Software per campagne di email drip, pensato per le agenzie

Il dominio di invio del cliente si aggiunge nelle sue Impostazioni dati, i suoi record DNS vengono pubblicati e il pannello mostra il dominio come attivo una volta verificati. Un lancio parte solo da un indirizzo presente nell’elenco degli indirizzi mittente di un dominio verificato oppure da un singolo indirizzo verificato a sé; la verifica si ripete prima di ogni lotto, così un mittente rimosso nel frattempo ferma il lancio invece di far partire la posta da un altro indirizzo.

La posta è firmata con DKIM per il dominio del cliente tramite record pubblicati nel suo DNS, e i rimbalzi tornano a un sottodominio dello stesso dominio: il mittente che il destinatario vede è quindi quello del cliente, non quello dell’agenzia né della piattaforma. Un singolo indirizzo verificato è accettato per i clienti che non possono modificare il DNS, ma non ha la firma DKIM e il pannello stesso avverte di un recapito peggiore nella posta in arrivo. Il pannello del dominio rifiuta i domini di posta gratuiti come Gmail e, quando si aggiunge un dominio principale, suggerisce un sottodominio dedicato alla posta di marketing, che tiene la reputazione delle campagne separata dall’email di tutti i giorni del cliente.

La pianificazione conta chi potrebbe ricevere l’email. L’invio ricalcola il pubblico quando la prima email parte davvero, quindi un lancio programmato raggiunge le persone idonee quel giorno, non quelle che lo erano quando qualcuno ha scelto una data. Ogni follow-up va poi alle persone raggiunte dall’email precedente, ricontrollate per le disiscrizioni e per un contrassegno «Do Not Disturb» sul lead stesso. Un solo insieme di regole vale per le verifiche di lancio, per il conteggio del pubblico e per l’invio, quindi la cifra approvata e quella che parte si calcolano nello stesso modo.

Ogni contatto che il pubblico seleziona ma che l’invio deve saltare viene contato sotto un motivo: nessun indirizzo email, un indirizzo non valido, un duplicato di uno già contato, una disiscrizione dalle email di questo cliente (i rimbalzi permanenti e i reclami si aggiungono a quell’elenco dove si registrano le ricevute di consegna), un contrassegno «Do Not Disturb» sul lead o su un altro lead che condivide il suo indirizzo, oppure un lead in una lista salvata che chi lancia non può vedere. Un filtro o un segmento che nomina una lista riservata del CRM fa invece fallire le verifiche. Il lancio stampa il totale in una riga, come «37 left out (unsubscribed 21, do not contact 9, invalid 7)» (37 esclusi: disiscritti 21, da non contattare 9, non validi 7).

I modelli accettano merge tag (segnaposto di personalizzazione) per nome, cognome, nome completo, azienda, città e per il link di disiscrizione del singolo destinatario. Vengono compilati per ogni destinatario sul server e resi sicuri per il punto in cui finiscono, link compresi, quindi un nome non può mai cambiare la destinazione di un link. Un tag che il prodotto non conosce viene riempito con niente e segnalato prima in una verifica chiamata «Unknown merge tags» (merge tag sconosciuti), che trasforma un refuso in un avviso invece che in un tag sperduto nella posta in arrivo di qualcuno.

La prima email può avere fino a tre oggetti, il che dà un test A/B. Un calcolo fisso sull’indirizzo del destinatario sceglie la riga, quindi le quote vengono più o meno uguali e la stessa persona riceve sempre la stessa riga, a prescindere da quanti passaggi richieda l’invio. I follow-up hanno un solo oggetto ciascuno. La suddivisione è fissata dall’aritmetica e non dal caso, e nessun vincitore viene dichiarato al posto tuo, perché la pagina di lancio non riporta aperture né clic.

Ogni email riceve il proprio link di disiscrizione, aggiunto in un massimo di tre modi: come riga visibile nel piè di pagina dell’HTML, come riga nella parte in testo semplice e come intestazioni standard List-Unsubscribe e List-Unsubscribe-Post, che permettono a un’app di posta di offrire un pulsante con un solo clic. Un modello scritto in testo semplice non ha una parte HTML, quindi riceve la riga di testo e le intestazioni. In un modello progettato, un link «Unsubscribe» nel piè di pagina lasciato vuoto o impostato su # viene fatto puntare al link del singolo destinatario, e qualsiasi altro link impostato su # genera un avviso nelle verifiche.

