toegang keurt de handmatige lancering goed vanuit de goedkeuringsinbox. De specificatie bevat geen telefoonnummers, dus de verzender brengt de mensen zelf mee. Filter voor een filterdoelgroep elke CRM-pipeline zoals de doelgroep dat deed en exporteer die weergave als CSV; bouw voor een opgeslagen doelgroep dezelfde mensen opnieuw op met een CRM-filter. De export past de uitsluitingen van de lancering niet toe, dus verwijder iedereen zonder telefoon, met een onleesbaar of herhaald nummer of met een „Do Not Disturb”-markering, en laad de rest in de tool.

De rij „Quiet hours” is een herinnering en geen test, omdat een correct opgebouwd telefoonnummer niet zegt waar de eigenaar is. De lancering kent geen verzendtijdstip, dus wie verstuurt, past het venster toe. De regel is 8 uur ’s ochtends tot 9 uur ’s avonds op de eigen klok van elke ontvanger, en een gemengde doelgroep verkleint dat. Met ontvangers in New York en Los Angeles is 8 uur ’s ochtends in Los Angeles 11 uur ’s ochtends in New York, dus één verzending moet uitgaan tussen 11 uur ’s ochtends en 9 uur ’s avonds Eastern Time, oftewel 8 uur ’s ochtends tot 6 uur ’s avonds Pacific Time.

Wordt het gedeelde venster te kort, splits dan de doelgroep. Dupliceer het plan, geef elke kopie de leads van één tijdzone via een CRM-tag of een opgeslagen segment op staat of regio, en laat elke kopie goedkeuren en verzenden op een goed uur voor die zone. Zeg in de notitie welke uren de berichten zijn uitgegaan, want de tijdlijn toont wanneer iemand de lancering markeerde en niet wanneer de berichten aankwamen. Een staat of land met kortere uren verkleint het venster opnieuw. Niets hiervan is juridisch advies.

Registratie is niet iets wat dit product doet. In de Verenigde Staten wordt van een bedrijf dat sms’t vanaf gewone telefoonnummers doorgaans verwacht dat het zijn merk en campagne registreert bij de berichtenprovider voordat het verstuurt, een stap die bekendstaat als 10DLC-registratie, en andere landen stellen eigen regels voor afzenders. De lancering zoekt in het bericht naar de merknaam en naar formulering met STOP, opt out of unsubscribe, en herinnert je aan het venster van 8 uur ’s ochtends tot 9 uur ’s avonds, beoordeeld op de klok van de ontvanger.

Het bewaart geen bewijs van toestemming en verwerkt geen STOP-antwoorden. Bewaar de toestemmingsregistratie ergens waar je zelf controle over hebt, zoals een CRM-notitie of eigen veld of de sms-tool, controleer of de provider STOP beantwoordt op je verzendnummer, en markeer iedereen die zich afmeldt met „Do Not Disturb”, zodat de volgende doelgroep die mensen laat vallen. Niets hiervan is juridisch advies.

Als de berichten zijn uitgegaan, kiest een publicatiebevoegde „Mark as sent” (markeren als verzonden), met een optionele link naar het live bericht of het verzendrapport en een notitie. De tijdlijn toont dan „Marked as sent”, met de naam van de persoon en de tijd in de eigen tijdzone van de kijker, naast de stappen daarvoor: „Launch requested” of „Manual launch set up” en de goedkeuring. De lijst toont de lancering als „Sent” (verzonden), en de taak in Projecten volgt het werk.

Markeer de lancering pas als de berichten eruit zijn, want anderen lezen de vastlegging als feit. Een lancering die moet stoppen, kan in plaats daarvan worden geannuleerd. Een plan waarvan de lancering als verzonden is gemarkeerd, kan niet opnieuw worden gelanceerd, dus dupliceer het om een nieuwe versie te versturen.