Workflows in kaart brengen
Breng workflows van klanten visueel in kaart
Ontwerp workflows op een visueel canvas met triggers, acties, als-dan-vertakkingen, A/B-paden en de status „Draft”, „Live” of „Paused” op elke kaart. Zie hieronder hoe het werkt, of start je eigen werkruimte.
Heb je al een werkruimte? Log in
- Abonnementen vanaf US$ 99 per maand
- Gebouwd voor bureaus met meerdere klanten
- Je eigen merk in de hele console
Workflows in kaart brengen
Workflows automatiseren begint met een visuele kaart voor je team
Een marketingworkflow die in een spreadsheet leeft of in het hoofd van een teamlid, is lastig te beoordelen en makkelijk verkeerd te begrijpen. Strategiekaarten in AI Marketing Dashboard geeft je bureau een visueel canvas om de flow van elke klant te ontwerpen: je zet een trigger neer, voegt de acties toe die moeten volgen, toont beslismomenten met vertakkingen, en verbindt de stappen met zichtbare pijlen. Het resultaat is één beeld dat het team samen op het scherm kan beoordelen voordat het bouwen begint.
Teken de flow
Van een trigger naar een kaart die iedereen kan lezen
Triggers, acties en logicastappen, op een canvas geplaatst en met pijlen verbonden, leggen vast wat er gebeurt en in welke volgorde.
Begin met een trigger
Een nieuwe lead, een formulierinzending, een toegevoegde tag of een planning markeert waar de flow begint.Voeg de acties toe
E-mail, sms, taak, CRM-update, teammelding of webhook, geplaatst in de volgorde waarin ze moeten gebeuren.Vertak met logica
De stappen „If / else”, „Wait”, „Filter”, „A/B split” en „Goal” tonen de beslissingen en vertragingen. Een „If / else” heeft de uitgangen „Yes” en „No”; een „A/B split” heeft „A” en „B”.Noteer elke stap en stel dan een status in
Selecteer een stap om hem een naam te geven en zijn instellingen op te schrijven in de „Inspector”, en markeer de kaart daarna als „Draft” (concept), „Live” of „Paused” (gepauzeerd).
Wat een kaart is
Een kaart die het team in één oogopslag leest
Een kaart legt de flow vast voordat iemand hem bouwt, zodat de bedoeling te beoordelen is voordat het werk begint.
De flow in een spreadsheet
- Stappen als rijen, de volgorde moet je raden
- Vertakkingen uitgelegd in een chatthread
- Een review die begint bij de vraag wat er gebeurt als
- De flow van elke klant in een ander bestand
Makkelijk te schrijven, lastig te beoordelen.
De flow op een canvas
- Elke stap geplaatst en verbonden met een zichtbare pijl
- Vertakkingen gelabeld met „Yes” en „No”, of „A” en „B”
- Een status op elke kaart: „Draft”, „Live” of „Paused”
- Elke kaart onder de eigen klant, met een weergave over alle klanten
Een kaart toont de flow, en haar status toont op welke versie het team bouwt.
Teken de flow van de volgende klant op één canvas
Plaats de trigger, verbind de stappen en bepaal de status van de kaart, en bouw de flow daarna in de tools die je klant gebruikt.
Abonnementen beginnen bij US$ 99 per maand.
Op deze pagina
Workflows automatiseren begint op een visueel canvas
Documenteer een workflow als kaart, niet als formulier
Elke kaart opent op een oneindig canvas waarop elke stap een node is die je kunt vastpakken en precies neerzetten waar hij hoort. Sleep vanaf de uitgang van een node en een verbinding volgt je cursor als een elastische lijn, die vastklikt in de volgende stap met een duidelijke pijlpunt – zo zie je de volgorde en de afhankelijkheden van een workflow in één oogopslag, in plaats van ze uit een lijst met regels te moeten afleiden.
Omdat het een visueel canvas is, kun je over een grote flow pannen en zoom-, reset- en passend-op-schermbediening gebruiken, zodat een gedetailleerde workflow leesbaar blijft, of je nu de grote lijn beoordeelt of één precieze overdracht. Richt de indeling in zoals je team over het werk praat: van links naar rechts, van boven naar onder of vertakking voor vertakking.