Aprire il link mostra una pagina di conferma con l’indirizzo in parte nascosto. Solo premere il suo pulsante, o l’azione con un clic dell’app di posta, registra la disiscrizione, quindi uno scanner di sicurezza che apre il link non rimuove nessuno per errore. Il registro è tenuto per cliente e indirizzo e vale per ogni campagna successiva di quel cliente, e il passaggio successivo di una sequenza drip lo ricontrolla prima di inviare qualsiasi cosa.

Gmail e Yahoo richiedono ai mittenti di grandi volumi di autenticare la posta con SPF, DKIM e DMARC, di offrire la disiscrizione con un solo clic e di tenere bassi i reclami per spam. Per un dominio di invio verificato, il pannello copre la prima parte. Restituisce i record DKIM che permettono di firmare ogni messaggio per il dominio del cliente, un sottodominio per i rimbalzi con i propri record MX e SPF e un record DMARC che parte da p=none. Quest’ultimo record è segnato come consigliato e non come obbligatorio, quindi un dominio si verifica anche senza; ai mittenti di grandi volumi se ne richiede uno, perciò pubblicalo comunque.

La seconda parte è incorporata in ogni invio. Ogni email porta le intestazioni con un solo clic e un link di disiscrizione nel corpo, e l’elenco viene riletto prima di ogni lotto, quindi una disiscrizione viene rispettata al lotto successivo e in ogni passaggio seguente. Tre compiti restano a te: conservare la prova che le persone hanno accettato di ricevere messaggi dal cliente, pubblicare e poi rendere più restrittivo il record DMARC, e tenere d’occhio i reclami. La pagina di lancio conta ciò che è partito, ciò che è fallito e ciò che è in attesa, passaggio per passaggio, e non mostra alcun tasso di reclami. Dove si registrano le ricevute di consegna, un reclamo mette anche l’indirizzo nell’elenco delle disiscrizioni del cliente, ma il tasso in sé si legge negli strumenti del provider di posta. Se sale, ferma il lancio successivo.

Ogni passaggio viene messo in coda come un’unica lista con una riga per persona, e il registro degli invii non accetta due righe per la stessa persona e lo stesso passaggio. Un lotto fino a 100 righe viene segnato come in corso prima di raggiungere il servizio di posta, poi parte dieci alla volta a un ritmo costante, e tutto ciò che non è stato inviato torna in coda se il servizio limita la velocità o si interrompe.

Se un invio si interrompe a metà, le righe che erano in corso non vengono inviate di nuovo. Contano come fallite, con una nota che dice che l’invio non ha potuto essere confermato, e tutti gli altri proseguono dalla coda. Il compromesso è voluto: un destinatario la cui riga è segnata come fallita perde quell’email e i follow-up successivi, ma nessuno riceve due volte la stessa email. Cinque passaggi di fila rifiutati dal servizio fermano il lancio e riportano quante email sono partite e quante no.

Scegli «Send now» (invia ora) o «Schedule» (programma) e imposta l’orario della prima email nel tuo fuso orario, da un minuto a 90 giorni più avanti. Chi ha l’accesso in modifica alla libreria e il permesso «Publish» avvia il lancio. Chi ha solo l’accesso in modifica alla libreria lo richiede, e un responsabile della pubblicazione lo approva in Team > Approvazioni, ripetendo prima le verifiche con il proprio accesso. Entrambe le strade richiedono l’accesso al CRM del cliente, perché il pubblico sono i suoi contatti.

Mentre un lancio email è in corso e la pagina è in vista, si aggiorna da sola ogni 20 secondi e mostra il passaggio, quante email sono partite e quando è prevista la successiva. «Cancel» (annulla), che richiede il permesso «Publish», lo ferma prima del gruppo di dieci successivo, e le email già inviate restano inviate. Non c’è una pausa: un lancio finisce, fallisce o viene annullato, e un piano annullato può essere lanciato di nuovo, con un avviso su quante persone il lancio precedente aveva già raggiunto.