Checklist per campagne SMS pensata per le agenzie, dal lancio al registro

Dopo le verifiche del piano, sei righe leggono il messaggio e il pubblico. «Message» fallisce quando non c’è nulla da inviare. Un testo senza una frase in stile STOP mostra «No opt-out language» come «Warning», e uno che non dice mai da chi arriva mostra «Brand name missing». «Message length» passa a un solo segmento, avvisa fino al limite e diventa «Message too long» oltre quel limite, e un pubblico senza alcun numero valido mostra «Nobody to text» come «Problem».

La sesta riga, «Quiet hours» (orari di silenzio), compare in ogni lancio SMS come «Warning», un promemoria della finestra dalle 8 del mattino alle 9 di sera più che un test. Le verifiche che richiedono un intervento rimandano al punto in cui si risolvono, di solito il piano, e «Run checks again» (ripeti le verifiche) rilegge il risultato da capo. Accanto, un «Warning» intitolato «SMS sending isn’t connected yet» (l’invio degli SMS non è ancora collegato) dice con chiarezza che un lancio può essere solo manuale.

Un lead viene contato quando il suo campo telefono contiene un numero che può essere trasformato in un numero internazionale completo. Spazi, punti, trattini e parentesi sono tollerati e un interno viene scartato, perché un SMS non può comporlo. Senza prefisso internazionale è accettato solo un numero nordamericano; qualsiasi altro numero deve iniziare con un segno più o con 00 e con il proprio prefisso internazionale, altrimenti viene escluso perché illeggibile. Valido, qui, significa ben formato: il prodotto non sa distinguere un cellulare da un telefono fisso.

Tra i lead selezionati dal tuo pubblico, il lancio conta chi c’è e chi è escluso, con un motivo per ciascuno: nessun telefono, un numero illeggibile, un numero ripetuto, un contrassegno «Do Not Disturb» (non disturbare), oppure un lead che arriva da una lista salvata appartenente a una lista riservata del CRM. Un filtro che nomina una lista che chi lancia non può usare viene rifiutato subito. Il totale è una conta di numeri ben formati, non di SMS consegnati né di consenso, e le disiscrizioni dalle email non vengono lette: un contatto che si è disiscritto dalle email resta quindi in un pubblico SMS finché non viene contrassegnato «Do Not Disturb».

Invece di filtrare il CRM una seconda volta, il piano può indicare un pubblico già salvato nella libreria del cliente, che sia un segmento o una lista. Il suo conteggio segue le stesse regole di qualsiasi altro pubblico, con l’accesso di chi lancia, e il lancio conserva il pubblico salvato così come l’ha visto l’approvazione: il nome, il tipo e un’impronta della sua definizione.

Se quel pubblico viene modificato dopo l’approvazione, l’approvazione non corrisponde più e il piano torna indietro per una nuova decisione prima che si possa creare un lancio. Chi non può vedere la lista CRM di un contatto non può contarla né lanciare verso di essa.

Da questo prodotto non parte alcun SMS. Chi ha l’accesso in modifica alla libreria, il permesso «Publish» e l’accesso al CRM sceglie «Create launch task» (crea l’attività di lancio), che apre un’attività nel progetto «Marketing Plans» del cliente in Progetti e mette il lancio in «Waiting for manual launch» (in attesa del lancio manuale). «Export spec (JSON)» scarica il messaggio congelato con la sua codifica, il numero di caratteri e di segmenti, e il pubblico che indica, così chi invia lavora a partire dal testo approvato e non dal ricordo che ne ha.

Chi ha l’accesso in modifica alla libreria e al CRM ma non il permesso «Publish» sceglie invece «Request launch approval» (richiedi l’approvazione del lancio), e un responsabile della pubblicazione con accesso al CRM approva il lancio manuale dalla coda di approvazione. La specifica non contiene numeri di telefono, quindi le persone le porta chi invia. Per un pubblico definito da un filtro, filtra ogni pipeline del CRM come ha fatto il pubblico ed esporta quella vista in CSV; per un pubblico salvato, ricostruisci le stesse persone con un filtro del CRM. L’esportazione non applica le esclusioni del lancio: togli quindi chi non ha un telefono, chi ha un numero illeggibile o ripetuto e chi ha un contrassegno «Do Not Disturb», e carica il resto nello strumento.

La riga «Quiet hours» è un promemoria, non un test, perché un numero di telefono ben formato non dice dove si trova chi lo possiede. Il lancio non conserva un orario di invio, quindi la finestra la applica chi invia. La regola è dalle 8 del mattino alle 9 di sera sull’orologio di ciascun destinatario, e un pubblico misto la restringe. Con destinatari a New York e a Los Angeles, le 8 del mattino a Los Angeles sono le 11 del mattino a New York, quindi un unico invio deve partire tra le 11 del mattino e le 9 di sera, ora della costa orientale degli Stati Uniti, cioè dalle 8 del mattino alle 6 del pomeriggio, ora del Pacifico.

Quando la finestra comune si fa corta, dividi il pubblico. Duplica il piano, assegna a ogni copia i lead di un fuso orario tramite un tag del CRM o un segmento salvato per stato o regione, e fai approvare e inviare ogni copia a un orario adatto a quel fuso. Scrivi nella nota a che ora sono partiti gli SMS, perché la cronologia mostra quando qualcuno ha segnato il lancio, non quando i messaggi sono arrivati. Uno Stato o un Paese con orari più stretti restringe di nuovo la finestra. Niente di tutto questo è una consulenza legale.

La registrazione non la fa questo prodotto. Negli Stati Uniti, un’azienda che manda SMS da normali numeri di telefono è di norma tenuta a registrare il proprio brand e la propria campagna presso il provider di messaggistica prima di inviare, un passaggio noto come registrazione 10DLC, e altri Paesi fissano regole proprie per i mittenti. Il lancio cerca nel messaggio il nome del brand e le parole STOP, opt out o unsubscribe, e ti ricorda la finestra dalle 8 del mattino alle 9 di sera, valutata sull’orologio del destinatario.

Non conserva la prova del consenso e non elabora le risposte STOP. Tieni il registro del consenso in un posto che controlli, come una nota o un campo personalizzato del CRM oppure lo strumento SMS, verifica che il provider risponda a STOP sul tuo numero di invio e contrassegna come «Do Not Disturb» chi si disiscrive, così il pubblico successivo lo esclude. Niente di tutto questo è una consulenza legale.

Quando gli SMS sono partiti, un responsabile della pubblicazione sceglie «Mark as sent» (segna come inviato), con un link facoltativo al messaggio online o al report di invio e una nota. La cronologia riporta poi «Marked as sent», con il nome della persona e l’orario mostrato nel fuso orario di chi la guarda, accanto ai passaggi precedenti: «Launch requested» o «Manual launch set up», e l’approvazione. L’elenco mostra il lancio come «Sent», e l’attività in Progetti segue il lavoro.

Segna il lancio solo quando i messaggi sono usciti, perché gli altri leggeranno il registro come un fatto. Un lancio che deve fermarsi può invece essere annullato. Un piano il cui lancio è stato segnato come inviato non può essere lanciato di nuovo: duplicalo per inviare una nuova versione.