Triggers tonen waar een flow begint
Benoem de gebeurtenis die de workflow start
Elke kaart kan beginnen met een trigger voor de gebeurtenis die de workflow start, zoals een nieuwe lead, een formulierinzending, een tagwijziging of een planning. De triggernode staat aan het hoofd van de kaart zonder ingang, zodat het startpunt voor beoordelaars duidelijk is.
Een trigger kiezen maakt de reikwijdte van de workflow expliciet: het team ziet in één oogopslag of een flow begint met een intake, een specifiek formulier, een statuswijziging bij een contact of een geplande cadans.
Acties beschrijven het vervolg
Leg de stappen vast in de volgorde waarin ze gebeuren
Actiestappen tonen wat er op de trigger volgt. Orden stappen voor een e-mail, sms, taak, CRM-update, teammelding of webhook in de volgorde waarin ze gebeuren, en hernoem elke node zodat de reeks leest als een duidelijke visuele checklist.
Samen beschrijven deze stappen de ruggengraat van een campagneworkflow. Ze geven account-, uitvoerings- en technische teams één gedeeld beeld van wat er in welke volgorde gebeurt.
Logica en vertakkingen bepalen hoe een flow verloopt
Splits, wacht en filter het pad met logicastappen
Echte workflows lopen niet altijd rechtdoor, dus de kaart bevat logicastappen voor als-dan-beslissingen, wachttijden, filters, A/B-splits en doelen. Met deze nodes toont het diagram de voorwaarden, vertragingen en bedoelde uitkomsten die elk pad vormgeven.
Vertakkingsnodes maken elke splitsing zichtbaar: een als-dan-node heeft gelabelde uitgangen Ja en Nee, terwijl een A/B-split de uitgangen A en B heeft met verschillend gekleurde verbindingen. Beoordelaars volgen elke tak van de trigger tot het doel.
Workflowkaarten per klant, elk geordend onder zijn klant
Houd de procesdocumentatie van elk account in zijn eigen baan
Strategiekaarten zijn afgebakend per klant, net zoals de rest van de werkruimte is georganiseerd. Kies een klant en de lijst wordt beperkt tot de kaarten van dat account, terwijl een weergave over alle klanten elke kaart een klantlabel geeft voor een breder overzicht van de workflowdocumentatie van het bureau.
Vanuit de lijst maak je een kaart aan onder de actieve klant, dupliceer je een bestaande structuur, hernoem je hem en zoek je op naam. Filters voor concept, live en gepauzeerd helpen het team kaarten te vinden op beoordelingsstatus, terwijl de documentatie van elk account geordend en gescheiden blijft.
Bekijk elke stap en bepaal dan de status van de kaart
Documenteer een node in de inspector en stel de status van de kaart in
Selecteer een node en het inspectorpaneel opent met de documentatie van die stap, waar je hem kunt hernoemen en de configuratie kunt vastleggen die de uiteindelijke workflow moet gebruiken. Is er niets geselecteerd, dan wordt hetzelfde paneel de bibliotheek met referentienodes, zodat in kaart brengen en bewerken op één consistent oppervlak blijven.
Is de kaart klaar voor beoordeling, dan kan de status verschuiven tussen „Draft”, „Live” en „Paused”, zodat de lijst de actuele beslissing van het team weergeeft. Een label „Live” markeert de goedgekeurde versie van de workflow, de versie waarop het team bouwt.
Wat een strategiekaart is, en hoe teams hem gebruiken
Een strategiekaart is een tekening van een workflow die je van plan bent te bouwen: waar een contact binnenkomt, wat er daarna gebeurt en waar het pad zich splitst. Voor workflows automatiseren is het de tekening waarmee je begint: het plan waaruit een automatisering wordt gebouwd.
Bureaus verliezen tijd aan workflows die in iemands hoofd zitten of in een spreadsheet die niemand kan lezen. Een kaart zet de bedoelde flow op een canvas waar elke stap een node is en elke verbinding een pijl, zodat een strateeg, een accountmanager en een ontwikkelaar kunnen discussiëren over één beeld voordat er iets wordt gebouwd.
