Workflows in kaart brengen
Breng workflows van klanten visueel in kaart
Workflows automatiseren begint met dit visuele canvas: triggers en acties als referentie, als-danvertakkingen, A/B-paden en duidelijke statussen concept, live en gepauzeerd. De stappen worden hierbij niet uitgevoerd. Log in om je werkruimte te openen, of bekijk hoe het in kaart brengen werkt.
Workflows in kaart brengen
Workflows automatiseren begint met een visuele kaart voor je team
Een marketingworkflow die in een spreadsheet leeft of in het hoofd van een teamlid, is lastig te beoordelen en makkelijk verkeerd te begrijpen. Workflows automatiseren begint met dit visuele canvas van Strategiekaarten in AI Marketing Dashboard: je zet een trigger neer, voegt de acties toe die moeten volgen, toont beslismomenten met vertakkingen, en verbindt de stappen met zichtbare pijlen. Het resultaat is een gedeelde kaart die iedereen in het team kan lezen, bewerken en bespreken voordat het werk overgaat naar de tools die het daadwerkelijk uitvoeren.
Workflows automatiseren begint op een visueel canvas
Documenteer een workflow als kaart, niet als formulier
Elke kaart opent op een oneindig canvas waarop elke stap een node is die je kunt vastpakken en precies neerzetten waar hij hoort. Sleep vanaf de uitgang van een node en een verbinding volgt je cursor als een elastische lijn, die vastklikt in de volgende stap met een duidelijke pijlpunt – zo zie je de volgorde en de afhankelijkheden van een workflow in één oogopslag, in plaats van ze uit een lijst met regels te moeten afleiden.
Omdat het een visueel canvas is, kun je over een grote flow pannen en zoom-, reset- en passend-op-schermbediening gebruiken, zodat een gedetailleerde workflow leesbaar blijft, of je nu de grote lijn beoordeelt of één precieze overdracht. Richt de indeling in zoals je team over het werk praat: van links naar rechts, van boven naar onder of vertakking voor vertakking.
Triggerreferenties tonen waar een flow begint
Documenteer de gebeurtenis die de bedoelde workflow start
Elke kaart kan beginnen met een triggerreferentie voor de gebeurtenis waarvan je team verwacht dat die de workflow start, zoals een nieuwe lead, een formulierinzending, een tagwijziging of een planning. De triggernode staat aan het hoofd van de kaart zonder ingang, zodat het bedoelde startpunt voor beoordelaars duidelijk is.
Een triggerreferentie kiezen maakt de reikwijdte van de workflow expliciet. Het team documenteert zo of een plan begint met een intake, een specifiek formulier, een statuswijziging bij een contact of een geplande cadans, zonder te suggereren dat de kaart die gebeurtenis zelf beluistert of verwerkt.
Actiereferenties beschrijven de bedoelde vervolgstappen
Leg de stappen vast die je team of gekoppelde tools moeten afhandelen
Actienodes documenteren wat er op de trigger moet volgen. Orden referenties voor een e-mail, sms, taak, CRM-update, teammelding of webhook in de bedoelde volgorde, en hernoem elke node zodat de reeks leest als een duidelijke visuele checklist.
Samen beschrijven deze referenties de geplande ruggengraat van een campagneworkflow. Ze geven account-, uitvoerings- en technische teams één gedeeld beeld van wat er in welke volgorde hoort te gebeuren, terwijl de uitvoering bij de mensen en systemen blijft die voor elke stap verantwoordelijk zijn.
Logica en vertakkingen bepalen hoe een flow verloopt
Splits, wacht en filter het pad met logicastappen
Echte workflows lopen niet altijd rechtdoor, dus de kaart bevat logicareferenties voor als-dan-beslissingen, wachttijden, filters, A/B-splits en doelen. Deze nodes laten het diagram de voorwaarden, vertragingen en bedoelde uitkomsten tonen die elk pad vormgeven.
Vertakkingsnodes maken elke splitsing zichtbaar: een als-dan-node heeft gelabelde uitgangen Ja en Nee, terwijl een A/B-split de uitgangen A en B heeft met verschillend gekleurde verbindingen. Beoordelaars volgen elke voorgestelde tak zonder het diagram te behandelen als een actieve routerings- of testmachine.
Workflowkaarten per klant, geordend in hun eigen werkruimte
Houd de procesdocumentatie van elk account in zijn eigen baan
Strategiekaarten zijn afgebakend per klant, net zoals de rest van de werkruimte is georganiseerd. Kies een klant en de lijst wordt beperkt tot de kaarten van dat account, terwijl een weergave over alle klanten elke kaart een klantlabel geeft voor een breder overzicht van de workflowdocumentatie van het bureau.
Vanuit de lijst maak je een kaart aan onder de actieve klant, dupliceer je een bestaande structuur, hernoem je hem en zoek je op naam. Filters voor concept, live en gepauzeerd helpen het team kaarten te vinden op beoordelingsstatus, terwijl de documentatie van elk account geordend en gescheiden blijft.
Elke stap controleren en dan de status van de kaart bepalen
Documenteer een node in de inspector en deel de goedgekeurde kaart
Selecteer een node en het inspectorpaneel opent met de documentatie van die stap, waar je hem kunt hernoemen en de configuratie kunt vastleggen die de uiteindelijke workflow moet gebruiken. Is er niets geselecteerd, dan wordt hetzelfde paneel de bibliotheek met referentienodes, zodat in kaart brengen en bewerken op één consistent oppervlak blijven.
Is de kaart klaar voor beoordeling, dan kan de status verschuiven tussen Concept, Live en Gepauzeerd, zodat de lijst de actuele beslissing van het team weergeeft. Een label Live markeert een goedgekeurde workflowkaart; het rolt de onderliggende automatisering niet uit en voert hem niet uit.