Цепочки писем для агентств: отправка с домена или адреса, подтвержденного клиентом

Домен клиента для отправки добавляется в настройках данных клиента, его DNS-записи публикуются, и когда они подтверждены, панель показывает домен как активный. Запуск не начнется с адреса, которого нет ни в списке адресов отправителя («From») подтвержденного домена, ни среди отдельных адресов, подтвержденных сами по себе, а проверка повторяется перед каждой партией, поэтому отправитель, удаленный за это время, останавливает запуск, а не письма уходят откуда-то еще.

Письма подписываются DKIM для домена клиента через записи, опубликованные в его собственном DNS, а возвраты (bounce) приходят на его поддомен, поэтому отправитель, которого видит получатель, — это клиент, а не агентство и не платформа. Для клиентов, которые не могут править DNS, допускается отдельный подтвержденный адрес, но у него нет подписи DKIM, и сама панель предупреждает, что письма хуже будут попадать во «Входящие». Панель домена отказывается принимать домены бесплатной почты вроде Gmail, а когда добавляется корневой домен, предлагает выделить для маркетинговых писем отдельный поддомен: так репутация рассылок не смешивается с повседневной почтой клиента.

Планирование считает, кто мог бы получить письмо. Отправка вычисляет аудиторию заново, когда первое письмо действительно уходит, поэтому запуск по расписанию доходит до тех, кто подходит в этот день, а не до тех, кто подходил, когда кто-то выбрал дату. Каждое последующее письмо уходит тем, до кого дошло предыдущее, с повторной проверкой на отписки и на отметку «Do Not Disturb» (не беспокоить) у самого лида. Для проверок запуска, подсчета аудитории и отправки действует один набор правил, поэтому утвержденное число и число отправленных считаются одним способом.

Каждый контакт, который аудитория выбирает, но отправка обязана пропустить, считается с указанием причины: нет адреса email, адрес недействителен, дубликат уже учтенного, отписка от email этого клиента (жесткие возвраты и жалобы на спам попадают в тот же список там, где записываются уведомления о доставке), отметка «Do Not Disturb» на лиде или на другом лиде с тем же адресом либо лид из сохраненного списка, который запускающему видеть нельзя. Фильтр или сегмент, называющий ограниченный список CRM, вместо этого не проходит проверки. Запуск печатает итог одной строкой, например «37 left out (unsubscribed 21, do not contact 9, invalid 7)» (исключено 37: отписались 21, не беспокоить 9, недействительных 7).

Шаблоны принимают теги подстановки для имени, фамилии, полного имени, компании, города и персональной ссылки для отписки получателя. Они заполняются для каждого получателя на сервере и экранируются под то место, куда попадают, в том числе в ссылках, поэтому имя никогда не изменит адрес, на который ведет ссылка. Тег, которого продукт не знает, заменяется пустой строкой и заранее отмечается проверкой «Unknown merge tags» (неизвестные теги подстановки): опечатка превращается в предупреждение, а не в случайный тег в чьем-то ящике.

У первого письма может быть до трех тем, и это дает A/B-деление. Тему выбирает фиксированное вычисление по адресу получателя, поэтому доли получаются примерно равными, а один и тот же человек всегда получает одну и ту же тему, сколько бы проходов ни понадобилось отправке. У последующих писем по одной теме. Деление задано арифметикой, а не случайностью, и победитель за вас не объявляется, потому что страница «Запуск» не показывает ни открытий, ни кликов.

В каждое письмо добавляется собственная ссылка для отписки, причем до трех способов: видимой строкой в подвале HTML, строкой в текстовой части и стандартными заголовками List-Unsubscribe и List-Unsubscribe-Post, благодаря которым почтовое приложение может предложить кнопку отписки в один клик. У шаблона, написанного как простой текст, нет HTML-части, поэтому он получает текстовую строку и заголовки. В оформленном шаблоне ссылка «Unsubscribe» в подвале, оставленная пустой или заданная как #, перенаправляется на персональную ссылку получателя, а любая другая ссылка со значением # вызывает предупреждение в проверках.

Переход по ссылке открывает страницу подтверждения, где адрес частично скрыт. Отписку записывает только нажатие ее кнопки или отписка в один клик в почтовом приложении, поэтому сканер безопасности, который загружает ссылку, никого не отпишет случайно. Запись хранится по клиенту и адресу и действует на все последующие кампании этого клиента, а следующий шаг цепочки проверяет ее еще раз, прежде чем что-либо отправить.

Gmail и Yahoo требуют от массовых отправителей аутентифицировать почту по SPF, DKIM и DMARC, предлагать отписку в один клик и держать жалобы на спам на низком уровне. Для подтвержденного домена отправки первую часть закрывает панель. Она выдает записи DKIM, которые позволяют подписывать каждое письмо для собственного домена клиента, поддомен для возвратов со своими записями MX и SPF и запись DMARC, которая начинается с p=none. Эта последняя запись помечена как рекомендуемая, а не обязательная, поэтому домен подтверждается и без нее. От массовых отправителей ждут, что она есть, так что опубликуйте ее в любом случае.

Вторая часть встроена в каждую отправку. В каждом письме есть заголовки отписки в один клик и ссылка для отписки в теле, а список перечитывается перед каждой партией, поэтому отписка учитывается со следующей партии и на каждом последующем шаге. За вами остаются три дела: хранить доказательство того, что люди согласились получать письма от клиента, опубликовать запись DMARC и позже ужесточить ее и следить за жалобами. Страница «Запуск» по шагам считает, что ушло, что не удалось и что ждет, но уровня жалоб не показывает. Там, где записываются уведомления о доставке, жалоба также вносит адрес в список отписавшихся клиента, но сам уровень смотрят в инструментах почтового провайдера. Если он растет, придержите следующий запуск.

Каждый шаг ставится в очередь одним списком со строкой на человека, и в записи об отправке не может быть двух строк для одного человека и одного шага. Партия до 100 строк помечается как отправляемая до того, как попадет в почтовый сервис, а затем уходит по десять писем за раз в ровном темпе; все неотправленное возвращается в очередь, если сервис ограничивает скорость или перестает работать.

Если отправка прервалась на полпути, строки, которые были в процессе, повторно не отправляются. Они считаются неудавшимися с пометкой, что отправку не удалось подтвердить, а все остальные продолжают идти из очереди. Компромисс сделан сознательно: получатель, чья строка помечена неудавшейся, пропускает это письмо и последующие за ним, зато никто не получает одно и то же письмо дважды. Пять подряд проходов, которые сервис отклонил, останавливают запуск и сообщают, сколько писем ушло и сколько нет.

Выберите «Send now» (отправить сейчас) или «Schedule» (запланировать) и задайте время первого письма в своем часовом поясе — от одной минуты до 90 дней вперед. Запускает тот, у кого есть права на редактирование библиотеки и право «Publish». Тот, у кого есть только право редактирования, подает запрос, а публикующий одобряет его в разделе «Команда» > «Согласования», сначала заново выполнив проверки со своим доступом. В обоих случаях нужен доступ к CRM клиента, потому что аудитория — это его контакты.

Пока email-запуск идет и страница открыта, она сама обновляется каждые 20 секунд и показывает шаг, сколько писем ушло и когда следующее. «Cancel» (отмена) требует права «Publish» и останавливает запуск перед следующей десяткой, а уже отправленные письма остаются отправленными. Паузы нет: запуск завершается, срывается или отменяется, а отмененный план можно запустить снова — с предупреждением, скольких человек уже охватил прежний запуск.