Een kaart legt een flow vast en toont waar elke stap wordt gebouwd. E-mails gaan naar de e-mailplanner, taken naar Projecten, updates van leads naar het CRM, en een label „Live” markeert de versie waarop het team heeft afgesproken te bouwen.
Opmerking
Waar een kaart wordt opgeslagen
Kaarten worden in je werkruimte opgeslagen, dus teamgenoten met toegang openen dezelfde kaart op elk apparaat, en de kaarten van een klant zijn alleen zichtbaar voor de mensen die aan die klant zijn toegewezen. Elke kaart is ook als JSON-bestand te downloaden.
De 15 staptypen en wat je bij elk opschrijft
Het canvas biedt 15 staptypen in drie groepen: 4 triggers, 6 acties en 5 logicastappen.
| Groep | Stappen | Wat je opschrijft |
|---|---|---|
| Triggers | „Form submitted” (formulier ingediend), „New lead” (nieuwe lead), „Schedule” (planning) en „Tag added” (tag toegevoegd) | De gebeurtenis die de flow start: welke bron, welk formulier of welke tag, of hoe vaak een planning zich herhaalt |
| Acties | „Create task” (taak aanmaken), „Notify team” (team informeren), „Send email” (e-mail versturen), „Send SMS” (sms versturen), „Update CRM” (CRM bijwerken) en „Webhook” | Het e-mailtemplate en het onderwerp, het bericht, de titel en eigenaar van de taak, het veld dat moet veranderen, het kanaal en de notitie, of het webadres en de methode |
| Logica | „A/B split” (A/B-splitsing), „Filter”, „Goal” (doel), „If / else” (als / anders) en „Wait” (wachten) | De voorwaarde, de duur van de wachttijd, de filterregel, de verdeling van de splitsing of de doelgebeurtenis |
Een vertakkingsstap tekent twee uitgangen: „If / else” biedt „Yes” en „No”, terwijl „A/B split” de uitgangen „A” en „B” biedt. Een „Goal” heeft geen uitgangen, omdat het een pad afsluit. Een stap accepteert één binnenkomende pijl en een uitgang kan maar één verbinding hebben, dus paden splitsen maar voegen nooit samen: sluit elke tak af bij een eigen stap. Een nieuwe kaart begint als „Draft” (concept) met één trigger „New lead” op het canvas.
De „Inspector” bevat de details van de geselecteerde stap en is waar een kaart haar waarde bewijst. Een stap die alleen „Send email” zegt, documenteert niets, terwijl een stap die het e-mailtemplate, het onderwerp en de vertraging benoemt, zonder overleg kan worden gebouwd. Hernoem een stap zodat de titel de bedoeling weergeeft, bijvoorbeeld de reden waarom een contact eruit wordt gefilterd.
Vier kaarten om als eerste voor een klant te tekenen
Elke kaart hieronder is een tekening. Een latere sectie zegt waar de stappen ervan worden gebouwd.
Een kaart voor leadnurturing
Begin met een trigger „New lead”, voeg een „Filter” toe voor contacten met een e-mailadres, dan de welkomstmail, een „Wait” en een „If / else” op de vraag of de e-mail is geopend. Stuur het pad van geopend naar een stap „Create task”, zodat een persoon opvolgt, geef het andere pad een tweede e-mail en sluit elk pad af bij een eigen „Goal”, zoals „Gesprek ingepland”.
Een kaart voor de opvolging na een webinar
Begin met een trigger „Tag added” voor de tag van de aanmelders, wacht tot de dag na het evenement en gebruik dan een „A/B split” om twee opvolgmails te vergelijken. Geef elke tak een eigen stap „Update CRM” die de fase van de lead verplaatst, en sluit elk pad af bij een „Goal”.
Een kaart voor klantonboarding
Gebruik een trigger „Form submitted” voor het intakeformulier, daarna een stap „Create task” voor het inrichten van het account, een stap „Notify team” voor de kickoff en een stap „Send email” voor het welkomstpakket. Voeg een „Wait” en een taak voor een tussentijds contactmoment toe. De onboardingchecklist bevat de items zelf; de kaart toont hun volgorde en eigenaren.
Een kaart voor heractivering
Gebruik een trigger „Schedule”, bijvoorbeeld elke maand, daarna een stap „Filter” die je hernoemt om te zeggen wie als inactief telt, omdat het filter maar een korte lijst met regels biedt. Verstuur een e-mail, wacht en vertak op „Replied” (gereageerd): reacties gaan naar een taak, en de rest krijgt een tagwijziging via „Update CRM”.
Een kaart beoordelen met een teamlid of een klant
Lees van links naar rechts
Controleer of elk pad begint bij een trigger en eindigt bij een doel of een bewuste stop. Een stap die geen trigger is en waar niets naartoe leidt, is een fout in het concept en geen ontwerpkeuze.
Controleer de structuur
Op tablet- en desktopschermen controleert de knop „Test” de structuur van de kaart. Hij zoekt naar een ontbrekende trigger, een stap waar niets naartoe leidt en een verplicht veld dat leeg is gelaten, meldt het eerste probleem en selecteert de stap. Hij controleert de structuur van de tekening.
Stel vragen bij elke wachttijd en elke vertakking
Vraag wat er gebeurt met een contact dat nooit opent, nooit reageert of in geen enkele tak past. Een goede kaart heeft voor elk een antwoord.
Schrijf de instellingen in de „Inspector”
Vul het e-mailtemplate, het onderwerp, de eigenaar en de vertraging in, zodat degene die de flow bouwt niets hoeft te vragen.
Stel de status in
Zet de kaart op „Draft” zolang erover wordt gesproken, op „Live” zodra het team het eens is dat het de bedoelde flow is en op „Paused” (gepauzeerd) om haar te parkeren. „Publish” (publiceren) zet de status op „Live”. De status vertelt het team welke versie de afgesproken is.
Tip
Loop de kaart op het scherm door
Een kaart staat in de werkruimte, dus de beoordelaar kan haar op het eigen scherm openen terwijl jij haar toelicht. Kopieer daarna de afgesproken instellingen naar de taak, het plan of de notitie waarmee ze worden gebouwd. Met die vastlegging werkt het hele team.
Een afgesproken kaart omzetten in echt werk
Elk soort stap heeft een plek in de werkruimte waar het werk echt wordt gedaan.
| Kaartstap | Waar het wordt gebouwd | Wat je meeneemt |
|---|---|---|
| „Form submitted” | De formulierenbouwer in de bibliotheek | Welk formulier, en de lead die het in het CRM aanmaakt |
| „New lead”, „Tag added”, „Update CRM” | Het CRM | Namen van pipeline, fase en tag |
| „Send email” | De planner voor e-mail, als eenmalige verzending of als drip met maximaal 9 vervolgmails | E-mailtemplates, onderwerpregels en vertragingen |
| „Send SMS” | De planner voor sms en de sms-lancering, die de tekst vastzetten en de verzending voorbereiden | De formulering en de doelgroep |
| „Create task”, „Notify team” | Taken in Projecten en de teamchat | Titels en eigenaren |
| „Webhook” | Waar je ontwikkelaar de ontvangende kant bouwt | Het webadres en de methode die de kaart vastlegt |
| „Schedule”, „Wait”, „If / else”, „Filter”, „A/B split”, „Goal” | De tool die de flow uitvoert | Elke beslissing, vertraging en elk doel, opgeschreven |
E-mailreeksen passen het duidelijkst. Een drip in de planner voor e-mailcampagnes brengt een eerste verzending en de vervolgmails door goedkeuring en lancering; de lancering verstuurt ze vanaf de geverifieerde afzender van de klant, en de e-mailbuilder maakt de e-mailtemplates. Sms-stappen lopen via de planner voor sms-campagnes, taken gaan naar Projecten, updates van leads naar het CRM en startpunten via een formulier naar de formulierenbouwer.
Strategiekaarten naast spreadsheets, whiteboards en automatiseringsplatforms
| Tool | Doet goed | Waar het ophoudt voor bureauwerk | Strategiekaarten |
|---|---|---|---|
| Een spreadsheet | Stappen en eigenaren opsommen | De volgorde en de vertakkingen zijn lastig te zien | Tekent de volgorde en de vertakkingen |
| Een algemene whiteboard- of diagramtool | Vrij schetsen | Niets koppelt de tekening aan een klant, en de vormen hebben geen marketingbetekenis | Ondergebracht bij een klant, met marketingstaptypen en een „Inspector” |
| Een platform voor marketing automation | Een workflow uitvoeren | Daar gebeurt de bouw, dus het is een zware plek om een plan te bespreken | Legt het plan vast voordat iemand het platform opent |
Abonnement
Beschikbaarheid per abonnement
Voor Strategiekaarten geldt geen beperking op basis van het abonnement: een werkruimte met het abonnement Studio, voor US$ 99 per maand, heeft hetzelfde canvas als de grotere abonnementen. Elke kaart hoort bij één klant, en een weergave over alle klanten toont de kaarten van elke klant met een badge.
Veelgestelde vragen
Wat is een strategiekaart?
Een strategiekaart is een visuele tekening van een marketingworkflow: een trigger, de acties die volgen, de beslissingen en vertragingen daartussen en het doel. In AI Marketing Dashboard legt ze de bedoelde flow vast, zodat een team die kan beoordelen voordat er iets wordt gebouwd. Het is de plek om de bouw te plannen.
Hoe wordt een strategiekaart een werkende flow?
Een kaart legt de flow vast, en de stappen worden gebouwd waar ze thuishoren: e-mails in de e-mailplanner, taken in Projecten, updates van leads in het CRM. Een kaart op „Live” zetten vertelt het team welke versie is afgesproken.
Waar worden strategiekaarten opgeslagen?
In je werkruimte. Teamgenoten met toegang openen dezelfde kaart op elk apparaat, de kaarten van een klant zijn alleen zichtbaar voor de mensen die aan die klant zijn toegewezen, en elke kaart is als JSON-bestand te downloaden.
Hoeveel staptypen biedt het canvas?
Er zijn er 15. „Form submitted”, „New lead”, „Schedule” en „Tag added” zijn triggers; „Create task”, „Notify team”, „Send email”, „Send SMS”, „Update CRM” en „Webhook” zijn acties; „A/B split”, „Filter”, „Goal”, „If / else” en „Wait” zijn logicastappen. Een nieuwe kaart begint met een trigger „New lead” en de status „Draft”, en de twee vertakkingsstappen tekenen elk een paar gelabelde uitgangen.
Wat betekenen Draft, Live en Paused op een strategiekaart?
Ze markeren de fase van een kaart. „Draft” (concept) markeert een kaart waarover nog wordt gesproken, „Live” markeert de flow waarvan het team heeft afgesproken dat die de bedoelde is, en „Paused” (gepauzeerd) parkeert de kaart. Een nieuwe kaart begint als „Draft” en de knop „Publish” zet de status op „Live”.
Wat tellen de tegels in de lijst met strategiekaarten?
De tegels tellen wat er is getekend: hoeveel kaarten op „Live” staan en hoeveel stappen er op het canvas staan, over de kaarten in de lijst.
Kan ik voor elke klant een aparte strategiekaart bijhouden?
Ja. Elke kaart hoort bij één klant, en als je een klant kiest, wordt de lijst beperkt tot de kaarten van dat account. Een weergave over alle klanten toont elke kaart met een klantbadge. Je kunt kaarten aanmaken, dupliceren, hernoemen, zoeken en op status filteren. Dupliceren kopieert een kaart binnen dezelfde klant, wat geschikt is voor variaties; wil je een structuur hergebruiken voor een andere klant, begin dan een nieuwe kaart onder die klant en bouw de stappen opnieuw op.
Welke abonnementen bevatten Strategiekaarten?
Allemaal. Voor Strategiekaarten geldt geen beperking op basis van het abonnement, dus het canvas is hetzelfde bij Studio en bij de grotere abonnementen. De planners waar een kaart naar verwijst verschillen wel per abonnement: de planning voor e-mail en sms staat open voor iedereen, terwijl de planners voor betaalde marketing en social het abonnement Agency vereisen, voor US$ 299 per maand.